Jak odzyskać VAT naliczony od towarów lub usług nabytych przez firmy zagraniczne w Polsce

Chodzi tu o firmy, zarówno z Państw Członkowskich UE, jak i z państw trzecich, które nie mają w Polsce oddziału, przedstawicielstwa lub spółki zależnej – po prostu od czasu do czasu realizują projekty, które wymagają nabycia na terenie Polski towarów lub usług. Jednakże, kiedy chcą odzyskać VAT zawarty w fakturach na takie towary lub usługi, spotyka je „droga przez mękę” – procedury potrafią trwać do 24 miesięcy.

Bardzo dobrym przykładem z branży logistycznej jest sytuacja, gdzie zagraniczna firma dostarcza i montuje wyposażenie magazynów położonych w Polsce – płaci więc VAT w kraju siedziby od wystawionej przez siebie faktury. Jednakże realizacja montażu wymaga skorzystania z lokalnych podwykonawców, którzy wystawiają faktury jako podatnicy VAT w Polsce. Zagraniczna firma, po skończeniu projektu występuje do polskiego urzędu skarbowego o zwrot VAT naliczonego w fakturach wystawionych przez podwykonawców.

W teorii podatek VAT w skali UE powinien być neutralny dla przedsiębiorców, jednak w praktyce jest często inaczej – miesiące oczekiwania na zwrot VAT powodują, że zagraniczna firma faktycznie kredytuje polskiego fiskusa.

Rozwiązaniem takiej sytuacji, o czym firmy te często nie wiedzą, jest prosty i sprytny zabieg – otóż firma zagraniczna, nie posiadając oddziału lub przedstawicielstwa w Polsce, może się zarejestrować w Polsce jako tzw. czynny podatnik VAT w Polsce. Po spełnieniu kilku wymogów formalnych i przy niewielkich kosztach, będzie traktowana, z punktu widzenia polskiego podatku VAT, tak samo jak firma z siedzibą w Polsce – termin zwrotu VAT ulega wtedy skróceniu do średnio 2 – 3 miesięcy. Po zakończeniu projektu, można się wyrejestrować.

Istnieje jeszcze możliwość ustanowienia tzw. przedstawiciela podatkowego, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie przedstawiciela podatkowego. Przedstawicielem takim może zostać osoba fizyczna, osoba prawna bądź jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (posiadająca stałe miejsce zamieszkania lub siedzibę w Polsce), zarejestrowana jako czynny podatnik VAT, będący uprawnionym zawodowo do wykonywania doradztwa podatkowego lub usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, który jednocześnie przez ostatnie 24 miesiące terminowo rozliczał się z podatków i w tym samym czasie nie podlegał odpowiedzialności za przestępstwa skarbowe (dotyczy osób fizycznych, a w przypadku innych podmiotów – ich wspólników, członków władz zarządzających bądź głównego księgowego).

Dla ustanowienia przedstawiciela podatkowego konieczne jest zawarcie stosownej umowy w zwykłej formie pisemnej (od 1 kwietnia 2011 r. nie obowiązuje już wymóg aktu notarialnego). Jeden egzemplarz takiej umowy przekazywany będzie do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście, który dzięki temu będzie miał możliwość ewentualnego sprawdzenia podmiotu, ustanowionego przedstawicielem podatkowym.

W praktyce jednak przedstawicielstwo podatkowe często stwarza trudności i zagraniczne firmy nie zawsze są chętne, by z niego korzystać. Dodatkowo, barierą często jest też kwota VAT-u do odzyskania – w naszej ocenie, firmy uznają wszelkie działania za ekonomicznie uzasadnione, jeśli w grze jest kwestia odzyskania VAT-u na kwotę co najmniej kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Co ważne jednak, jeśli uwzględnić powyższe możliwości, firmy zagraniczne mogą w relatywnie szybki i niedrogi sposób rozwiązać problem z długotrwałym oczekiwaniem na zwrot VAT-u.