Czas pracy przedstawiciela handlowego: jak go rozliczyć?

Pracodawcy, zatrudniając przedstawicieli handlowych, często nie organizują dla nich stanowiska pracy w siedzibie firmy. Pracownicy tego szczebla zaś, z racji specyfiki wykonywanych czynności, korzystają z udostępnionych im przez firmę samochodów. W przypadku wykonywania obowiązków służbowych na tak zorganizowanym stanowisku pracy, często może dochodzić do sytuacji, w której przedstawiciel handlowy w danym dniu nie zjawia się w siedzibie swojego pracodawcy, a bezpośrednio po opuszczeniu domu przystępuje do realizacji zadań.

Handlowiec a kierowca

Tak ukształtowana praktyka może rodzić wiele istotnych wątpliwości co do sposobu rozliczania czasu pracy takiego pracownika. Podstawowym zagadnieniem wymagającym rozstrzygnięcia jest pytanie, czy do przedstawicieli handlowych posługujących się w swoich czynnościach zawodowych samochodem służbowym należy stosować przepisy dotyczące czasu pracy kierowców. Aktem prawnym regulującym te kwestie jest ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Obejmuje ona swoją regulacją przede wszystkim kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. Jej postanowienia należy stosować do wszystkich osób wykonujących zawód kierowcy, niezależnie od rodzaju prowadzonego pojazdu.

Zobacz też: Urazy nóg i rąk a zakaz prowadzenia samochodu służbowego

Ustawa o czasie pracy kierowców zasadniczo określa czas pracy osób wykonujących przewóz drogowy*. Pod pojęciem przewozu drogowego** należy rozumieć każdą podróż odbywaną w całości lub części po drogach publicznych przez pojazd z ładunkiem lub bez, używanym do przewozu osób lub rzeczy.

W doktrynie i orzecznictwie uznaje się, że przepisów nie stosuje się do osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy prowadzących pojazdy służbowe, jednak na stanowiskach innych niż kierowcy. Przedstawiciele handlowi, pomimo tego, że znaczną część swojego czasu pracy poświęcają na podróże pojazdami firmowymi, kierowcami w rozumieniu ustawy więc nie są. Co za tym idzie, na pracodawcy zatrudniającym handlowca nie ciążą dodatkowe obowiązki przewidziane przez przepisy ustawy o czasie pracy kierowców, w szczególności związane z zapewnieniem dodatkowych przerw w wykonywaniu obowiązków służbowych.  

Podróż typowa i nietypowa

Odrębną kwestią jest rozliczenie czasu pracy w przypadku, gdy w związku z wykonywaniem przez przedstawiciela handlowego obowiązków pracowniczych przekroczone zostaną dotyczące go normy czasu pracy. Zasadniczo czas podróży służbowej pracownika, przekraczający obowiązujący go czas pracy, nie może być zaliczany do czasu pracy w godzinach nadliczbowych.

Typowa podróż służbowa charakteryzuje się tym, że w ramach obowiązków pracownika stanowi ona zjawisko o charakterze nadzwyczajnym, wyjątkowym. Czas podróży z założenia nie musi i nie ma być racjonalnie wykorzystany do wykonywania pracy w interesie podmiotu zatrudniającego, a w każdym razie pracownik nie jest zobowiązany do jej wykonywania.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego*** wskazuje, że w odniesieniu do przedstawicieli handlowych, których praca polega na samodzielnym organizowaniu czasu pracy tak, aby odwiedzić jak największą ilość placówek handlowych, stosuje się koncepcję tzw. nietypowej podróży służbowej. W przeciwieństwie do podróży typowej polega ona w decydującej mierze na permanentnym ruchu z jednego miejsca w drugie, w ramach wykonywania zajęć stanowiących obowiązek pracowniczy. Stanowi tym samym integralny element sposobu wykonywania czynności zawodowych w ramach swoistego „ruchomego” miejsca, stanowiska pracy, a co za tym idzie jest w całości kwalifikowana jako czas pracy.

Należy się wynagrodzenie

Tak realizowane obowiązki służbowe wchodzą tym sposobem w zakres pojęcia nietypowej  podróży służbowej, w całości stanowiącej czas pracy****, za który pracownikowi należy się wynagrodzenie. Czasem pracy w rozumieniu tego przepisu jest bowiem okres, kiedy pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Zobacz też: Czy możemy ubezpieczyć mienie (np. laptop) pozostawione w aucie flotowym?

Dla spełnienia przesłanki pozostawania w dyspozycji pracodawcy w rozumieniu tego przepisu wymagane jest, aby przebywał on (był fizycznie obecny) w zakładzie pracy lub innym miejscu, które zgodnie z intencją pracodawcy zostało wyznaczone do wykonywania czynności zawodowych. W sytuacji zatem, kiedy podróż przedstawiciela handlowego wiąże się z fizyczną obecnością w miejscu wykonywania pracy, nawet jeśli zostało ono określone poprzez wyznaczenie stosownego obszaru geograficznego, uznaje się, że pozostaje on przez ten czas w dyspozycji pracodawcy.

* Pojęcie „przewozu drogowego” zdefiniowane zostało przez przepisy rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniające rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85.

** W rozumieniu rozporządzenia nr 561/2006.

*** Wyrok z dnia 27 stycznia 2009 r., II PK 140/08

**** W rozumieniu art. 128 par. 1 k.p.,