Zarządzanie flotą - case study

Wrocławska firma Botam dysponuje blisko trzydziestoma pojazdami dostawczymi, zarówno busami odpowiednio przystosowanymi do transportu różnego rodzaju przesyłek drobnych i wielkogabarytowych, jak i dużymi ciągnikami siodłowymi i naczepami służącymi do transportu dużych przesyłek. Tych pierwszych aut, a więc typowych dużych pojazdów dostawczych, jeździ we flocie wrocławskiego przewoźnika dwadzieścia. Są wśród nich głównie Renault Mastery, ale także kilka innych modeli zbliżonych wielkością do francuskiego auta. Ciągniki siodłowe natomiast reprezentują markę Volvo.

Zobacz też: Wpływ czujników parkowania na koszty eksploatacji floty

Sprostać wymaganiom rynku

– Dysponujemy flotą pojazdów, która umożliwia nam podjęcie towaru od naszego klienta w każdym miejscu w Europie w ciągu 45 minut od momentu zgłoszenia zlecenia transportowego naszym dyspozytorom – mówi Marcin Bobik, menedżer firmy Botam. – Nasi specjaliści dbają, aby proces dostawy towaru przebiegał na najwyższym poziomie pod względem jakości i terminowości – dodaje. Ta niezwykła prędkość w podejmowaniu towaru, coraz częściej wymagana przez klientów sprawia, że firma rozwija się dynamicznie, a pozyskując coraz większą liczbę zleceń, potrzebuje do ich obsługi nowych pojazdów. Te natomiast są pozyskiwane do firmy głównie w formie leasingu, którego główną zaletą jest oczywiście możliwość nieangażowania własnych środków finansowych w zakup niezwykle drogich przecież samochodów ciężarowych.

Zobacz też: Jak zlokalizować kierowcę auta flotowego?

Sposób na finansowanie samochodów do floty

– O księgowych zaletach leasingu w zasadzie nie trzeba nikogo przekonywać – mówi Marcin Bobik. – Oczywiście pozwala on na wciągnięcie comiesięcznych rat leasingowych do kosztów uzyskania przychodu, co z powodów księgowych ma oczywiście ogromne znaczenie i pozwala zaoszczędzić na podatku – dodaje. Menedżer wrocławskiej firmy podkreśla także zalety leasingu związane z przewidywalnością kosztów związanych z funkcjonowaniem floty, a także odciążeniem klienta w niektórych czynnościach związanych z obsługą firmowej floty.

Standardowo samochody po okresie umowy leasingowej wykupywane są prze firmę i użytkowane jeszcze przez kilka lat. Firmowe życie pojazdu po upływie umowy leasingowej najczęściej nie jest jednak bardzo długie. Wynika to z faktu, że roczne przebiegi samochodów są na tyle duże, że po kilku latach użytkowania nie są autami niezawodnymi i bezgranicznie bezpiecznymi.

Zobacz też: Test KIA Sportage 1.6 GDI

Marcin Bobik podkreśla także, że oferta leasingowa innej ofercie jest nierówna i że nie każdy leasing jest korzystną alternatywą wobec innego sposobu pozyskiwania samochodów do firmy. Warto więc zawsze przeliczyć realne koszty związane z umową leasingową i zadecydować, czy to narzędzie biznesowe istotnie jest korzystniejsze niż zakup za gotówkę lub choćby sfinansowanie zakupu pojazdu z kredytu bankowego. – Ja mam poczucie, że obecnie mam bardzo dobre warunki umowy leasingowej na korzystanie z samochodów firmy Renault – mówi Bobik. – Mam wrażenie, że wynegocjowałem naprawdę dobre oprocentowanie, a także zyskałem kilka dodatkowych przywilejów, m.in. darmowe ubezpieczenie użytkowanych pojazdów, a także bardzo dobre wyposażenie dodatkowe leasingowanych aut – dodaje. I o tych zaletach leasingu mówią często także i inni klienci korzystający z tej usługi. Firmy leasingowe jako spółki koncernów motoryzacyjnych lub po prostu firmy ściśle współpracujące z producentami aut zwykle zyskują o wiele korzystniejsze warunki zakupu samochodów niż niewielcy klienci instytucjonalni. Dzięki temu są w stanie zaoferować swoim klientom pojazdy z wyposażeniem zdecydowanie wykraczającym poza standardową wersję danego modelu.

Zobacz też: Umowa wynajmu długoterminowego - o co pytać?

Leasing finansowy

Leasing realizowany przez wrocławską firmę jest przykładem klasycznego leasingu finansowego. Firma korzysta bowiem wyłącznie z finansowania auta. Chodzi głównie o uniknięcie konieczności angażowania własnych środków na zakup pojazdów. Wszelkie obowiązki związane z administrowaniem firmowymi autami spoczywają natomiast na pracownikach firmy. Do ich obowiązków należą więc m.in. stała kontrola serwisowa pojazdów, kontrola kosztów floty, szeroko rozumiany monitoring floty oraz likwidacja ewentualnych szkód komunikacyjnych. Przy stosunkowo niewielkiej flocie, jaką dysponuje firma Botam, nie ma potrzeby zatrudniania osoby, która miałaby być wyłącznie opiekunem pojazdów. Dlatego też poszczególne czynności związane z zarządzaniem autami należą do obowiązków pracownika, który piastuje także stanowisko dystrybutora przejazdów firmowych aut. Wspomaga go jednak system informatyczny zbudowany specjalnie pod wymagania firmy Botam, który informuje o ważnych terminach wynikających z umowy leasingowej, o obowiązkowych przeglądach technicznych aut oraz wielu innych czynnościach, których wykonanie zapewnia sprawne funkcjonowanie firmowej floty.

Zobacz też: Pracodawca nie chce zwrócić kosztów za użytkowanie samochodu

Monitoring GPS w zarządzaniu flotą

Wszystkie samochody transportowe firmy Botam są objęte systemem monitoringu GPS. – Korzystamy z tego rozwiązania z dwóch podstawowych powodów – mówi Marcin Bobik. – Po pierwsze monitoring GPS naszych pojazdów sprawia, że nasi klienci mogą śledzić każdy etap realizacji zlecenia transportowego, zaczynając od momentu załadunku towaru, przez tranzyt, kończąc na fazie dostawy i rozładunku towaru. W czasie trwania procesu transportowego nasi specjaliści czuwają nad prawidłowością jego przebiegu. Po drugie system monitoringu GPS pełni funkcję kontrolną w stosunku do naszych pracowników – dodaje. Podkreśla także, że świadomość kierowców, że objęci są systemem monitoringu sprawia, że w zasadzie nie zdarzają się próby oszustw. Te ostatnie należą do sporadycznych sytuacji, które równocześnie dość łatwo wyjaśnić dzięki raportom powstałym z systemu monitorującego. – Choć mogę mieć zaufanie do swoich pracowników, to jest wiele prawdy w powiedzeniu, że pańskie oko konia tuczy – podsumowuje zalety narzędzi monitorujących menedżer firmy Botam.

Zobacz też: Co to jest Shell FuelSave Partner?

Karty paliwowe

Wszyscy firmowi kierowcy wyposażeni są karty paliwowe. Marcin Bobik podkreśla, że w zasadzie w jego firmie nie było dylematu, czy z oferty ich emitentów korzystać, czy nie. Karty bowiem w oczywisty sposób usprawniają pracę nie tylko kierowców, ale także działu księgowego, który zwłaszcza w sytuacji tankowania paliwa w wielu różnych krajach przy pomocy gotówki musiałby zmierzyć się z potwornie skomplikowanymi procedurami rozliczania kosztów paliwowych. Dzięki karcie paliwowej do opłacenia pozostają natomiast dwie faktury w miesiącu opiewające na sumaryczną kwotę wyrażoną w jednej walucie. Proces wyboru emitenta karty także nie należał do szczególnie problematycznych. Z racji tego, że samochody wrocławskiego przedsiębiorstwa poruszają się po drogach całej Europy, wybór padł na firmę DKV, która gwarantuje możliwość bezgotówkowych transakcji w ponad 42 krajach Europy, na ponad 54 tysiącach stacji paliw.

Autor: Paweł Stachowiak, tekst pochodzi z magazynu BiznesCar