Jak dobrać narzędzia informatyczne do zarządzania kadrami?

Wybór produktów w postaci systemów IT wspierających zarządzanie kadrami, powinien być ukierunkowany na dostosowywanie harmonogramów do zmiennego zapotrzebowania na wykonywane zadania i operacje, szczególnie jeśli zachodzą w magazynie, w transporcie albo dystrybucji. Najbardziej cenną korzyścią z zastosowania takiego wsparcia jest automatyzacja procesów w zakresie zarządzania wynagrodzeniami, oceny pracowników, a nawet dobór odpowiedniej umowy dla pracowników (często systemy zawierają dodatkowe opcje do obsługi umów cywilnoprawnych, działalności socjalnej, BHP). Pozostaje tylko pytanie, jak odpowiednio je dobrać, aby w pełni spełniały oczekiwania naszej organizacji?

Ile kosztuje system dla logistyki

Wielu przedsiębiorcom wydaje się, że wdrożenie systemów informatycznych w zakresie HRM pociąga za sobą ogromne koszty, ale jest to błędne myślenie. Podstawowym pytaniem jakie należy sobie zadać jest - czy rozwijać rozwiązania wewnątrz firmy, czy skorzystać z outsourcingu usług? Ten dylemat powstaje podczas wyboru rozwiązania do obsługi każdej działalności w firmie. Z kolei kiedy zdecydujemy się na rozwój rozwiązań wewnątrz firmy tu również do wyboru mamy dwie ścieżki, czyli inwestycja we własny dział IT, który przygotuje dedykowane rozwiązanie lub zakup rozwiązania na zewnątrz. W takim przypadku decyduje wielkość organizacji i zakres jej obszarów, które mają być obsługiwane przez narzędzia IT. 

- Granicą kosztów może być koszt utrzymania własnego rozwiązania technicznego i zespołu ludzkiego w porównaniu do kosztu usługi outsourcingowej. Należy jednak pamiętać, że w większości przypadków nawet przy wyborze ścieżki outsourcingowej rzadko możemy zrezygnować w 100proc. z własnego zespołu ludzkiego w obszarze działu HR - mówi Wojciech Romanowicz dyrektor działu opieki eksploatacyjnej HR UNIT4 TETA.

Wybór rozwiązania powinien być dokonywany na dziś, ale z uwzględnieniem potrzeb na jutro. Należy wybrać odpowiednio nie tylko model rozwiązania, ale również dostawcę, którego produkty podążają za rosnącymi potrzebami i wymaganiami. Często firmy, które dostarczają szeroki wachlarz produktów w zakresie systemów IT, również oferują outsourcing (zarówno outsourcing HRM jak i outsourcing IT). Wówczas taka firma jest w stanie doradzić potencjalnemu klientowi optymalne rozwiązanie biorąc pod uwagę nie tylko wielkość i strukturę organizacji, ale również jego zaawansowane potrzeby biznesowe.

Jaki system? Gotowy czy "szyty na miarę"

Jeśli zdecydujemy się już na zakup narzędzi, trzeba podjąć decyzję - wdrożyć gotowe, zunifikowane rozwiązania, czy "szyć jest na miarę" a więc zakupić narzędzia dedykowane tylko naszej firmie?
- Ani pierwsza ani druga opcja nie jest optymalna. Przy zakupie gotowych rozwiązań musimy dostosować organizację do systemu, co nie zawsze jest możliwe. Jeśli zastosujemy rozwiązania szyte na miarę to będziemy właścicielami rozwiązania idealnie dopasowanego do naszej organizacji, ale niestety nie będziemy mogli skorzystać z ogólnej wiedzy, która jest zaszyta w gotowych rozwiązaniach. To ogranicza też elastyczność systemu - radzi Wojciech Romanowicz z UNIT4 TETA. 

---

Kadry w logistyce

Trzeba pamiętać, że w obszarze HRM jest wiele zagadnień takich jak np. naliczanie podatków, urlopów, zasiłków ZUS, czy sprawozdań GUS, które są dokładnie określone w przepisach i ciężko w tych obszarach przygotować dedykowane rozwiązanie. Z drugiej strony są procesy związane z obiegami dokumentacji personalnej w firmie, rozwojem pracowników, ocenami, które zawsze wymagają dostosowania. Dlatego przy wyborze zarówno systemu i dostawcy należy zwrócić uwagę na kompleksowość rozwiązania, aby zapewnić firmie dalsze możliwości rozwoju bez konieczności poszukiwania kolejnych dostawców i tworzenia wielu interfejsów.

Czyli należy się zastanowić, co jest korzyścią dla naszej firmy. Czy bierzemy pod uwagę tylko czynniki finansowe, czy również pozamaterialne. Jak zapewnia ekspert, korzyści możemy znaleźć właśnie w optymalizacji pracy pracowników, którzy będą uczestniczyć w tych samych procesach co dotychczas, wykorzystując dodatkowo zaawansowane narzędzia IT.