Business Process Reengineering - co to jest i kiedy się go stosuje?

Łańcuch dostaw dla wielu firm jest kluczowym elementem, przesądzającym o sukcesie firmy. Dlatego tak ważne jest, aby był on dobrze zaprojektowany i na bieżąco podlegał analizie efektywności. W dość zmiennym otoczeniu rynkowym zmiany procesów są nieuniknione i dotyczy to również łańcucha dostaw. Impulsów do przebudowy łańcucha dostaw może być wiele. Zgodnie z klasyczną definicją reinżynierii procesów biznesowych (Business Process Reengineering) powinny one podlegać całościowej analizie w celu przełomowej poprawy krytycznych dla firmy miar. W rzeczywistości bardzo często zmiany nie są tak głębokie i nie stosuje się aż tak kompleksowego podejścia. Często poszukuje się możliwości optymalizacji procesów, nazywając te działania reinżynierią procesów. Wśród krytycznych dla firmy miar mogą znajdować się między innymi koszty, jakość serwisu, szybkość i terminowość dostaw.

Jedną z najczęściej występujących przyczyn stosowania reinżynierii procesów jest konieczność ograniczenia kosztów. W sytuacji, w której spada konkurencyjność, a jej powodem jest zbyt wysoki, na przykład w porównaniu z konkurencją, koszt dostaw, nie pozostaje nic innego, jak poszukiwanie bardziej efektywnych rozwiązań. Innym powodem może być potrzeba weryfikacji i modyfikacji istniejących rozwiązań np. w sytuacji zmiany zakresu lub asortymentu produkcji. Taka sytuacja wymaga często zmiany dostawców, zapewnienia sprawnych dostaw do finalnych odbiorców i tym samym przeprojektowania istniejących rozwiązań. W ostatnim czasie dość częstym powodem przebudowy łańcucha dostaw są zmiany modelu funkcjonowania firm. Jak wiemy, na dzisiejszym rynku, na którym kluczowym elementem przesądzającym o sukcesie firmy jest gotówka, zdolność do jej generowania i wolne przepływy finansowe, menedżerowie poszukują efektywności w ograniczaniu kosztów stałych i inwestycji kapitałowych nie związanych z ich podstawową działalnością. 

Dla firm działających w modelu określanym jako "assets light" outsourcing nabiera kluczowego znaczenia. Jest on optymalnym rozwiązaniem, który może pogodzić efektywność procesową oraz kosztową. Przebudowa procesów nie jest łatwym zadaniem. Ponieważ każdy proces zazębia się z innymi, ważne jest aby w momencie decyzji o rozpoczęciu prac zaangażować wszystkich, na których procesy wprowadzania zmian mogą mieć wpływ. Bardzo częstym błędem, który prowadzi nie tylko do rozczarowania i frustracji, ale poważnych strat finansowych i wizerunkowych, jest wdrożenie zmiany bez analizy wpływu na inne procesy. Identyfikując potrzebę zmiany musimy zadbać o właściwy dobór grupy projektowej, której celem będzie doprecyzowanie obszarów zmian, opracowanie rozwiązania, zaplanowanie wdrożenia, testowanie nowego rozwiązania, komunikacja i ostateczna zmiana. Na etapie analizy procesu celem grupy projektowej nie powinno być wyłącznie określenie przebiegu procesu, ale przede wszystkim określenie potrzeb klientów danego procesu. Po dokładnym zdefiniowaniu aktualnego procesu i uwzględnieniu oczekiwań grupa przystępuje do projektowania nowego rozwiązania. W praktyce nowe rozwiązanie powinno być przygotowywane w oparciu o potrzeby w oderwaniu od obowiązującego modelu. Ważny elementem jest zaplanowanie testów i okresu pilotażowego. Takie podejście pozwala sprawdzić nowe rozwiązanie w porównaniu do istniejącego i w kontekście spełnienia oczekiwań. Na tym etapie grupa może dokonać zmian, które zdefiniowane zostaną jako słabości. Dokonując zmian należy zadbać o właściwą komunikację na każdym etapie. Często firmy nie zdają sobie sprawy z istoty komunikacji i zakresu jakiego powinna ona dotyczyć. Bardzo często w ramach dobrze przeprowadzonego procesu można zdefiniować inne obszary, które wzmacniają efekt zmian.

Przeprojektowanie łańcucha dostaw może zapewnić wiele korzyści. Mogą one dotyczyć luk między stanem pożądanym a rzeczywistym. Najważniejsze jest, aby organizacja, która przeprowadza proces reinżynierii, potrafiła zdefiniować cel i pożądany stan.
Outsourcing stał się bardzo popularny z wielu powodów. Korzyści, jakie oferuje, są różnorakie. W wielu przypadkach wykorzystanie rozwiązań outsourcingowych pozwala skoncentrować się na podstawowej działalności firmy, wykorzystującej swoje know how i kompetencje. W wielu przypadkach jest to rozwiązanie dużo bardziej efektywne kosztowo i zapewniające wysoką elastyczność. W obecnej sytuacji rynkowej outsourcing pozwala uzyskiwać przewagę konkurencyjną, a dla niektórych firm jest to rozwiązanie, które de facto zapewnia możliwość przetrwania trudnych czasów. Wybór modelu zarządzania łańcuchem dostaw oraz wykorzystywanych w procesie zasobów musi zawsze odpowiadać zdefiniowanym przez firmę potrzebom, prowadzić do realizacji celu i współgrać ze wszystkim procesami w ramach przedsiębiorstwa. Osoby odpowiedzialne za każdą zmianę, bez względu na to czy jest to drobna korekta czy też całościowa reinżynieria procesu, muszą dostrzegać wpływ jaki ich decyzja może mieć na funkcjonowanie firmy.

Tekst przygotowany przez ekspertów TNT Express