Czy ewidencję przebiegu pojazdu można zastąpić regulaminem pojazdu?

Regulamin pojazdu może zastąpić ewidencję przebiegu?

Moje pytanie dotyczy opodatkowania użytkowania do celów prywatnych samochodów służbowych, gdy używam ich wyłącznie do działalności gospodarczej, ale nie spełniają one ustawowych wymagań, czyli posiadają dopuszczalną ładowność pow. 500 kg oraz pięć siedzeń. Samochodami tymi jeździ wielu pracowników, także wielu w ciągu miesiąca przemieszcza się tym samym samochodem. Czy, chcąc uniknąć prowadzenia ewidencji przebiegu, mogę zapisać w regulaminie, że te samochody są wykorzystywane wyłącznie do celów działalności i nie opodatkowywać pracowników? Czy musi być spisany regulamin? A co w przypadku samochodów osobowych, kiedy odliczam 50% VAT od napraw i części? Czy muszę opodatkować pracownika? Jaką kwotą? Czy wystarczy zapisać kwotę w umowie, czy musi być ona rynkowa?

Ewidencji przebiegu pojazdu nie można zastąpić regulaminem. Jeżeli podatnik nie będzie prowadził ewidencji przebiegu pojazdu, to będzie mógł odliczać VAT od wydatków związanych z tymi pojazdami w sposób ograniczony.

Od 1 kwietnia 2014 r. podatnik ma prawo do odliczenia 50% VAT naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi (o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony). Natomiast, jeżeli pojazdy te są używane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, przysługuje mu prawo do pełnego (100%) odliczenia VAT naliczonego od wydatków zawiązanych z takimi pojazdami.

Są dwie kategorie pojazdów uznawanych za używane wyłącznie do działalności (z prawem do pełnego odliczenia VAT):

• pojazdy, w stosunku do których:

• podatnik określił takie zasady ich wykorzystywania, które wykluczają możliwość użycia tych samo­chodów na cele niezwiązane z działalnością,
• jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu,
• zostały zgłoszone do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26, oraz

• pojazdy, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Zakładam, że samochody, o których mowa w pytaniu, są zaliczane do pierwszej z ww. kategorii. W przypadku tego rodzaju samochodów (tj. wspomnianych w pytaniu samochodów firmowych i oso­bowych), prawo do pełnego odliczenia VAT naliczonego występowałoby tylko wówczas, gdyby zosta­ły spełnione warunki określone w pkt 1 (regulamin, ewidencja przebiegu, zgłoszenie VAT-26). Wszyst­kie wymienione warunki powinny być przy tym spełnione łącznie. Nie można uniknąć prowadzenia ewidencji, tworząc regulamin wykorzystywania samochodu wyłącznie do działalności. Prowadzona przez podatnika ewidencja przebiegu pojazdu powinna potwierdzać, że postanowienia regulaminu są przestrzegane.

Od 1 kwietnia 2014 r. nie ma takiej możliwości, aby pojazdy samochodowe, o których mowa w pkt 1 i które zostały uznane przez podatnika za wykorzystywane wyłącznie do działalności, mogły być wykorzystywane na cele prywatne. Jeżeli pojazdy te są wykorzystywane na cele prywatne, to od wydatków z nimi związanych można odliczać VAT tylko w 50%. Wyjątkiem są wydatki na paliwo do samochodów osobowych, w przypadku których do 30 czerwca 2015 r. obowiązuje zakaz odliczania VAT naliczonego.

Zobacz też: Czy trzeba prowadzić ewidencję dla samochodu typu van, aby odliczać 100% VAT naliczonego

Potwierdziło to również Ministerstwo Finansów w broszurze informacyjnej z 1 kwietnia 2014 r. pt. Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi:

Dla celów stosowania tego ograniczenia za wykorzystywanie „mieszane" należy rozumieć, że odniesieniu do pojazdu wykorzystywanego w działalności gospodarczej istnieje możliwość jego użycia również do celów niezwiązanych z tą działalnością np. do celów prywatnych. Wystar­czy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że pojazd może być wykorzystywany w sposób „mieszany". Nie jest przy tym istotny moment, w którym

użycie to ma miejsce podczas całego okresu użytkowania przez podatnika danego pojazdu, żeby uznać ten pojazd za wykorzystywany do celów „mieszanych".

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 86a ust. 1 i ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312