Regulamin użytkowania aut firmowych: jak go sporządzić?

Dojazdy „służbówką”

Firmy stosują dwie ogólne zasady odnośnie użytkowania pojazdów służbowych. Można zezwolić pracownikom na korzystanie z nich do celów prywatnych lub potraktować tylko i wyłącznie jako narzędzie do wykonywania czynności zawodowych. Ma to wpływ na poszczególne zapisy w umowach, regulaminach. Zacznijmy od kwestii parkowania.

Przepisy prawa pracy nie regulują miejsca postoju pojazdów służbowych. Tak więc pracodawca, który chce wprowadzić konieczność parkowania aut na parkingu strzeżonym powinien umieścić stosowną adnotację w regulaminie pracy, ewentualnie w zakresie obowiązków poszczególnych pracowników, czy też umowie o powierzeniu mienia.

Parking strzeżony z własnej kieszeni?

Tylko regulacje w wewnętrznych zarządzeniach pracodawcy pozwolą na jasne i niebudzące w danym przypadku wątpliwości, że obowiązek parkowania pojazdów na parkingach strzeżonych należy do zakresu obowiązku pracowników posługujących się samochodami służbowymi. Raczej nie ma przeszkód, by w wewnętrznych przepisach firma uzależniła możliwość dojazdu do domu, czy też korzystania z aut do celów prywatnych od pokrywania kosztów parkingu strzeżonego ze środków własnych kierującego. Nie można natomiast wymagać, by osoba, której przydzielono pojazd pokrywała z własnego budżetu opłaty za parking w toku podróży służbowej.

Zobacz też: Jak rozliczać czas pracy przedstawiciela handlowego

Kwestię zwrotu kosztów w tym przypadku reguluje bowiem art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.) K.P. Zgodnie z § 1 przepisu, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Odpowiedzialność za pojazd

W celu określenia zasad odpowiedzialności pracownika za samochód służbowy należy odwołać się do reguł określonych w Kodeksie Pracy. Jednym z podstawowych obowiązków zatrudnionego jest dbałość o dobro zakładu pracy i ochrona jego mienia. Dotyczy to również samochodu służbowego. Zasady odpowiedzialności kierowcy za szkody wyrządzone pracodawcy podczas korzystania przez niego z pojazdu firmowego także określa KP. Pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził swojemu przedsiębiorstwu szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną (art. 114 i nast.).

Z punktu widzenia pracodawcy korzystne jest zawarcie z pracownikiem korzystającym z pojazdu służbowego umowy o powierzeniu mienia. Może ona w szczególności określać zasady używania samochodu, w tym obowiązek pozostawiania go na parkingu strzeżonym. W przypadku jej zawarcia pracownik ponosi odpowiedzialność materialną na podstawie przepisów o zaostrzonym rygorze (art. 124 i nast.). Z chwilą podpisania przez pracodawcę i zatrudnionego oświadczenia o przejęciu materialnej odpowiedzialności, po stronie kierowcy powstaje obowiązek sprawowania pieczy nad powierzonym mieniem. W takiej sytuacji, odpowiada on w pełnej wysokości za szkodę w nim powstałą i jego obowiązki są o wiele wyższe, niż te związane z powszechną koniecznością dbałości o dobro zakładu pracy i jego mienie.

Wydanie kluczyków

Musi być jednak spełniony warunek, że pracownik wyraził zgodę na ponoszenie odpowiedzialności i co ważne, mienie zostało mu powierzone prawidłowo. Zgoda użytkującego pojazd może wynikać zarówno wprost, jak i pośrednio z uzgodnienia rodzaju wykonywanych czynności zawodowych w umowie o pracę. Celem zawarcia umowy o powierzenie mienia jest wyeliminowanie ewentualnych sporów.

Zobacz też: Leasing: na co uważać przy zawieraniu umów?

Z kolei sposób jego przekazania jest zróżnicowany, głównie wedle jego rodzaju i czasu trwania obowiązku pieczy. W orzecznictwie podkreśla się, że dla skutecznego przejęcia pieczy nad mieniem powierzonym wystarcza już samo przeniesienie posiadania powierzanej rzeczy, co w praktyce polega na wydaniu kluczy pracownikowi. (Wyrok Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 24 czerwca 2009 r. II PK 286/2008).

Przyczyny niezależne

Sprawą odpowiedzialności pracownika za powierzone mu mienie w postaci pojazdu służbowego zajmował się również wielokrotnie Sąd Najwyższy. W wyroku Sądu Najwyższego (Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 24 czerwca 2009 r. II PK 286/2008) wskazano, że pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w mieniu powierzonym wskutek kradzieży przez nieznanych sprawców w takim zakresie, w jakim można zarzucić mu niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązku pieczy. Czyli np. parkowanie samochodu w miejscu niestrzeżonym.

Uwolnienie się od odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie jest możliwe jedynie wtedy, gdy pracownik wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych i nie mógł zapobiec zdarzeniu. Nawet przy dołożeniu należytej staranności przy wykonywaniu pracy (art. 124 § 3 K.P.). W szczególności dotyczy to sytuacji, kiedy pracodawca nie zapewnił warunków umożliwiających zabezpieczenie auta.

Kierowca ułatwił kradzież

Nie każda kradzież jest przyczyną szkody niezależną od pracownika. W kilku wyrokach Sądu Najwyższego (z dnia 14 maja 1998 r. I PKN 129/98, OSNAPiUS 1999/14 poz. 358 oraz z dnia 9 maja 2000 r. I PKN 621/99, OSNAPiUS 2001/20 poz. 612) wygłoszono pogląd, że „kradzież powierzonego mienia jest, co do zasady, okolicznością od pracownika niezależną, nie znaczy to jednak, że w takich razach nie ponosi on odpowiedzialności za szkodę w ogóle. Dla ustalenia obowiązku odszkodowawczego istotne jest bowiem czy i w jakim zakresie powstanie szkody - kradzież mienia - było przez niego zawinione”.

Jeżeli do kradzieży doszło w rezultacie przyczynienia się pracownika do powstania szkody, w szczególności, gdy nie zachował on elementarnej staranności w pieczy nad pojazdem, nie można przyjąć, że kradzież dokonana przez osoby trzecie była główną przyczyną powstania szkody. Bo przecież postępowanie kierowcy umożliwiło lub co najmniej ułatwiło kradzież. W kolejnym orzeczeniu dotyczącym art. 124 KP (wyrok SN z dnia 17 lutego 2004 r. I PK 304/2003, LexPolonica nr 419216), wskazano: pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w mieniu powierzonym wskutek kradzieży przez nieznanych sprawców w takim zakresie, w jakim można mu zarzucić niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązku pieczy. Według sądu, w „wypadku kradzieży powierzonego mienia sprawcą szkody jest osoba, która dokonała zaboru mienia, a między powstałą szkodą a zachowaniem tej osoby zachodzi związek przyczynowy”.

Jeżeli do kradzieży doszło w rezultacie przyczynienia się pracownika do powstania szkody, w szczególności, gdy nie zachował on elementarnej staranności w pieczy nad pojazdem, nie można przyjąć, że kradzież dokonana przez osoby trzecie była główną przyczyną powstania szkody.

Przydatny autoalarm

Nie oznacza to jednak, że pozwany pracownik nie może być nigdy uznany za sprawcę powstałej szkody. Sprawstwo pozwanego polega bowiem na zaniechaniu działań, przewidzianych przez pracodawcę, jako środek zabezpieczający przed kradzieżą, mianowicie nieprzestrzeganiu nakazu parkowania na parkingu strzeżonym (z odwołaniem do wyroku SN z dnia 9 lutego 1999 r. I PKN 566/98 OSNAPiUS 2000/6 poz. 226).

Należy jednak przytoczyć kolejne stanowisko Sądu Najwyższego - z wyroku z dnia 21 listopada 2006 r. II PK 69/2006 (OSNP 2007/23-24 poz. 351). „Wydanie przez pracodawcę zarządzenia nakazującego pracownikowi parkowanie powierzonego pojazdu wyłącznie na parkingach strzeżonych, bez jego wyposażenia w podstawowe zabezpieczenia (autoalarm, blokada skrzyni biegów), nie może być uznane za zapewnienie warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia”. Ograniczenie się pracodawcy do wydania zarządzenia, nakazującego pracownikom parkowanie pojazdu wyłącznie na parkingach strzeżonych, bez wyposażenia samochodu w autoalarm, czy blokadę skrzyni biegów, mających współcześnie charakter zabezpieczeń standardowych, nie może zostać uznane za zapewnienie przez firmę warunków umożliwiających w pełni ochronę auta.

Opodatkowane dojazdy

Zwrot kosztów dojazdów do pracy jest świadczeniem dodatkowym, które pracodawca może, lecz nie musi, przyznać pracownikom. W sytuacji jednak, gdy zdecyduje się na takie rozwiązanie, musi pamiętać, że jest ono opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zatrudniony obok wynagrodzenia może bowiem otrzymywać inne świadczenia związane z pracą, m.in. zwrot wydatków na dojazd do miejsca, w którym rozpoczyna czynności zawodowe albo zapewnienie transportu do siedziby firmy.

Zasady jak też forma zwrotu kosztów powinna być określona przepisami wewnętrznymi zakładu pracy, np. w regulaminie. Przedsiębiorstwo decydujące się na przyznanie swoim pracownikom takiego świadczenia może dokonać tego w sposób dowolny.

Zwrot kosztów dojazdów do pracy jest świadczeniem dodatkowym, które pracodawca może, lecz nie musi, przyznać pracownikom.

Wolne od opłaty

Przejazdy pracowników samochodem służbowym z domu do firmy mogą być uznane za wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych. Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 19 maja 2010 r. (nr IPPB2/415-168/10-2/AS), dotyczącej pracowników spółki z o.o. wykorzystujących pojazdy będące własnością firmy, do celów służbowych. Samochody powierzone zostały przedstawicielom handlowym oraz osobom pełniącym funkcje kierownicze. Miejsce parkowania udostępnianych aut znajdowało się wprost w miejscu zamieszkania pracownika (garaż będący własnością pracownika) lub w pobliżu jego domu na parkingu strzeżonym. Zasady wykorzystywania pojazdów firmowych uregulowano w obowiązującym w spółce regulaminie. Wspomniane zobowiązanie pracowników wynikało z faktu, że pracodawca nie jest w stanie zapewnić miejsc parkingowych dla wszystkich aut służbowych (z uwagi na brak takich miejsc).

Przejazdy pracowników samochodem służbowym na trasie pomiędzy wyznaczonym miejscem parkowania, a miejscem, w którym znajduje się siedziba spółki – o ile nie służą osobistym celom pracowników, lecz wykorzystywane są w ramach realizacji zadań służbowych - nie stanowią nieodpłatnego świadczenia (w rozumieniu przepisu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Zatem ich wartości nie można uważać za przychód pracowników ze stosunku pracy.

Gotowość do użytkowania

W argumentacji organów podatkowych kluczowy jest powoływany już wcześniej art. 124 Kodeksu Pracy, regulujący odpowiedzialność pracownika za szkody w mieniu powierzonym. Organ podatkowy uznał, że pracownicy dojeżdżający samochodami służbowymi z wyznaczonego miejsca parkowania do siedziby spółki (płatnika) oraz z siedziby spółki do wyznaczonego miejsca parkowania nie uzyskują przychodów ze stosunku pracy w postaci innego nieodpłatnego świadczenia. Dzieje się tak w sytuacji, gdy miejsce parkowania auta firmowego zostało im wyznaczone przez spółkę zgodnie z obowiązującym regulaminem. Sytuacja taka występuje, gdy przedsiębiorstwo (płatnik) nie dysponuje zabezpieczonym placem bądź garażem, w którym mógłby bezpiecznie parkować samochody stanowiące jego własność.

Organ podatkowy stwierdził w szczególności, że: „(…) przydzielenie samochodu służbowego, wynikające z charakteru pracy na danym stanowisku nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku służbowego, o ile samochód ten jest wykorzystywany w celach służbowych. W konsekwencji przejazdy „z” oraz „do” miejsca parkowania nie będą również generowały przychodu ze stosunku pracy. Stanowią one bowiem realizację celu służbowego, jakim jest dbałość o powierzone mienie spółki wyrażająca się poprzez parkowanie samochodu w miejscu gwarantującym w najwyższym możliwym stopniu jego bezpieczeństwo, a tym samym stałą gotowość do użytkowania i osiągania przychodu.

To nie przychód pracownika

Reasumując, przejazdy pracowników samochodem służbowym na trasie pomiędzy wyznaczonym miejscem parkowania, a miejscem, w którym znajduje się siedziba spółki – o ile nie służą osobistym celom zatrudnionych, lecz wykorzystywane są w ramach realizacji zadań służbowych - nie stanowią nieodpłatnego świadczenia (w rozumieniu przepisu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). A zatem ich wartości nie można uważać za przychód pracowników ze stosunku pracy. Spółką nie jest obowiązana do wystąpienia w roli płatnika podatku dochodowego w związku z dojazdami pracowników ‘do’ i ‘z’ miejsca wykonywania pracy”.