Jak poprawić funkcjonowanie polityki flotowej?

Jak poprawić funkcjonowanie polityki flotowej - etap pierwszy

Na etapie wdrażania rozwiązań regulujących kwestie flotowe, należy właściwie przygotować dokument wyjaśniający zasady przyznawania pojazdu służbowego, biorąc pod uwagę dział firmy i zajmowane stanowisko. W dokumencie należy określić parametry pojazdu - markę, model, pojemność silnika, czy też typ. Dodatkowo istotne są terminy wymian i dostaw samochodów. Bardzo często określa się również budżet, w ramach którego pracownik może wybrać auto dla siebie.

Następnie, należy doprecyzować zasady użytkowania pojazdu, a więc .in.: określić zasady wykonywania wymaganych przeglądów, jak również napraw gwarancyjnych oraz pozagwarancyjnych. Warto opisać też proces wymiany opon. Należy uwzględnić także zasady użycia kart paliwowych oraz wytyczne dotyczące tankowania (np. określić limit na paliwo, doprecyzować zasady tankowania w weekendy czy wskazać sieć stacji benzynowych). Warto również ustalić możliwość skorzystania z usług assistance oraz z samochodu zastępczego, jak również określić wartość udziałów własnych w ubezpieczeniu AC, wyjaśnić procedurę zgłaszania szkód oraz podać listę dostępnych warsztatów. Dodatkowo, do ustalenia pozostaje kwestia mycia i sprzątania pojazdu - gdzie należy wykonywać te usługi, jak często oraz w jakim zakresie.

Zobacz też: Samochód służbowy, a urlop

Jak poprawić funkcjonowanie polityki flotowej - reguły korzystania z aut flotowych

Niezbędne w budowaniu polityki flotowej jest także określenie obowiązków kierującego oraz reguł korzystania z pojazdu służbowego. Należy przy tym uwzględnić konieczność posiadania przez kierowcę stosownych uprawnień. Istotne jest również określenie zasad użytkowania pojazdu do celów prywatnych, reguł dotyczących opłacania mandatów oraz opłat parkingowych. W polityce flotowej bardzo często pojawiają się również paragrafy zawierające procedurę zgłaszania i akceptacji wyjazdów zagranicznych, reguły bezpieczeństwa związanie z użytkowanym pojazdem oraz zakres odpowiedzialności karnej i finansowej.

Uwzględniając powyższe elementy polityki flotowej, warto je odnieść do specyfiki danego przedsiębiorstwa, ponieważ każda firma ma inne potrzeby związane z użytkowaniem floty pojazdów. Kluczowe jest przestrzeganie przyjętych zasad, zarówno przez osoby odpowiedzialne ze flotę jak też przez samych użytkowników aut. Niewłaściwe przydzielenie pojazdów, niedotrzymanie terminów wymian czy inne błędy w zarządzaniu flotą mogą powodować nie tylko niezadowolenie wśród pracowników, ale także skutkować nieplanowanym wzrostem kosztów obsługi floty. Czas poświęcony na właściwe opisanie i zaprojektowanie zasad polityki flotowej z pewnością pozytywnie wpłynie na bezproblemowe funkcjonowanie tego obszaru w firmie.

Zobacz też: Samochód służbowy - korzyści i obowiązki

Tekst: Bartosz Olejnik, Dyrektor Sprzedaży Carefleet S.A.