Samochód prywatny do celów służbowych: jak rozliczyć koszty?

Przyjęcie tego modelu wymaga odpowiedniego uregulowania rozliczeń, tak aby korzyści osiągane przez pracodawcę nie nosiły znamion bezpłatnego świadczenia ze strony pracownika. Rodzić może to odpowiedzialność cywilną jak i podatkową. Warto zatem zapoznać się z przyjętymi w polskim prawie zasadami takich rozliczeń oraz ich konsekwencjami podatkowymi.

I. Zasady rozliczeń

Sposób obliczania kosztów korzystania z samochodu do celów służbowych uzależniony jest od zakresu używania tego pojazdu *. Pracownik może bowiem używać pojazdu prywatnego w jazdach lokalnych (np. dojazdy do pracy) lub w celu odbycia podróży służbowej (delegacje).

1. Jazdy lokalne

Zgodnie z rozporządzeniem o stawkach (źródło przytaczamy pod tekstem) zasady zwrotu kosztów używania samochodu służbowego do jazd lokalnych powinny być określone w umowie zawartej między pracownikiem a pracodawcą o używanie pojazdu do celów służbowych. Firma ma możliwość refundowania zatrudnionemu kosztów używania auta do jazd lokalnych na dwa sposoby: przyznając miesięczny ryczałt lub rozliczając się z pracownikiem według faktycznie przejechanych przez niego kilometrów (tzw. „kilometrówka”).

Ryczałt

Aby pracownik otrzymał zwrot kosztów w postaci ryczałtu miesięcznego, a pracodawca był zobowiązany do jego wypłacenia, strony musi łączyć stosowna umowa cywilnoprawna. Nie ma obowiązku zawierania jej na piśmie, może to równie dobrze być umowa ustna. Należy jednak pamiętać, że w przypadku ewentualnego sporu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą lub też sporu pracodawcy z organami podatkowymi, dla celów dowodowych zasadne jest sporządzenie takiego porozumienia na piśmie.

Zobacz też: Instalacja LPG w aucie firmowym: czy warto?

Zgodnie ze wspomnianym wyżej rozporządzeniem o stawkach, zwrot kosztów w postaci ryczałtu następuje co miesiąc, a obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu oraz miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Miesięczny limit ustalany zostaje przez pracodawcę, jednak nie może przekroczyć określonej w rozporządzeniu maksymalnej wartości, uzależnionej od liczby mieszkańców miasta lub gminy, w którym zatrudniony jest pracownik:

- 300 km - do 100 000 mieszkańców,

- 500 km - 100 001 - 500 000 mieszkańców,

- 700 km - ponad 500 000 mieszkańców.

Powyższe limity mogą zostać podwyższone dla pojazdów używanych w służbie leśnej (1500 km) oraz służbach ratowniczych (3000 km).

Stawki maksymalne za 1 kilometr, na podstawie których pracodawca dokonuje zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów używania prywatnego samochodu, uzależnione są od pojemności skokowej pojazdu i wynoszą odpowiednio:

- dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

- dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Podstawą obliczenia kwoty podlegającej zwrotowi jest składane przez pracownika co miesiąc pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych. Powinno ono wskazywać między innymi pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny, a także określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności oraz ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. W przypadku ryczałtu wysokość zwrotu zmniejsza się bowiem o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w pracy, w tym podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin, oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

„Kilometrówka”

Pracownik może również umówić się z pracodawcą, że rozliczenie jazd lokalnych będzie odbywało się na podstawie faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów. Ustalenie przebiegu samochodu będzie wówczas następować na podstawie prowadzonej przez pracownika szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, z uwzględnieniem wykonanych jazd (data wyjazdu, cel wyjazdu, skąd - dokąd jechano, ilość faktycznie przejechanych kilometrów) oraz przemnożeniem faktycznie przejechanych kilometrów przez ustaloną w umowie stawkę za 1 kilometr.

2. Podróże służbowe (delegacje)

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej pojazdem nie stanowiącym własności pracodawcy**. W tym wypadku zwrot kosztów następuje w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu o stawkach.

II. Konsekwencje podatkowe

1. Pracownicy

a) jazdy lokalne

Zgodnie z ustawą o podatku od osób fizycznych z dnia z dnia 26 lipca 1991 r. (Dz.U. Nr 80, poz. 350; dalej: „Updof”) kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania przez nich pojazdów prywatnych do celów służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód (art. 12 ust. 1 Updof). Wyjątek stanowią jedynie zwroty takich kosztów wypłacane pracownikom Służby Leśnej i pracownicy Poczty Polskiej (art. 21 ust. 1 pkt 23b Updof).

Zobacz też: Urazy nóg i rąk a zakaz prowadzenia samochodu służbowego

Od wyżej wymienionych kwot nie potrąca się składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe***.

b) podróże służbowe

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - w tym zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym dla celów pracodawcy - są wolne od podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 16 Updof). Zwolnienie to przysługuje stosownie do wysokości wynikającej ze stawek maksymalnych określonych w rozporządzeniu stawkowym****. Również od tych kwot nie odprowadza się składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (§ 2 ust. 1 pkt 15 Rozporządzenia składkowego).

2. Pracodawcy

Zgodnie art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz.U. Nr 21, poz. 86; dalej: „Updop”) oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 Updof kosztu uzyskania przychodów nie stanowią wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby pracodawcy:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu

- określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (a więc stawki, o których mowa w Rozporządzeniu o stawkach).

Zatem w świetle obowiązujących przepisów wydatki poniesione na rzecz pracownika z tytułu zwrotu kosztów używania przez niego prywatnego samochodu do celów służbowych mogą stanowić koszt uzyskania przychodów pracodawcy jedynie w granicach stawek maksymalnych za 1 kilometr przebiegu. Mowa o nich w treści rozporządzenia o stawkach.

Podsumowanie

Zgodnie z rozporządzeniem o stawkach, w przypadku przejazdów lokalnych zwrot kosztów poniesionych przez pracownika następuje na podstawie umowy zawartej z pracodawcą. Może ona przewidywać dokonywanie zwrotu poprzez wypłatę miesięcznego ryczałtu niezależnie od przebiegu lub też rozliczenie według faktycznie przejechanych kilometrów, udokumentowanych w prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.

Zwrot kosztów z tytułu wykorzystania pojazdu prywatnego podczas podróży służbowej następuje na wniosek pracownika w wysokości uwzględniającej ilość faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawkę ustaloną za jeden kilometr przebiegu zgodnie ze stawkami maksymalnymi, o których mowa w rozporządzeniu o stawkach.

Kwota dokonanego zwrotu stanowi dla pracownika przychód, który objęty jest podatkiem od osób fizycznych, ale nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pracownik oraz pracodawca mogą umówić się, że stawki stosowane w ich wzajemnych rozliczeniach będą wyższe niż wynika to z rozporządzenia o stawkach. Należy jednak mieć na względzie, że firma może zaliczyć w poczet kosztów uzyskania przychodu jedynie kwotę nie wyższą niż wyliczona na podstawie stawek maksymalnych z rozporządzenia o stawkach. Od różnicy pomiędzy zwrotem w wysokości ustalonej z pracownikiem a zwrotem maksymalnym, wynikającym z wyżej wymienionego rozporządzenia, pracodawca zobowiązany jest także odprowadzić składki na ZUS.

Podstawy prawne:

• * Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2002r. Nr 27, poz. 271; dalej; „Rozporządzenie o stawkach”).
• ** Zgodnie z § 5 ust. 3 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. 236, poz. 1990; dalej: „Rozporządzenie o podróżach służbowych”).
• *** § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106; „dalej: „Rozporządzenie składkowe”).
• **** art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a Updof w związku z § 5 ust. 3 Rozporządzenia o podróżach służbowych; Dz. U. 236, poz. 1990.