Wyjazd samochodem służbowym na wakacje

Czy można wyjechać samochodem służbowym na wakacje?

Samochód służbowy to nie tylko narzędzie pracy, ale też pożądany benefit pozapłacowy, z którego można korzystać w celach prywatnych, np. podczas urlopu. Szacuje się, że zezwala na to aż 86% pracodawców^*. Z kolei 36% pracodawców pozwala bez ograniczeń używać firmowego auta w ten sposób, natomiast 64% kieruje się zasadą ograniczonego zaufania i wprowadza limity na korzystanie ze służbowego pojazdu^**. Zasady jazdy „po godzinach” są przeważnie precyzyjnie określone w dokumencie zwanym polityką flotową firmy.

Zobacz też: Czy można zaliczać w całości do kosztów wydatki na samochód służbowy, który pracownik parkuje w miejscu zamieszkania?

– Każdy pracodawca indywidualnie ustala zasady prywatnego korzystania przez pracowników z aut firmowych. Z punktu widzenia pracownika ważne jest, żeby już w momencie odbierania kluczyków wiedział, co może, a czego nie może robić z samochodem. Ta wiedza na pewno przyda mu się przed wyjazdem na wakacje, bo polityka flotowa firmy zawiera szczegółowe informacje dotyczące m.in. możliwości podróżowania za granicę, zasad pokrywania kosztów eksploatacji czy ubezpieczenia auta – mówi Dorota Sutor – Dyrektor Marketingu Grupy Masterlease.

Na czym najczęściej zależy pracodawcom i na co pozwalają swojej zmotoryzowanej kadrze?

Zobacz też: Czy pracodawca ma prawo monitorować samochód służbowy?

Wyjazd samochodem służbowym na wakacje za granicę

Zazwyczaj pracodawcy pozwalają na wyjazdy zagraniczne. O ile w Polsce do prywatnych podróży służbowym autem nie potrzeba odrębnego zezwolenia właściciela pojazdu, to za granicą taki dokument może okazać się niezbędny podczas rutynowej kontroli policji. Szczególnie wtedy, gdy firmowe auto jest przedmiotem leasingu, bo to leasingodawca, a nie kierujący, wpisany jest w dowodzie rejestracyjnym.

– Jeśli pracownik planuje wyjazd za granicę, powinien zgłosić ten fakt przełożonemu i podać pełną informację, przez jakie kraje będzie podróżował. Wtedy pracodawca zwraca się do leasingodawcy z prośbą o wydanie stosownego upoważnienia. A jeśli pracownik wybiera się do krajów, w których niezbędna jest zielona karta, powinien również poprosić o jej wydanie – wyjaśnia Dorota Sutor z Grupy Masterlease.

Zobacz też: Konsekwencje niezłożenia informacji podatkowej na temat auta służbowego

Ograniczenia w kosztach paliwa

Pracodawcy, chcąc ograniczyć wydatki na tankowanie auta w celach podróży prywatnych, wprowadzają też w tym zakresie pewne ograniczenia. Mogą prowadzić szczegółową ewidencję wyjazdów i określać limit paliwowy z podziałem na podróże służbowe i prywatne. Dlatego warto obliczyć, ile będzie kosztowało paliwo na podróż, którą planujemy i sprawdzić, czy mieścimy się w dopuszczalnej granicy. Jeśli nie, to resztę dopłacimy z własnej kieszeni.

Zobacz też: Aktualizacja informacji podatkowej o samochodzie służbowym: jak to zrobić?

Kto może prowadzić samochód służbowy podczas wyjazdu na wakacje?

W użytkowaniu każdego auta służbowego pojawiają się ograniczenia dotyczące prowadzącego samochód. Jeśli nawet zatrudniony może korzystać z pojazdu w celach prywatnych, nie znaczy to, że może on odstąpić je każdemu w dowolnym momencie. Przedsiębiorcy, podpisując z pracownikiem umowę, bardzo często zastrzegają, że tylko on może być kierowcą. Wówczas niezależnie, czy jest to członek rodziny czy kolega, któremu pożyczyło się auto na weekend, przy nieprzestrzeganiu tego zakazu można narazić się na odebranie prawa do użytkowania służbowego auta, a nawet otrzymać wypowiedzenie. Zdarza się jednak, że firmy już w umowie zezwalają pracownikowi na udostępnienie auta np. żonie, jednak w razie kolizji oboje odpowiadają za szkody na rzecz firmy.

Zobacz też: Czy należy doliczać ryczałt, gdy pracownik używa samochodu służbowego do celów prywatnych odpłatnie?

Wyjazd samochodem służbowym na wakacje – w razie wypadku

Koszty ubezpieczenia służbowego samochodu najczęściej pokrywa pracodawca, wykupując polisy OC i AC, które pokrywają wszystkie szkody, nawet te powstałe z winy pracownika.

– Z naszego doświadczenia wynika, że przedsiębiorcy, wybierając samochody dla swojej kadry, interesują się ofertami leasingowymi, które zawierają pełną obsługę floty, włącznie z ubezpieczeniem, serwisem i euro assistance, a nawet możliwość skorzystania z samochodów zastępczych w razie awarii. Dzięki temu zdejmują z głów swoich i pracowników obowiązki związane użytkowaniem i ubezpieczeniem floty – wyjaśnia Dorota Sutor z Grupy Masterlease.

Firma może jednak obciążyć pracownika kosztami, których nie pokrywa ubezpieczyciel, np. z powodu niedostarczenia dokumentów wymaganych do likwidacji szkód, ucieczki z miejsca wypadku czy też prowadzenia samochodu w stanie nietrzeźwym lub pod wpływem środków odurzających. Pracownik może zostać obciążony opłatami za naprawę samochodu również w sytuacji, gdy uległ on uszkodzeniu ewidentnie z winy kierowcy. Wyjeżdżając na wakacje należy też pamiętać, że w umowach autocasco zazwyczaj nie mieści się ochrona pozostawionego w samochodzie dobytku – np. elektroniki czy portfela. Warto też pamiętać, że firma leasingowa po stłuczce spowodowanej przez klienta, może naliczyć mu karę umowną ustaloną przy podpisywaniu umowy. Jest to związane z uruchomieniem procesu likwidacji szkody związanej z ubezpieczeniem AC.

Zobacz też: Czy pracownicy osiągają przychód z tytułu dojazdów służbowym samochodem z pracy do domu i z domu do pracy?

Użytkowanie służbowego samochodu w celach prywatnych to dziś dość powszechna praktyka. Taki dodatkowy bonus jest bardzo atrakcyjny, bo pozwala cieszyć się często dobrej klasy autem, a przy tym zaoszczędzić. Jadąc na urlop należy jednak pamiętać nie tylko o ekonomii, ale przede wszystkim zachować zdrowy rozsądek i trzymać się ustalonych z pracodawcą zasad, żeby w pełni cieszyć się wymarzonym urlopem.

• Źródło: http://www.karieramanagera.pl/hobby/auto-prezesa/samochod-sluzbowy-jako-pozaplacowy-motywator-pracownikow
  ^**„Inwigilacja pracownika czy monitoring pojazdu? – monitoring w polskich firmach.”, Flotis, 2011.

Źródło: Materiały Grupy Masterlease