Programy do zarządzania flotą samochodową

W miarę rozwoju firmy szukanie informacji w segregatorach czy nawet korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych staje się uciążliwe. Wykorzystanie oprogramowania, które pomaga segregować informacje, analizować je, tworzyć raporty, bardzo ułatwia pracę. Nie inaczej jest w przypadku powiększania się parku samochodowego. Gromadzenie danych w Excelu staje się w pewnym momencie mało efektywne i wówczas warto pomyśleć o odpowiedniej aplikacji, dzięki której będzie łatwiej nie tylko porządkować informacje i tworzyć raporty, ale także kontrolować setki faktur, wykrywać nadużycia i w porę reagować na zbliżające się ważne daty związane z przeglądami i zawartymi umowami oraz znaleźć obszary, w których możliwe jest osiągnięcie oszczędności.

Zobacz też: Odszkodowanie z tytułu wypadku przy pracy dla pracownika. Skutki podatkowe.

Wybór oprogramowania dla fleet managerów

Bogata oferta wcale nie ułatwia wyboru, dlatego szukając oprogramowania dla firmy, trzeba wziąć pod uwagę kilka aspektów.
Jak radzą eksperci, bezpieczniej jest się zdecydować na standardowe rozwiązanie, tzw. program z półki, niż tworzyć program od podstaw, który w założeniu ma idealnie spełnić konkretne oczekiwania. Za takim rozwiązaniem przemawia kilka argumentów. Po pierwsze cena takiego programu będzie zdecydowanie niższa niż w przypadku rozwiązania stworzonego tylko na potrzeby konkretnej firmy. Po drugie korzystniejsze będą także warunki i koszty serwisowania. Poza tym zdecydowanie bezpieczniej współpracować z kontrahentem o ugruntowanej pozycji, gwarantującym stały i stabilny rozwój aplikacji. Jest to szczególnie ważne w przypadku zmian przepisów, kiedy producent oprogramowania musi zadziałać odpowiednio szybko i skutecznie dostosować aplikację do nowych uwarunkowań.
Ważne jest, aby oprogramowanie można było łatwo dostosowywać do konkretnych potrzeb i rozwoju firmy.
Program flotowy to narzędzie, przy którym fleet manager spędza sporo czasu. Dlatego warto zadbać, by program był łatwy i przyjemny w obsłudze i pełnił funkcję pomocnego przyjaciela, a nie upiornego współpracownika.

Zobacz też: Kiedy warto skorzystać z wynajmu długoterminowego?

Rodzaje programów flotowych

Osoba zarządzająca autami ma ogromne możliwości wyboru oprogramowania: od prostych aplikacji oferowanych przez mniej znanych producentów, przez te oferowane jako dodatek do innej usługi czy produktu np. przez emitentów kart paliwowych, aż do zaawansowanych aplikacji producentów systemów monitorowania i oprogramowania finansowego. Najpierw trzeba sobie zatem odpowiedzieć na pytanie, czego konkretnie potrzebujemy, na jakiej funkcji nam zależy. Na rynku znajdziemy programy różniące się podstawowym przeznaczeniem, skupiające się przede wszystkim na lokalizacji pojazdów (np. Finder czy AutoGuard), wspomagające zarządzenie spedycją (np. Softrans, PasCom), wspomagające zarządzanie flotą (np. Softra, Virtual Carmen), a także programy przeznaczone dla CFM oraz wypożyczalni pojazdów. Jak wskazują badania, w ostatnim czasie rośnie zainteresowanie sektora MŚP korzystaniem z aplikacji w tzw. chmurze. Amatorzy takiego rozwiązania także znajdą rozwiązania dla siebie (np. Projekt SZeF, czyli System Zarządzania Flotą Pojazdów, umożliwia ograniczenie wydatków na paliwo).

Zobacz też: Urządzenie do automatycznego generowanie raportów VAT

Korzyści z używania oprogramowania do obsługi flot samochodowych

Oprogramowanie wspomagające zarządzanie parkiem aut pozwala przede wszystkim uporządkować dane o samochodach firmowych oraz ich użytkownikach. W programie gromadzone są np. numery VIN pojazdów, ich wyposażenie, historia polis, opon, informacje określające pochodzenie pojazdów (własny, leasingowany, wynajmowany), dane związane ze szkodami komunikacyjnymi, historia serwisowa, mandaty oraz wszelkie elektroniczne dokumenty kosztowe (faktury, paragony). Bardzo przydatny w firmach flotowych może się okazać moduł parkingów służący do ewidencji i przydziału miejsc postojowych dla pracowników.

Dzięki takiej aplikacji administrator floty nie przeoczy też ważnych terminów, np. przeglądów technicznych czy wniesienia opłaty na ubezpieczenie. Programy pozwalają też kontrolować koszty eksploatacji (spalanie, usterki, szkodowość), także w podziale na poszczególnych użytkowników. Zwłaszcza po zintegrowaniu programu z systemami GPS uzyskuje się łatwą kontrolę nad eksploatacją pojazdów, która działa dyscyplinująco na kierowców.
Obecne programy wspomagające zarządzanie flotami nie mają w założeniu pełnić jedynie funkcji ewidencyjnych i administracyjnych, ale również analityczne. Na podstawie zebranych danych i generowanych przez system cyklicznych raportów można dokonywać szerokich analiz floty, począwszy od ogólnych trendów aż do oceny jednego samochodu i pracownika. Niejednokrotnie zebrane dane mogą się przydać przy negocjacjach stawek ubezpieczeniowych czy też do kontroli brokera ubezpieczeniowego.

Zobacz też: Odliczenie VAT przy wykorzystaniu prywatnego samochodu w celach służbowych

Programy wspomagające zarządzanie flotami dają możliwości tworzenia rozmaitych raportów i analiz graficznych (bez konieczności opracowywania ich w Excelu czy PowerPoint), które następnie można zapisać w wybranym formacie lub wydrukować.

Wybierając oprogramowanie, warto zwrócić uwagę na skrócenie pracy związanej z obróbką faktur. Wprowadzenie danych do komputera jest czasochłonne. Dobry program umożliwi zaimportowanie elektronicznych załączników do faktur od jak największej liczby podmiotów zewnętrznych: od koncernów paliwowych, autoryzowanych serwisów firm oponiarskich i innych dostawców.
Ważne jest także, aby program umożliwił skrócenie czasu rozliczania szkód, zgłoszeń wykroczeń drogowych oraz wykonywanie raportów administracyjnych.
W miarę rozwoju firmy i floty istotne może się okazać zintegrowanie programu z innymi programami działającymi w firmie, np. z programem księgowym czy kadrowym. Z kolei sprzężenie systemu flotowego z pocztą elektroniczną umożliwia wysyłanie komunikatów i przypomnień do użytkowników pojazdów.

Na początek – kontrola nad paliwem

W ramach programów wspomagających zarządzanie flotami dostawcy oferują dziesiątki różnorodnych modułów, które zależnie od potrzeb indywidualnie dobierają fleet managerowie. W wielu firmach, szczególnie mniejszych, tak rozbudowane systemy nie są konieczne i z powodzeniem mogą one wykorzystywać prostsze programy. Prym w tym względzie wiodą firmy oferujące do niedawna jedynie systemy monitorowania i lokalizacji pojazdów wykorzystujące technologię GPS (np. AutoGuard, FM Solutions) lub też oprogramowanie dla firm sektora finansowego (ADH Soft). Z czasem wprowadzały one dodatkowe moduły i całe programy umożliwiające uproszczone zarządzanie pojazdami.
Znaczącą część kosztów związanych z eksploatacją parku samochodowego pochłaniają paliwa. Popularnym sposobem kontroli kosztów we flotach są również karty paliwowe (np. Orlen, DKV lub BP). Wsparcie ze strony odpowiedniego oprogramowania jest bardo ważne, aby wygenerować oszczędności w tym obszarze. Emitenci kart flotowych oferują swoim klientom proste programy do zarządzania kosztami paliwa w pojazdach służbowych. Skorzystanie z takiej możliwości jest dobrym krokiem, aby przekonać się, że wykorzystywanie w firmie oprogramowania ułatwiającego zarządzanie pomaga w pracy i może być opłacalne.
Dla przykładu BP Fleet Reporter, program dostępny przez internet, opracowany przez koncern paliwowy BP, służy przede wszystkim do kontrolowania zakupów dokonywanych kartą paliwową. Za pomocą aplikacji możemy przejrzeć wszystkie transakcje nawet do dwóch lat wstecz. Zarządzający parkiem samochodowym w firmach mają do dyspozycji także raporty, dzięki którym mogą dokładnie określić kiedy i gdzie dana karta została użyta, za jaki towar dokonano zapłaty itp., w jaki dzień tygodnia, a nawet o której godzinie. Łatwo wychwycić, którzy użytkownicy zużywają firmowe paliwo w czasie weekendów albo którym z nich zdarza się tankować paliwo poza terenem pracy. Program oferowany przez BP umożliwia także gromadzenie danych na temat samochodów. Pełna dokumentacja auta w postaci elektronicznej pozwala panować nad informacjami dotyczącymi zużycia samochodów, zanotowanych szkód.

Zobacz też: Instytucja przedstawiciela podatkowego w podatku od towarów i usług

Programy flotowe nie także dla małych przedsiębiorstw

Profesjonalne programy do zarządzania flotą samochodową nie są kierowane tylko do dużych przedsiębiorstw z wielkimi parkami aut. Jak zapewnia np. firma Softra, ma ona w swojej ofercie oprogramowanie, które sprawdzi się przy flocie składającej się z kilkunastu pojazdów. Program Flota Commandor pomaga zarządzać pojazdami od wspomagania administracji po kontrolę kosztów eksploatacji samochodów oraz analizę. Możliwe jest także przekazywanie danych do systemów finansowo-księgowych (np. SAP). Podstawową właściwością programu jest możliwość precyzyjnego zewidencjonowania pojazdów i historii ich eksploatacji. Dzięki opcjom kalendarza program przypomina o zbliżających się przeglądach rejestracyjnych, wygasaniu polis ubezpieczeniowych, przeglądach serwisowych itp. Kontrola kosztów zakupów pozwala na osiąganie znacznych oszczędności w zakresie zakupów paliwa i usług związanych z samochodami. Oprócz optymalizowania zakupów program pozwala wychwytywać ewidentne nadużycia, jak nadmierne zakupy paliwa, zakupy innego rodzaju paliwa niż to spalane przez samochód. Ułatwieniem jest możliwość importowania plików dostarczanych przez działy kart paliwowych różnych koncernów. Transakcje są analizowane i automatycznie rozksięgowywane. Zależnie od dodatkowych modułów instalowanych w aplikacji system współpracuje np. z przeglądarką internetową on-line lub systemami GPS.

Zobacz też: Czy szkolenia dla kierowców flotowych mają sens?

Podobnie firma Drabpol będąca dystrybutorem produktów VDO Siemens twierdzi, że użytkowanie oferowanego przez nich programu Fleet Manager jest opłacalna już w przypadku floty liczącej 5 aut, choć oczywiście im więcej aut, tym większa opłacalność. System Fleet Manager gromadzi dokładną dokumentację o samochodach i kierowcach, wspomaga nadzór nad ważnymi terminami, pozwala monitorować przebiegi, ilości tankowanego paliwa. System można także wzbogacić o aktywne śledzenie, dzięki czemu ma się kontrolę nad użytkownikami pojazdów, ich stylem jazdy, czasem pracy itp.

Konieczność zastosowania systemów informatycznych we flotach pojawia się naturalnie. Okazuje się, że osoba nadzorująca auta przy użyciu Excela zaczyna mieć problemy z uporządkowaniem danych oraz z ewidencją faktur. Równocześnie rozbudowane pliki Excel mogą działać wolno i praca z nimi jest mało komfortowa. Inwestycje w programy wspomagające zarządzanie autami mają wiele zalet, porządkują dane, przyczyniają się do obniżenia kosztów oraz czynią pracę administratora floty efektywniejszą.

Tekst: Magdalena Czarkowska, materiał pochodzi z magazynu Biznes Car