Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na paliwo do samochodów zastępczych

W związku z koniecznością naprawy  leasingowanego samochodu, spółka z o.o. korzysta z samochodu zastępczego. W związku z powyższym zadała pytanie o możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na zakup paliwa.

Zobacz też: Czy cena OC zależy od rodzaju nadwozia samochodowego?

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej jako ustawa o PDOP), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników
majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Pod pojęciem stawki za 1 km przebiegu pojazdu należy rozumieć stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust.4 ustawy o PDOP).

Na podstawie art. 16 ust. 3b ustawy o PDOP, przepis art.16 ust. 1 pkt 51 nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu w rozumieniu ustawy o PDOP.

Zobacz też: Przydatność systemów telematycznych w efektywnym zarządzaniu flotą

Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na zakup paliwa do samochodów zastępczych?

Jeżeli leasingowany samochód został oddany do naprawy do serwisu, a na czas tej naprawy serwis udostępnił samochód zastępczy (auto nie zostało wydane w ramach obowiązującej umowy leasingowej), wówczas wydatki dotyczące używania samochodu zastępczego będą stanowić koszty podatkowe tylko do limitu tzw. kilometrówki. W tej sytuacji konieczne jest  prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja ta zawiera dane służące weryfikacji rzeczywistego wykorzystywania pojazdu na cele służbowe. Do kosztów faktycznych użycia samochodu osobowego można zaliczać: koszty paliwa, koszty serwisu, koszty płynów eksploatacyjnych, koszty przeglądów serwisowych, koszty remontów, koszty zakupu części zamiennych, ubezpieczenia pojazdu, ale także koszty przejazdu autostradą i opłaty parkingowe (np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 8.5.2014 r., sygn.akt III SA/Wa 3005/13).
Nie zalicza się natomiast do omawianego limitu kosztów poniesionych z tytułu najmu takiego samochodu. Wydatek tego typu należy traktować jak zwykły koszt podatkowy (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 05.01.2015 r., znak:ILPB4/423-483/14-4/ŁM).

Ewidencja przebiegu pojazdu nie stanowi jednak dowodu potwierdzającego poniesienie wydatków. Wartości z niej wynikające  określają jedynie limit wydatków, które można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Natomiast kosztem podatkowym mogą być jedynie, w wyznaczonym przez ww. ewidencję limicie, faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki (w tym wydatki na paliwo) związane z samochodem osobowym, dla którego jest ona prowadzona.

Reasumując, wydatki eksploatacyjne (tu: wydatki na paliwo) poniesione w związku z używaniem samochodu osobowego, który nie stanowi składnika majątku Spółki, mogą być zaliczone do kosztów podatkowych wyłącznie w ramach limitu tzw. kilometrówki.

Tekst: Anna Dziura ECDDP sp. z o. o.