Prawidłowe dokumentowanie wydatków szkoleniowych w przedsiębiorstwie

Możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów uzależniona jest (zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych)   m.in. od łącznego spełnienia następujących przesłanek: uzyskania przychodu, istnienia związku przyczynowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem oraz od właściwego udokumentowania wydatku. Brak stosownych dokumentów potwierdzających spełnienie świadczenia uniemożliwia zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Kwestia właściwego udokumentowania szczególnie dotyczy usług o charakterze niematerialnych (nie mającej charakteru rzeczowego) tj. szkolenia, usługi doradcze, usługi prawne, usługi marketingowe, które stanowią szczególne zainteresowanie organów podatkowych. Spółka powinna zatem posiadać dowody wykonania takich usług, które potwierdzać będą faktyczne wykonanie usługi i dopiero wtedy będzie miała prawo do zaliczenia poniesionego z tego tytułu wydatku do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku braku dowodów potwierdzających wykonanie usługi Spółka może narazić się na ryzyko sporu z organami podatkowymi, które mogą zakwestionować ujęcie w kosztach uzyskania przychodu wydatków o charakterze niematerialnym.

Zobacz też: Refaktura usługi transportu międzynarodowego - stawka VAT

Zarówno przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jak również ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają wprost, jakiego rodzaju dowody mogą potwierdzać faktyczne wykonanie usług o charakterze niematerialnym. Orzecznictwo potwierdza, że w przypadku usług niematerialnych podatnik musi wykazać, że zostały one rzeczywiście wykonane, miały na celu uzyskanie przychodu i że wykonał je podmiot, na rzecz którego poniesiono wydatek. Taki pogląd wyraził m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 7 grudnia 2007 r., sygn. akt II FSK 1425/06  w sprawie dotyczącej usług marketingowych.

Biorąc powyższe pod uwagę wskazać należy, że  sama umowa czy faktura nie są wystarczającymi dowodami potwierdzającymi wykonanie usług niematerialnych. Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 5 sierpnia 2011 r., sygn. akt I SA/Wr 817/11 uznał, że koniecznym jest także wykazanie faktu zakupu usług niematerialnych dowodami materialnymi co nabiera szczególnego znaczenia w odniesieniu do usług niematerialnych. Podobnie wypowiedział się Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z dnia 20 sierpnia 2002 r., w sprawie o sygn. I SA/Ka 1226/01 wskazał, iż sam fakt zawarcia umowy i wypłata wynagrodzenia nie uprawniają podatnika w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu z tytułu konsultingu. Dopiero wykonanie usługi konsultingowej i ocena realizacji efektów działań konsultingowych dają podstawę do odliczenia od przychodu wydatków poniesionych na ten cel.

Zobacz też: Usługa transportu towarów realizowana na życzenie klienta – podatek VAT

Jak wynika z powyższego zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania jest uzależnione od ich prawidłowego udokumentowania. Zgodnie z treścią art. 180 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Ze strony dowodowej w naszej ocenie przydatne będzie posiadanie w takim przypadku wszelkich dowodów uzasadniających stanowisko podatnika tj. np.

1. umowa ze świadczącym usługi niematerialne – określające zakres usług oraz system rozliczeń (np. cena ryczałtowa, stawki godzinowe, termin spełnienia świadczenia),
2. protokoły zakończenia i odbioru wykonanej usługi, podpisane przez strony umowy,
3. lista osób, które odbyły szkolenie/wskazanie uczestników - w postaci listy obecności,
4. szczegółowy program szkolenia,
5. opis celu przeprowadzenia szkolenia,
6. materiały szkoleniowe (elektroniczna prezentacja przedstawiona podczas szkoleń, materiały rozdane uczestnikom),
7. zdjęcia/filmy wykonane podczas szkoleń,
8. raporty, memoranda, korespondencja (faksowa, mailowa, tradycyjna), notatki i podsumowania ze spotkań,
9. inne dokumenty np. dowód potwierdzający konieczność posiadania przez szkolone osoby odpowiednich umiejętności na ich stanowiskach pracy (Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 02 czerwca 2010 r., sygn. IBPBII/1/415-276/10/MK), które będą miały istotne znaczenie również w przypadku możliwości zastosowania zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych na gruncie  21 ust. 1 pkt 90 tej ustawy.

Tekst: Igor Klimkowski, ECDDP Spółka Doradztwa Podatkowego