Dlaczego warto korzystać z elektronicznej faktury w usługach kurierskich?

Tego rodzaju usługa eliminuje potrzebę stosowania tradycyjnych faktur handlowych dzięki zintegrowaniu obsługi zleceń i przesyłek oraz przesyłaniu danych z faktur handlowych do urzędów celnych na całym świecie.

Korzystanie z opcji elektronicznej faktury nie jest sprawą skomplikowaną. Dostęp do niej może mieć każda firma, niezależnie od wielkości i branży w której działa. Usługa ta jest bezpłatna, a gwarancję dostępu zapewniają internetowe aplikacje wysyłkowe.

Przeczytaj także: Sprzedaż towaru i jego wysyłka za granicę przez firmę kurierską

Pierwszym krokiem w procesie aktywacji usługi jest założenie indywidualnego konta na stronie internetowej. W dalszym procesie rejestracji niezbędne są: identyfikator usługi, numer klienta, cyfrowy obraz papieru firmowego i cyfrowy obraz podpisu. Po zalogowaniu się na konto, klient powinien mieć przygotowane wszystkie te elementy.

W następnej kolejności, wyświetlony zostaje monit o zaakceptowanie porozumienia dotyczącego usługi faktura elektroniczna. Spełniając powyższe warunki, klient wybiera opcję elektronicznej faktury za pomocą używanego przez siebie systemu wysyłkowego, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. Od momentu rejestracji wysyłanie przesyłek z elektroniczną fakturą możliwe jest w ciągu 24 godzin.

---

Jedynym z wymogów koniecznych do skorzystania z usługi elektronicznej faktury jest cyfrowy obraz podpisu. Aby cały proces przebiegł sprawnie, obraz ten musi być zapisany w formacie GIF, JPEG lub TIFF w rozdzielczości 300 dpi. Element podpisu elektronicznego jest istotny z uwagi na zapewnienie bezpieczeństwa firmom.

Raz zatwierdzony zdecydowanie przyspiesza przepływ informacji. Chociaż cały proces rejestracji elektronicznej faktury jest bardzo prosty, w trosce o bezpieczeństwo, użytkownik usługi może zostać poproszony o potwierdzenie swojej tożsamości. Rejestracja może także wymagać uwierzytelnienia konta. W takim przypadku, konieczne jest podanie danych fakturowania.

W związku z tym, że usługa faktury elektronicznej dostępna jest zarówno w przypadku wysyłek paczkowych, jak i frachtu lotniczego, zróżnicowana jest ich integracja z systemami wysyłkowymi. W przypadku wysyłek paczkowych faktura elektroniczna zintegrowana jest ze wszystkimi obecnie używanymi systemami wysyłkowymi - w omawianym przypadku systemami UPS.

W ramach frachtu lotniczego można korzystać z niej za pośrednictwem aplikacji Internet Shipping i CampusShip, a od stycznia 2012 również poprzez UPS WorldShip.

W celu korzystania z elektronicznej faktury, klient musi jedynie wprowadzić dane o przesyłanych towarach do systemu wysyłkowego. Dzięki temu są one dostępne w formie elektronicznej i mogą zostać wykorzystane przy odprawie celnej, co zdecydowanie przyspiesza cały proces. Elektroniczna faktura zostaje wydrukowana podczas zgłaszania towaru do odprawy celnej.

Zalety elektronicznej faktury na przykładzie UPS:

• eliminuje konieczność dostarczania przez klientów w wersji papierowej oryginału i dwóch kopii faktury

• według danych UPS, skraca czas oczekiwania towarów w kontrolach celnych o 57%

• elektroniczna forma przechowywania dokumentów zmniejsza możliwość błędów czy niepełnej informacji

• techniczna strona usługi eliminuje możliwość dostarczenia niepełnej dokumentacji, co stanowi główną przyczynę opóźnień w przesyłkach międzynarodowych

• integracja procesu zamówienia, przygotowania przesyłek i przesyłania danych do faktur wpływa na wzrost wydajności, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów przez firmę

• ekologiczne rozwiązanie – przykładowo, przez 3 lata funkcjonowania

• e-faktury, firma UPS zaoszczędziła 250 mln arkuszy papieru