REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Regulamin użytkowania aut firmowych: jak go sporządzić?

 Flota Auto Biznes
FlotaAutoBiznes to motoryzacyjno-biznesowe czasopismo poświęcone zagadnieniom związanym z zarządzaniem samochodami w przedsiębiorstwach. Magazyn ukazuje się co dwa miesiące.
Mariusz Ratajczak
Auto firmowe a parking strzeżony: czy pracownik może za niego płacić? Fot. Volkswagen
Auto firmowe a parking strzeżony: czy pracownik może za niego płacić? Fot. Volkswagen

REKLAMA

REKLAMA

Niezwykle ważnym elementem prawidłowego funkcjonowania floty jest dobry regulamin użytkowania aut służbowych. Jak go sporządzić?

Dojazdy „służbówką”

Firmy stosują dwie ogólne zasady odnośnie użytkowania pojazdów służbowych. Można zezwolić pracownikom na korzystanie z nich do celów prywatnych lub potraktować tylko i wyłącznie jako narzędzie do wykonywania czynności zawodowych. Ma to wpływ na poszczególne zapisy w umowach, regulaminach. Zacznijmy od kwestii parkowania.

REKLAMA

Przepisy prawa pracy nie regulują miejsca postoju pojazdów służbowych. Tak więc pracodawca, który chce wprowadzić konieczność parkowania aut na parkingu strzeżonym powinien umieścić stosowną adnotację w regulaminie pracy, ewentualnie w zakresie obowiązków poszczególnych pracowników, czy też umowie o powierzeniu mienia.

Parking strzeżony z własnej kieszeni?

Tylko regulacje w wewnętrznych zarządzeniach pracodawcy pozwolą na jasne i niebudzące w danym przypadku wątpliwości, że obowiązek parkowania pojazdów na parkingach strzeżonych należy do zakresu obowiązku pracowników posługujących się samochodami służbowymi. Raczej nie ma przeszkód, by w wewnętrznych przepisach firma uzależniła możliwość dojazdu do domu, czy też korzystania z aut do celów prywatnych od pokrywania kosztów parkingu strzeżonego ze środków własnych kierującego. Nie można natomiast wymagać, by osoba, której przydzielono pojazd pokrywała z własnego budżetu opłaty za parking w toku podróży służbowej.

Zobacz też: Jak rozliczać czas pracy przedstawiciela handlowego

Kwestię zwrotu kosztów w tym przypadku reguluje bowiem art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.) K.P. Zgodnie z § 1 przepisu, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Odpowiedzialność za pojazd

REKLAMA

W celu określenia zasad odpowiedzialności pracownika za samochód służbowy należy odwołać się do reguł określonych w Kodeksie Pracy. Jednym z podstawowych obowiązków zatrudnionego jest dbałość o dobro zakładu pracy i ochrona jego mienia. Dotyczy to również samochodu służbowego. Zasady odpowiedzialności kierowcy za szkody wyrządzone pracodawcy podczas korzystania przez niego z pojazdu firmowego także określa KP. Pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził swojemu przedsiębiorstwu szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną (art. 114 i nast.).

Z punktu widzenia pracodawcy korzystne jest zawarcie z pracownikiem korzystającym z pojazdu służbowego umowy o powierzeniu mienia. Może ona w szczególności określać zasady używania samochodu, w tym obowiązek pozostawiania go na parkingu strzeżonym. W przypadku jej zawarcia pracownik ponosi odpowiedzialność materialną na podstawie przepisów o zaostrzonym rygorze (art. 124 i nast.). Z chwilą podpisania przez pracodawcę i zatrudnionego oświadczenia o przejęciu materialnej odpowiedzialności, po stronie kierowcy powstaje obowiązek sprawowania pieczy nad powierzonym mieniem. W takiej sytuacji, odpowiada on w pełnej wysokości za szkodę w nim powstałą i jego obowiązki są o wiele wyższe, niż te związane z powszechną koniecznością dbałości o dobro zakładu pracy i jego mienie.

Wydanie kluczyków

Musi być jednak spełniony warunek, że pracownik wyraził zgodę na ponoszenie odpowiedzialności i co ważne, mienie zostało mu powierzone prawidłowo. Zgoda użytkującego pojazd może wynikać zarówno wprost, jak i pośrednio z uzgodnienia rodzaju wykonywanych czynności zawodowych w umowie o pracę. Celem zawarcia umowy o powierzenie mienia jest wyeliminowanie ewentualnych sporów.

Zobacz też: Leasing: na co uważać przy zawieraniu umów?

Z kolei sposób jego przekazania jest zróżnicowany, głównie wedle jego rodzaju i czasu trwania obowiązku pieczy. W orzecznictwie podkreśla się, że dla skutecznego przejęcia pieczy nad mieniem powierzonym wystarcza już samo przeniesienie posiadania powierzanej rzeczy, co w praktyce polega na wydaniu kluczy pracownikowi. (Wyrok Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 24 czerwca 2009 r. II PK 286/2008).

Przyczyny niezależne

REKLAMA

Sprawą odpowiedzialności pracownika za powierzone mu mienie w postaci pojazdu służbowego zajmował się również wielokrotnie Sąd Najwyższy. W wyroku Sądu Najwyższego (Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 24 czerwca 2009 r. II PK 286/2008) wskazano, że pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w mieniu powierzonym wskutek kradzieży przez nieznanych sprawców w takim zakresie, w jakim można zarzucić mu niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązku pieczy. Czyli np. parkowanie samochodu w miejscu niestrzeżonym.

Uwolnienie się od odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie jest możliwe jedynie wtedy, gdy pracownik wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych i nie mógł zapobiec zdarzeniu. Nawet przy dołożeniu należytej staranności przy wykonywaniu pracy (art. 124 § 3 K.P.). W szczególności dotyczy to sytuacji, kiedy pracodawca nie zapewnił warunków umożliwiających zabezpieczenie auta.

Kierowca ułatwił kradzież

Nie każda kradzież jest przyczyną szkody niezależną od pracownika. W kilku wyrokach Sądu Najwyższego (z dnia 14 maja 1998 r. I PKN 129/98, OSNAPiUS 1999/14 poz. 358 oraz z dnia 9 maja 2000 r. I PKN 621/99, OSNAPiUS 2001/20 poz. 612) wygłoszono pogląd, że „kradzież powierzonego mienia jest, co do zasady, okolicznością od pracownika niezależną, nie znaczy to jednak, że w takich razach nie ponosi on odpowiedzialności za szkodę w ogóle. Dla ustalenia obowiązku odszkodowawczego istotne jest bowiem czy i w jakim zakresie powstanie szkody - kradzież mienia - było przez niego zawinione”.

Jeżeli do kradzieży doszło w rezultacie przyczynienia się pracownika do powstania szkody, w szczególności, gdy nie zachował on elementarnej staranności w pieczy nad pojazdem, nie można przyjąć, że kradzież dokonana przez osoby trzecie była główną przyczyną powstania szkody. Bo przecież postępowanie kierowcy umożliwiło lub co najmniej ułatwiło kradzież. W kolejnym orzeczeniu dotyczącym art. 124 KP (wyrok SN z dnia 17 lutego 2004 r. I PK 304/2003, LexPolonica nr 419216), wskazano: pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w mieniu powierzonym wskutek kradzieży przez nieznanych sprawców w takim zakresie, w jakim można mu zarzucić niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązku pieczy. Według sądu, w „wypadku kradzieży powierzonego mienia sprawcą szkody jest osoba, która dokonała zaboru mienia, a między powstałą szkodą a zachowaniem tej osoby zachodzi związek przyczynowy”.

Jeżeli do kradzieży doszło w rezultacie przyczynienia się pracownika do powstania szkody, w szczególności, gdy nie zachował on elementarnej staranności w pieczy nad pojazdem, nie można przyjąć, że kradzież dokonana przez osoby trzecie była główną przyczyną powstania szkody.

Przydatny autoalarm

Nie oznacza to jednak, że pozwany pracownik nie może być nigdy uznany za sprawcę powstałej szkody. Sprawstwo pozwanego polega bowiem na zaniechaniu działań, przewidzianych przez pracodawcę, jako środek zabezpieczający przed kradzieżą, mianowicie nieprzestrzeganiu nakazu parkowania na parkingu strzeżonym (z odwołaniem do wyroku SN z dnia 9 lutego 1999 r. I PKN 566/98 OSNAPiUS 2000/6 poz. 226).

Należy jednak przytoczyć kolejne stanowisko Sądu Najwyższego - z wyroku z dnia 21 listopada 2006 r. II PK 69/2006 (OSNP 2007/23-24 poz. 351). „Wydanie przez pracodawcę zarządzenia nakazującego pracownikowi parkowanie powierzonego pojazdu wyłącznie na parkingach strzeżonych, bez jego wyposażenia w podstawowe zabezpieczenia (autoalarm, blokada skrzyni biegów), nie może być uznane za zapewnienie warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia”. Ograniczenie się pracodawcy do wydania zarządzenia, nakazującego pracownikom parkowanie pojazdu wyłącznie na parkingach strzeżonych, bez wyposażenia samochodu w autoalarm, czy blokadę skrzyni biegów, mających współcześnie charakter zabezpieczeń standardowych, nie może zostać uznane za zapewnienie przez firmę warunków umożliwiających w pełni ochronę auta.

Opodatkowane dojazdy

Zwrot kosztów dojazdów do pracy jest świadczeniem dodatkowym, które pracodawca może, lecz nie musi, przyznać pracownikom. W sytuacji jednak, gdy zdecyduje się na takie rozwiązanie, musi pamiętać, że jest ono opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zatrudniony obok wynagrodzenia może bowiem otrzymywać inne świadczenia związane z pracą, m.in. zwrot wydatków na dojazd do miejsca, w którym rozpoczyna czynności zawodowe albo zapewnienie transportu do siedziby firmy.

Zasady jak też forma zwrotu kosztów powinna być określona przepisami wewnętrznymi zakładu pracy, np. w regulaminie. Przedsiębiorstwo decydujące się na przyznanie swoim pracownikom takiego świadczenia może dokonać tego w sposób dowolny.

Zwrot kosztów dojazdów do pracy jest świadczeniem dodatkowym, które pracodawca może, lecz nie musi, przyznać pracownikom.

Wolne od opłaty

Przejazdy pracowników samochodem służbowym z domu do firmy mogą być uznane za wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych. Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 19 maja 2010 r. (nr IPPB2/415-168/10-2/AS), dotyczącej pracowników spółki z o.o. wykorzystujących pojazdy będące własnością firmy, do celów służbowych. Samochody powierzone zostały przedstawicielom handlowym oraz osobom pełniącym funkcje kierownicze. Miejsce parkowania udostępnianych aut znajdowało się wprost w miejscu zamieszkania pracownika (garaż będący własnością pracownika) lub w pobliżu jego domu na parkingu strzeżonym. Zasady wykorzystywania pojazdów firmowych uregulowano w obowiązującym w spółce regulaminie. Wspomniane zobowiązanie pracowników wynikało z faktu, że pracodawca nie jest w stanie zapewnić miejsc parkingowych dla wszystkich aut służbowych (z uwagi na brak takich miejsc).

Przejazdy pracowników samochodem służbowym na trasie pomiędzy wyznaczonym miejscem parkowania, a miejscem, w którym znajduje się siedziba spółki – o ile nie służą osobistym celom pracowników, lecz wykorzystywane są w ramach realizacji zadań służbowych - nie stanowią nieodpłatnego świadczenia (w rozumieniu przepisu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Zatem ich wartości nie można uważać za przychód pracowników ze stosunku pracy.

Gotowość do użytkowania

W argumentacji organów podatkowych kluczowy jest powoływany już wcześniej art. 124 Kodeksu Pracy, regulujący odpowiedzialność pracownika za szkody w mieniu powierzonym. Organ podatkowy uznał, że pracownicy dojeżdżający samochodami służbowymi z wyznaczonego miejsca parkowania do siedziby spółki (płatnika) oraz z siedziby spółki do wyznaczonego miejsca parkowania nie uzyskują przychodów ze stosunku pracy w postaci innego nieodpłatnego świadczenia. Dzieje się tak w sytuacji, gdy miejsce parkowania auta firmowego zostało im wyznaczone przez spółkę zgodnie z obowiązującym regulaminem. Sytuacja taka występuje, gdy przedsiębiorstwo (płatnik) nie dysponuje zabezpieczonym placem bądź garażem, w którym mógłby bezpiecznie parkować samochody stanowiące jego własność.

Organ podatkowy stwierdził w szczególności, że: „(…) przydzielenie samochodu służbowego, wynikające z charakteru pracy na danym stanowisku nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku służbowego, o ile samochód ten jest wykorzystywany w celach służbowych. W konsekwencji przejazdy „z” oraz „do” miejsca parkowania nie będą również generowały przychodu ze stosunku pracy. Stanowią one bowiem realizację celu służbowego, jakim jest dbałość o powierzone mienie spółki wyrażająca się poprzez parkowanie samochodu w miejscu gwarantującym w najwyższym możliwym stopniu jego bezpieczeństwo, a tym samym stałą gotowość do użytkowania i osiągania przychodu.

To nie przychód pracownika

Reasumując, przejazdy pracowników samochodem służbowym na trasie pomiędzy wyznaczonym miejscem parkowania, a miejscem, w którym znajduje się siedziba spółki – o ile nie służą osobistym celom zatrudnionych, lecz wykorzystywane są w ramach realizacji zadań służbowych - nie stanowią nieodpłatnego świadczenia (w rozumieniu przepisu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). A zatem ich wartości nie można uważać za przychód pracowników ze stosunku pracy. Spółką nie jest obowiązana do wystąpienia w roli płatnika podatku dochodowego w związku z dojazdami pracowników ‘do’ i ‘z’ miejsca wykonywania pracy”.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moto
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
MAN stworzy ciężarówkę z napędem wodorowym. hTGX nie będzie miał ogniwa paliwowego. On będzie spalać wodór

Nowa ciężarówka MAN hTGX zadebiutuje w 2025 r. Będzie to pojazd wyposażony w silnik spalinowy. Jego paliwem stanie się wodór. Ciągnik ma mieć zastosowanie specjalne. Czemu jednak MAN nazywa go pojazdem bezemisyjnym?

Jak podróżować z przyczepą kempingową? Jak się przygotować na taki wyjazd?

Pokój hotelowy z widokiem na jezioro i wraz z serią osobistych drobiazgów? Proszę bardzo! To jednak z zalet podróżowania z przyczepą kempingową. Sezon na takie wyjazdy właśnie w Polsce startuje. Warto zatem podpowiedzieć, jak kierowca może się do niego przygotować.

Wielkie zmiany dla kierowców w Gliwicach, Częstochowie i Tomaszowie Mazowieckim. Obejmą m.in. DTŚ

Rząd szykuje wielkie zmiany dla kierowców. Wyznaczył odcinki dróg w Gliwicach, Częstochowie i Tomaszowie Mazowieckim, które stracą status dróg krajowych. Nowelizacja, która wejdzie w życie 1 stycznia 2025 r., obejmuje m.in. legendarną Drogową Trasę Średnicową. Szlaki te wyjdą spod zarządu GDDKiA. Co to oznacza?

Nowy zakład bieżnikowania opon w Polsce. Handlopex wykorzysta technologię Bridgestone

Handlopex uruchamia zakład bieżnikowania opon używanych w Kleszczelach. Ten każdego roku rocznie będzie produkował ok. 12 000 opon bieżnikowanych w technologii Bandag. Technologii Bandag, która została opracowana przez Bridgestone.

REKLAMA

1,4 mld zł na autobusy z KPO. Nowy nabór dofinansuje nie tylko zakup autobusów elektrycznych

Ministerstwo infrastruktury ogłasza drugi nabór w konkursie autobusowym. Dostępna jest pula 1 403,5 mln zł. Za tą kwotę z KPO ma zostać sfinansowany zakup 372 autobusów. I nie muszą być one zeroemisyjne.

Kolejne podwyżki dla kierowców. Po cichu zmieni się stawka za psychotesty. Co z badaniami lekarskimi i przeglądami?

Do listy zmian, którą można zatytułować "seria podwyżek dla kierowców", spokojnie da się dopisać kolejną. Ministerstwo zdrowia planuje właśnie zmianę ceny badań psychologicznych. Ta wzrośnie o jedną trzecią. Ile zapłacą kierowcy? I kiedy stawka wzrośnie?

Test: Nissan Ariya e-4ORCE 394 KM. To hot-SUV o napędzie elektrycznym

Elektryczny SUV nie kojarzy się z emocjami? Pomyślicie tak tylko dlatego, że jeszcze nigdy nie jeździliście prawie 400-konną Ariyą. Z tym autem niewiele modeli sportowych ma szansę podczas startu spod świateł. A to nie koniec jej zalet.

Wielki potencjał zielonej logistyki, na który długo jeszcze poczekamy [ESG w logistyce 2024-2030]

REKLAMA

Będą nowe stawki za badania psychologiczne kierowców

Ministerstwo Zdrowia chce podnieść stawkę za badania psychologiczne kierowców. Aktualna stawka obowiązuje już dekadę. Ile ma wynosić nowa?  

Polski rynek ze wzrostami sprzedaży w 2024 r. Auta osobowe drożeją, a dostawcze... tanieją

Blisko 50 tys. fabrycznie nowych aut osobowych. Na tyle został wyceniony rynek w Polsce w marcu. Lider? Ten jest tylko jeden. Pozycję zachowuje Toyota.

REKLAMA