Jak przyspieszyć proces wysyłki towaru? - case study 7 Business Ship Control Siódemka SA

• Zarządzanie przesyłkami
• Automatyczne tworzenie listu przewozowego

Firma Kaaral Polska, oficjalny dystrybutor wysokiej klasy, profesjonalnych kosmetyków, skierowanych do zakładów fryzjerskich, wdrożył rozwiązanie 7 Business Ship Control.7 dla WF-Mag – moduł wysyłkowy od Siódemki.

Bezpłatna aplikacja, działająca w ramach systemu magazynowo – sprzedażowego WF-Mag, dostarczona przez firmę kurierską ma za zadanie zoptymalizować i przyśpieszyć proces wysyłki towarów. Rozwiązanie funkcjonuje w spółce Kaaral od marca 2012 roku.

Kaaral jest to włoska firma kosmetyczna, działająca na rynku od ponad 40 lat. Swoje produkty – wysokiej klasy kosmetyki do włosów, kieruje do salonów fryzjerskich. Polski oddział spółki jest odpowiedzialny za sprzedaż i dystrybucję kosmetyków do salonów i zakładów fryzjerskich na terenie całej Polski. Dystrybucja towaru odbywa się dwukanałowo – poprzez regionalnych przedstawicieli handlowych oraz poprzez wyspecjalizowane usługi kurierskie.

---

Firma za pomocą kuriera codziennie wysyła około 25 paczek, co daje miesięcznie ilość ponad 500 przesyłek. Do sprawnego obsłużenia tej ilości towaru, Kaaral potrzebował wyspecjalizowanego narzędzia, które przyśpieszy i uprości proces wysyłki oraz wyeliminuje błędy w adresowaniu paczek.

Spore ilości wysyłanych przesyłek spowodowały, że postanowiono uporządkować system dystrybucji towaru. W tym celu rozpoczęto poszukiwanie firmy kurierskiej, która z jednej strony zapewniłaby szybką i bezpieczną wysyłkę, a z drugiej dostarczyłaby rozwiązanie, które zoptymalizuje i uprości cały proces.

Zarządzanie przesyłkami

Podstawowym środowiskiem informatycznym funkcjonującym w firmie Kaaral jest system magazynowo – sprzedażowy WF-Mag, firmy Asseco Wapro. Jednym z istotnych warunków postawionych przed dostawcą usług kurierskich było dostarczenie aplikacji wspomagającej zarządzanie przesyłkami, niewymagającej skomplikowanych prac wdrożeniowych i dobrze współpracującej z istniejącym na firmowych komputerach WF-Magiem. W pełni odpowiadające na te wymagania rozwiązanie zaproponowała firma kurierska Siódemka.

---

Siódemka zaproponowała firmie Kaaral implementację modułu, nakładki zarządzającej wysyłką, zintegrowaną z systemem WF-Mag. 7 Business Ship Control to bezpłatne rozwiązanie informatyczne, mające na celu optymalizację procesów wysyłkowych w małych i średnich przedsiębiorstwach.

Celem jego wdrożenia było stworzenie rozwiązania, które znacznie ułatwi i przyśpieszy proces obsługi przesyłek firmom opierającym działalność na sprzedaży w internecie. Kluczem do sukcesu w e-commerce jest sprawna, bezpieczna i szybka dostawa zamówionego towaru. To wszystko jest uzależnione od błyskawicznego przepływu informacji pomiędzy różnorodnymi systemami księgowymi, czy magazynowymi. 

Cechą charakterystyczną zaprojektowanego rozwiązania jest pełna integracja modułu wysyłkowego z programem magazynowo - sprzedażowym WF-Mag dla Windows. Oznacza to, że klienci korzystający z tego programu, w celu importu danych nie muszą już integrować się z systemem Siódemki - WebMobile7, dzięki czemu przygotowanie i wydruk listów przewozowych jest dostępny już w momencie tworzenia nowej faktury lub dokumentu wydania dla kontrahenta.

Automatyczne tworzenie listu przewozowego

Rozwiązanie to umożliwia pełną konfigurację danych do wysyłki z własnej bazy programu WF-Mag oraz tworzenie samego listu przewozowego na podstawie danych z faktury sprzedażowej i jego wydruk na dowolnej drukarce. Pozwala także na przygotowanie i drukowanie zbiorczego dokumentu wydania przesyłek kurierowi w formie manifestu kurierskiego. Umożliwia pobieranie aktualnych statusów etapu doręczenia przesyłki, przypisanych do odbioru lub dokumentu sprzedaży (faktury lub WZ), oraz tworzenie i drukowanie zestawień nadanych przesyłek. Daje szansę ponownego wydrukowania listu, jak również tworzenia szablonów dokumentów za pomocą modułu konfiguracyjnego aplikacji.

Aplikacja w pełni automatyzuje proces obsługi przesyłek, dzięki czemu jej użytkownicy mogą zapomnieć o czasochłonnym przenoszeniu danych lub konieczności integracji z aplikacjami firm kurierskich. Rozwiązanie znacznie ułatwiło i przyśpieszyło proces obsługi przesyłek oraz wyeliminowało większość błędów pojawiających się przy ręcznym wystawianiu listów przewozowych, co pomaga firmie uzyskać przewagę konkurencyjną. Sprzedaż i wysyłka w jednym programie to wygodne, praktyczne i w pełni bezpieczne rozwiązanie

---

Po integracji z bazą danych WF-Maga, system automatycznie drukuje listy przewozowe, importując wcześniej adresy naszych kontrahentów. Dzięki temu porządkuje cały proces wysyłki, a co jeszcze ważniejsze, eliminuje pomyłki w adresowaniu paczek.

W ramach 7 Business Ship Control dostępna są narzędzia do monitoringu przesyłek od nadania do dostarczenia ich do odbiorcy. W razie jakichkolwiek problemów z dotarciem paczki do adresata, firma, która ją nadała ma możliwość szybkiej i precyzyjnej reakcji, bez kłopotu ją lokalizując za pomocą numeru listu przewozowego.

Każdy ze stałych klientów Siódemki, który zdecyduje się na implementację tej aplikacji otrzymuje zarówno opiekuna handlowego jak i eksperta z dziedziny informatyki, który jest do dyspozycji klienta w razie jakichkolwiek problemów z instalacją modułu czy jego funkcjonowaniem na co dzień.