Jak stworzyć politykę flotową w firmie?

Do czego służy polityka samochodowa (car policy)?

Polityka samochodowa, zwana również z mowy Szekspira car policy, to dokument wewnętrzny firmy, który w czytelny sposób opisuje prawa i obowiązki pracowników w kontekście użytkowania samochodów służbowych. Powinno go posiadać nawet przedsiębiorstwo dysponujące kilkoma czy kilkunastoma pojazdami, bowiem w razie ewentualnych spornych sytuacji będzie odgrywał niezwykle ważną rolę.

Powstanie dokumentu zwanego polityką flotową nie powinno się odbywać na zasadzie wypisania podstawowych zagadnień przez osobę odpowiedzialną za zarządzanie parkiem maszyn i rozesłanie mailem do wszystkich pracowników posiadających uprawnienia do użytkowania pojazdów firmowych. Najlepiej, by jego brzmienie zatwierdziło najwyższe kierownictwo. Powinien bowiem posiadać odpowiednią rangę, która zobowiązuje do jego respektowania absolutnie każdego kierowcę samochodu służbowego, z prezesem i członkami zarządu włącznie. Jedna z naczelnych zasad funkcjonowania polityki flotowej jest związana z tym, że w jednakowy sposób traktuje pracowników szeregowych, menedżerów oraz dyrekcję.

Zobacz też: Jak nie płacić dwa razy za leasing?

W jakich przypadkach przydatna jest polityka samochodowa w firmie?

Samochody, niezależnie czy będące własnością firmy je użytkującej czy leasingodawcy, stanowią majątek o dużej wartości, a utrzymanie ich jest kosztowne. Brak polityki flotowej lub jej niekompletność naraża przedsiębiorstwo na koszty związane z błędami lub nawet nadużyciami, jakie mogą wystąpić podczas użytkowania pojazdów. A w takich przypadkach, praktycznie nie ma możliwości, aby w łatwy i możliwie bezstresowy sposób egzekwować zwrot pieniędzy od sprawców.

Przykładowo pracownik opuszcza samochód i pozostawia w nim dokumenty pojazdu lub gubi kluczyki, a środek lokomocji zostaje skradziony. W takich przypadkach najczęściej ubezpieczyciel odmawia wypłaty odszkodowania, gdyż użytkownik dopuścił się rażącego niedbalstwa. Efekt łatwy do przewidzenia - firma ponosi ogromną stratę i nie ma praktycznie możliwości przeniesienia jej na kierowcę. Jak tego uniknąć? Nic prostszego. Można w polityce samochodowej opisać ten jeden z podstawowych obowiązków kierującego autem - dbaniem o dokumenty i kluczyki. Pracownik po przeczytaniu dokumentu poświadcza gotowość jego przestrzegania, będąc przy tym bardziej świadomy wystąpienia potencjalnych ryzyk. W takim przypadku najprawdopodobniej by do podobnego zdarzenia nie doszło, gdyż wzrasta poczucie odpowiedzialności za powierzone mienie. Gdyby mimo wszystko tak się stało, przedsiębiorstwo mogłoby obciążyć pracownika stratą.

Opisany wyżej przypadek, do którego dochodzi właściwie we wszystkich flotach, powinien zachęcić każdego zarządzającego do właściwego stworzenia i skomunikowania polityki samochodowej.  

Zobacz też: Jaki system zarządzania wybrać do floty firmy transportowej?

Tworzenie polityki samochodowej w firmie - krok po kroku

Na początku menedżer floty powinien zastanowić się, kto będzie uczestniczył i wspierał go przy tworzeniu polityki samochodowej. Dobrze byłoby, gdyby do tego projektu zaangażował wewnętrznych specjalistów ze wszystkich działów tj. działu personalnego, podatkowego oraz prawnika. Każda z tych osób będzie miała merytoryczny wkład w dokument. Bez ich pomocy można popełnić błędy, które mimo posiadania car policy, nie pozwolą z niej korzystać w łatwy sposób. Z punktu widzenia personalnego, nie zaszkodzi silne wsparcie zarządu lub zaangażowanie jednego z członków.

Polityka powinna zawierać następujące elementy:

1. Wstęp

Jasna definicja, czym jest dokument i jaki ma cel. Warto nie przerażać od razu użytkownika pisząc wprost o chęci jego zdyscyplinowania, tylko ująć to w łagodniejszy sposób.

2. Metoda pozyskiwania aut.

Każde z przedsiębiorstw w jakiś sposób zdobywa dla siebie samochody. Jedne kupują je ze środków własnych, inne pozyskują je na drodze leasingu finansowego, a jeszcze inne z wynajmu długoterminowego.

3. Rodzaje środków lokomocji.

Na różnych stanowiskach (pracownik szeregowy, kierownik, dyrektor, prezes) przysługują najczęściej różne kategorie samochodów (pojazd mały, kompaktowy, klasy średniej i luksusowy). Dodatkowo firmy często ujednolicają swoje floty, korzystając z konkretnych marek – można je określić. Zapis ten jednoznacznie wskaże, na jaki środek lokomocji mogą liczyć pracownicy w przypadku awansu czy wymiany auta po jego eksploatacji. Jeśli nie chcemy usztywniać dokumentu odwoływaniem się do konkretnych marek można je wymienić w dokumencie powiązanym, do którego w polityce będzie odwołanie. Zmiana dostawcy nie spowoduje wtedy konieczności formalnej zmiany car policy. Naturalnie jeśli przedsiębiorstwo stosuje metodę user-chooser, można opisać zakres wyboru – do jakiej kwoty, w obrębie jakich marek itp.

Zobacz też: System kontroli małej floty

4. Cykl życia pojazdu w przedsiębiorstwie, warunki wymiany i sprzedaży pojazdów poeksploatacyjnych.

Warto określić wiek i przebieg, przy jakim następuje wymiana samochodu. Daje to możliwość przewidywania kosztów w czasie, nie narażając firmy na nieprzewidziane inwestycje. Dodatkowo istotne jest, w jaki sposób auta są przydzielane pracownikom. Czy użytkownik po utracie pojazdu, np. w wyniku kradzieży, szkody całkowitej czy awarii dyskwalifikującej go do ekonomicznej naprawy i dalszej eksploatacji, może liczyć na nowy środek lokomocji czy raczej używany i jakiej kategorii? Dobry pomysł stanowi określenie, w jaki sposób przedsiębiorstwo będzie się pozbywało pojazdów po zakończeniu eksploatacji. Czy pracownik otrzyma prawo pierwokupu? Jakie warunki musi spełnić (na przykład co najmniej dwuletni staż pracy w danym podmiocie). Co wpływa na cenę sprzedaży (może jakieś preferencje dla pracownika)?

5. Koszty związane z użytkowaniem samochodu.

Choć może zabrzmi to nieco dziwnie, samochody służbowe mogą być używane do różnych celów. Tam, gdzie pojazd jest tylko narzędziem pracy i pracownik zostawia pojazd na terenie przedsiębiorstwa, pracodawca najczęściej pokrywa większość kosztów, gdyż są związane z prowadzonym biznesem. W przypadku stanowisk, w których pojazd stanowi benefit dla użytkownika, polityka flotowa powinna dokładnie określać wydatki jakie w związku z tym przywilejem ponosi zatrudniony. Warto zapisać konkretny punkt związany z korzystaniem ze środka lokomocji podczas urlopu – czy musi stać pod firmą lub też w jakim zakresie można z niego korzystać podczas wyjazdów wakacyjnych (np. zakaz/pozwolenie przekraczania granicy państwa, naprawa zepsutego auta w wolnym czasie itp.). Nie zapomnijmy wspomnieć, w jaki sposób kierowcy płacą podatek za użytkowanie samochodów służbowych do celów prywatnych, jeśli ma to zastosowanie. No i mandaty, niezależnie od tego czy jazda była w interesie firmy, czy swoim – zgodnie ze zwyczajem stosowanym w wielu firmach, pokrywają je kierowcy. 

Zobacz też: Jak obniżyć koszt ubezpieczenia floty?

6. Prawa i obowiązki użytkownika pojazdu oraz menedżera floty.

W tej części należy jasno określić zakres obowiązków spoczywających na pracowniku użytkującym pojazd służbowy oraz na osobie zarządzającej flotą.

Pracownik powinien zadbać między innymi o:

- zachowanie odpowiedniej dbałości o pojazd

- pilnowanie terminów badań technicznych i przeglądów okresowych

- sprawdzanie poziomu płynów eksploatacyjnych

- sprawdzanie stanu ogumienia i oświetlenia

- przestrzeganie zakazu palenia (jeśli takowy wprowadzono, co zresztą polecamy)

- korzystanie, w określonym w polityce flotowej zakresie, z myjni

- tankowanie pojazdu zgodnie ze wskazanymi procedurami (rodzaj paliwa, marka stacji, zakaz tankowania w weekendy itp.)

Zobacz też: Telematyka - jak znaleźć oszczędności w firmie?

Obowiązki osoby odpowiedzialnej za flotę samochodową to między innymi:

- zapewnienie ogumienia sezonowego

- zarządzanie zakupem i sprzedażą pojazdu

- prowadzenie dokumentacji

- kontrolowanie kosztów ponoszonych na utrzymanie floty samochodowej

- prowadzenie edukacji kierowców z zakresu efektywnego i bezpiecznego użytkowania pojazdu

- pomoc w razie awarii samochodu, wypadku

- itd.

Zobacz też: Czy warto pompować koła ciężarówek azotem?

7. Sposób postępowania w przypadku wypadków, kolizji, awarii jak i planowanych przeglądów.

Te informacje może zawierać sama polityka flotowa lub załącznik opisujący procedury postępowania. Nie powinny one pozostawiać wątpliwości, jak w każdej z wymienionej sytuacji powinien postąpić kierowca, ile ma czasu na dane działania, kogo powinien poinformować o ich zajściu. Można zaznaczyć ewentualne konsekwencje w razie nie zastosowania określonej procedury.

8. Odpowiedzialność finansowa użytkownika auta służbowego.

Rozdział ten powinien określać w zrozumiały sposób, jakie sankcje przewidziane są w stosunku do kierowcy za spowodowanie strat dla firmy. Przykładowo spowodowanie szkody z własnej winy (co winduje koszty ubezpieczeń), zatankowanie niewłaściwego paliwa, uszkodzenie pojazdu, za użytkowanie niezgodne z zasadami itp. Dobrze jest również określić sposób odwołania od nałożonych kar.

9. Ważne kontakty.

Polecane rozwiązanie stanowi umieszczenie w polityce flotowej danych kontaktowych, mogących się przydać każdemu kierowcy. Są to numery telefonu Policji, Straży Pożarnej, Pogotowia, osoby odpowiedzialnej za flotę (także przedstawiciela CFM, jeśli firma korzysta z zewnętrznego zarządzania) oraz telefony i adresy serwisów, ubezpieczalni itp. Przydatny załącznik może stanowić mapka stacji paliw koncernu, z którego usług przedsiębiorstwo korzysta.

10. Ekonomiczne, ekologiczne i bezpieczne użytkowanie pojazdu.

Polecam w polityce zawrzeć również określenie zasad, jakimi chcielibyśmy, aby kierowali się nasi kierowcy. Powinny się tam znaleźć podstawowe zasady ekojazdy oraz jazdy defensywnej. Czasem same wskazówki mogą spowodować, że nasze samochody będą użytkowane delikatniej i rzadziej uczestniczyły w kolizjach. Jeśli wprowadzono limity spalania, warto o tym poinformować. Niektóre firmy zresztą przewidują nagrody za niskie spalanie.

Zobacz też: Wpływ czujników parkowania na koszty eksploatacji floty

11. Nagrody i kary.

To o czym już częściowo wspomniano. Polityka flotowa informuje o możliwych konsekwencjach za dane przewinienia bądź też nagrodach. Taką nagroda może być np. korzystniejsza cena odkupu samochodu przy bezszkodowej jeździe, premia finansowa za niskie spalanie itp. Katalog jest oczywiście znacznie szerszy i głównie dotyczy odpowiedzialności finansowej użytkownika, o której więcej w punkcie 8.

12. Niezbędne druki i formularze.

Tu użytkownik powinien znaleźć wszelkie druki w formie załączników do polityki flotowej, np. wspólne oświadczenie o zdarzeniu drogowym, oświadczenie o zapoznaniu się z car policy oraz różne wnioski specyficzne dla danego przedsiębiorstwa.

Zatwierdzanie polityki samochodowej w przedsiębiorstwie

Mając szkielet polityki flotowej, poprośmy o pomoc specjalistów z zakresu podatków, prawa i kadr. Takie działanie pomoże nam stworzyć dokument, którego prawnie nie będzie można łatwo podważyć, gdyż będzie posiadał właściwie skonstruowane zapisy. Stworzone i merytorycznie zaakceptowane przez specjalistów car policy powinno zostać zaakceptowane przez najważniejsze gremium w firmie. W większych organizacjach zatwierdzenie polityki samochodowej powinno się odbywać na podstawie uchwały zarządu, w mniejszych firmach przez dyrektora personalnego, finansów czy właściciela firmy. Tylko tak zaaprobowany dokument będzie można wykorzystywać w odniesieniu do każdego pracownika, niezależnie od jego pozycji w firmie.

Zobacz też: Zaawansowane systemy nawigacyjne dla ciężarówek

Dokument Car Policy musi być napisany przystępnie

Może się wydawać, że polityka samochodowa powinna być bardzo obszernym dokumentem. Niestety często tak bywa, gdy dokument określa wszystkie sytuacje z wymaganymi sposobami postępowania. Z „grubym” dokumentem będzie ciężko zapoznać się kierowcy i zapamiętać najważniejsze reguły, więc trzeba znaleźć kompromis między wyczerpaniem ważnych kwestii, a dbałością o jego przyswajalność.

Istotne, aby menedżerowie wspierali pracowników i jednocześnie podkreślali niezbędność przeczytania i zrozumienia regulacji. Każdemu kierowcy powinniśmy przekazać egzemplarz dokumentu. Użytkownik samochodu powinien przeczytać go i pisemnie oświadczyć, że będzie się do niego stosował. Dokument polityki można również umieścić na portalu intranetowym sieci wewnętrznej lub powiesić drukowane egzemplarze w miejscu łatwo dostępnym dla każdego.

Jeśli kierowcy będą znali politykę samochodową, możemy liczyć, że koszty floty ulegną zredukowaniu. Ponadto warto systematycznie przypominać pracownikom kluczowe przepisy. Car policy opłaca się w każdej, nawet małej firmie. Dzięki jej zastosowaniu aktywa organizacji będą lepiej chronione, a wydatki bardziej racjonalne.

Zobacz też: Kiedy warto skorzystać z wynajmu długoterminowego?

Prawa kierowcy

Polityka flotowa nie tylko zabezpiecza interesy przedsiębiorstwa przekazującego w użytkowanie pracownikom pojazdy, ale i prawa kierowcy. Na samym początku określa oczekiwania stawiane w stosunku do sposobu, w jaki będzie wykorzystywał samochód. Dzięki niej kierowca pozostawiony nawet bez kontaktu z menedżerem floty będzie w stanie określić, co w danej chwili powinien zrobić i jak zareagować, aby jego działania była najefektywniejsze i bezpieczne. Otrzymuje również wiedzę o przywilejach i ewentualnych zagrodach.

Tekst: Bartłomiej Wiśniewski, kierownik ds. zarządzania serwisami Provident Polska - artykuł pochodzi z magazynu Flota Auto Biznes