Jak uzyskać certyfikat AEO (upoważnionego przedsiębiorcy) ?

Co to jest AEO?

Przypomnijmy Autohorised Ekonomic Operators AEO (upoważniony przedsiębiorca), wg dokumentu wydanego przez Komisję Europejską w Brukseli 29 czerwca 2007 (Taxud 2006/1450 „Upoważnieni Przedsiębiorcy – wytyczne”) jest to przedsiębiorca, który jest wiarygodny w całej Wspólnocie w zakresie swoich operacji celnych i w związku z tym przysługuje mu prawo do uzyskania korzyści na obszarze wspólnoty.

Uzyskanie tego statusu szczególne znaczenie ma dla przewoźników, spedytorów, agencji celnych, czyli wszystkich podmiotów, które świadczą usługi związane z przewozem towarów na rzecz importerów i eksporterów.

Wymogi jakie należy spełnić w celu uzyskania statusu AEO

Chcąc uzyskać status upoważnionego przedsiębiorcy, należy spełnić szereg wymogów, takich jak:

1. posiadanie odpowiedniego systemu księgowego, który jest zgody z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości stosowanymi przez państwo członkowskie, w którym prowadzona jest księgowość i który ułatwia kontrolę celną, opartą na audycie;

2. umożliwienie organowi celnemu fizycznego i elektronicznego dostępu do ewidencji;

3. posiadanie systemu logistycznego odróżniającego towary wspólnotowe od niewspólnotowych;

4. posiadanie struktury administracyjnej, która jest zgodna z rodzajem i wielkością prowadzonej działalności oraz która jest odpowiednia do zarządzania przepływem towarów;

5. posiadania systemu kontroli wewnętrznej zdolnego do wykrywania nielegalnych lub nieprawidłowych transakcji;

6. posiadanie odpowiednich procedur archiwizacji ewidencji przedsiębiorstwa i informacji oraz procedur ochrony przed utratą danych;

7. zapewnienie, że pracownicy mają świadomość konieczności powiadamiania organów celnych w każdym przypadku, gdy zostaną wykryte trudności związane z przestrzeganiem przepisów oraz ustanowienie odpowiednich kontaktów służących informowaniu organów celnych o wystąpieniu takich zjawisk;

8. posiadanie odpowiednich środków technologii informatycznej zabezpieczających system teleinformatyczny przed nieuprawnionym dostępem oraz zabezpieczającym dokumentację wnioskodawcy;

9. posiadanie udokumentowanej wypłacalności (oznacza dobrą sytuacje finansową, która umożliwia wnioskodawcy regulowanie jego zobowiązań stosownie do rodzaju prowadzonej przez niego działalności gospodarczej); musi być udokumentowana na przestrzeni 3 lat.

Jakie dokumenty są wymagane przy składaniu wniosku o AEO

Przedsiębiorca starający się o uzyskanie statusu upoważnionego przedsiębiorcy (AEO) powinien złożyć w Izbie Celnej wniosek wraz z następującymi dokumentami:

1. potwierdzenie prowadzenia działalności gospodarczej, tj. wyciąg z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej,

2. zaświadczenie o niekaralności przedsiębiorcy (w przypadku gdy jest to osoba prawna lub stowarzyszenie sprawdzeniu podlegają wszystkie osoby kierujące przedsiębiorstwem),

3. wykaz stałych przedstawicieli prawnych do spraw celnych, z których usług korzysta w momencie składania wniosku oraz oświadczenie o ich niekaralności,

4. oświadczenie, iż w stosunku do niego nie jest prowadzone postępowanie upadłościowe lub likwidacyjne w związku z ogłoszeniem upadłości, 

5. kwestionariusz samooceny,

6. procedury obowiązujące u przedsiębiorcy, dokument polityki bezpieczeństwa informacji obowiązujący i funkcjonujący w firmie przedsiębiorcy.

Jak Izba Celna prowadzi postępowanie sprawdzające?

1. przestrzeganie wymogów celnych. Sprawdzane są informacje z okresu ostatnich trzech lat, czy przedsiębiorca nie naruszył przepisów regulujących obrót towarowy z zagranicą. Sprawdzana jest również organizacja wewnątrz przedsiębiorstwa pod kątem czy istnieją procedury, mechanizmy pozwalające na unikniecie w przyszłości (lub minimalizacje) ewentualnych nieprawidłowości,

2. czy istnieją odpowiednie systemy zarządzania ewidencjami handlowymi, transportowymi, które to umożliwią właściwą kontrolę celną. Kontrolą objęte są zarówno procedury wprowadzania danych do elektronicznych ewidencji jak również bezpieczeństwo samych baz danych (zabezpieczenia przed możliwością dostępu dla osób nieuprawnionych),

3. czy przedsiębiorca może udokumentować swoją wypłacalność, tzn. badana jest jego kondycja finansowa, sprawozdanie finansowe oraz to czy na bieżąco reguluje swoje zobowiązania,

4. spełnienie odpowiednich standardów bezpieczeństwa i ochrony, tj. wprowadzenie odpowiednich norm bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie, ochrona stref takich jak miejsca załadunku, rozładunku towarów.

Jakie są rodzaje świadectw AEO oraz korzyści związane z uzyskaniem statusu AEO

Istnieją trzy rodzaje świadectw AEO, o których uzyskanie można się starać: I - AEOC uproszczenie celne, II – AEOS bezpieczeństwo i ochrona, III – AEOF uproszczenie celne/bezpieczeństwo i ochrona.

Korzyści dla przedsiębiorcy związane z posiadaniem statusu AEO są następujące:

1. posiadacz świadectwa AEO podlega mniejszej liczbie kontroli fizycznych i kontroli dokumentów niż inni przedsiębiorcy;

2. priorytetowe traktowanie przesyłki w przypadku wytypowania do kontroli – przeprowadzenie kontroli poza kolejnością;

3. możliwość wyboru przez przedsiębiorcę miejsca kontroli, na wniosek przedsiębiorcy i po uzgodnieniu z organem celnym;

4. możliwość składania mniejszej ilości danych na potrzeby przywozowej/wywozowej deklaracji skróconej (dotyczy świadectwa AEOS i AEOF);

5. możliwość uprzedniego powiadomienia przez organy celne o wytypowaniu przesyłki do kontroli (dotyczy świadectwa AEOS i AEOF);

6. szybszy i łatwiejszy dostęp do uproszczeń określonych w art. 14b ust 1 RWKC;

7. priorytetowa obsługa zgłoszeń celnych;

8. priorytetowa obsługa przez organy celne wszelkich wniosków;

9. specjalne miejsca obsługi w organach celnych dla posiadaczy AEO.

Świadectwo AEO wywiera skutki dla przedsiębiorcy w ciągu 10 dni roboczych po jego wydaniu.

Jest ono uznawane we wszystkich krajach UE oraz ma nieograniczony okres ważności.

Należy pamiętać o tym, iż organy celne po wydaniu przedsiębiorcy świadectwa AEO monitorują spełnianie przez przedsiębiorcę warunków i kryteriów do uzyskania i posiadania statusu upoważnionego przedsiębiorcy.