Dokumenty przewozowe, jak je przechowywać?

Dokumenty przewozowe, czy mogą być przechowywane w formie elektronicznej?

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorca świadczy usługi transportu międzynarodowego. W stosunku do tych usług stosuje stawkę podatku VAT w wysokości 0%. W związku z powyższym zobowiązany jest przechowywać dokumenty przewozowe. Z uwagi na dużą ilość gromadzonej dokumentacji zastanawia się nad odstąpieniem od przechowywania dokumentów przewozowych w formie papierowej. Chciałby przechowywać ww. dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej, np. dokumenty byłyby skanowane i zapisywane na nośnikach pamięci w formacie PDF. Ale czy przechowywanie dokumentów przewozowych w formie elektronicznej nie pozbawi go prawa do stosowania stawki 0% dla świadczonych przez niego usług transportu międzynarodowego.

Odpowiadając na to pytanie, przypomnijmy, iż w myśl z art. 83 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku od towarów i usług (zwanej dalej dalej ustawą o VAT) do usług transportu międzynarodowego stosuje się stawkę VAT w wysokości 0%. Przy czym przedmiotowe usługi podlegają opodatkowaniu obniżoną stawką podatku w wysokości 0% jedynie w sytuacji posiadania przez podatnika dokumentacji, o której mowa w art. art. 83 ust. 5 ustawy o VAT, a mianowicie w przypadku transportu:
1) towarów przez przewoźnika lub spedytora - list przewozowy lub dokument spedytorski (kolejowy, lotniczy, samochodowy, konosament morski, konosament żeglugi śródlądowej), stosowany wyłącznie w komunikacji międzynarodowej, lub inny dokument, z którego jednoznacznie wynika, że w wyniku przewozu z miejsca nadania do miejsca przeznaczenia nastąpiło przekroczenie granicy z państwem trzecim, oraz faktura wystawiona przez przewoźnika (spedytora), z zastrzeżeniem pkt 2;
2) towarów importowanych - oprócz dokumentów, o których mowa w pkt 1, dokument potwierdzony przez urząd celny, z którego jednoznacznie wynika fakt wliczenia wartości usługi do podstawy opodatkowania z tytułu importu towarów;
3) towarów przez eksportera - dowód wywozu towarów; dokumentami stanowiącymi dowód świadczenia usług transportu międzynarodowego są m.in. dokumenty przewozowe.

Przepisy dopuszczają elektroniczną formę przechowywać dokumentów przewozowych

W dalszej kolejności należy zauważyć, iż w ustawie o VAT brak jest regulacji odnoszącej się wprost do kwestii formy, w jakiej przechowywać należy dokumenty przewozowe, które stanowić mają dowód wykonania usług transportu międzynarodowego. Tym samym, przepisy te nie stanowią, że dokumenty przewozowe muszą posiadać wyłącznie formę papierową. W tym miejscu zasadnym jest przywołanie obowiązującej w prawie unijnym zasady proporcjonalności, która stanowi, że państwa członkowskie muszą zgodnie stosować środki, które umożliwiając im efektywne osiąganie danego celu, jednocześnie w jak najmniejszym stopniu zagrażają celom i zasadom wynikającym z odpowiednich przepisów wspólnotowych. Odnosząc powyższe na grunt stanu faktycznego będącego przedmiotem pytania czytelnika należy wskazać, iż wymóg dokumentowania wykonania usług transportu nie może być zbyt formalistyczny oraz zanadto uciążliwy dla podatnika. W konsekwencji należy uznać, że dopuszczalna jest każda forma dokumentu.

Podsumowując, w świetle aktualnego brzmienia przepisów ustawy o VAT za dozwolone należy uznać przechowywanie dokumentów przewozowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez jednoczesnego przechowywania ich w papierowej formie). Dokumentom przechowywanym w formie elektronicznej należy przypisać taką samą moc dowodową jaką posiadają dokumenty papierowe. Podatnik, który dysponuje jedynie elektroniczną formą dokumentów przewozowych, nie zostaje pozbawiony prawa do zastosowania w odniesieniu do wykonanych przez siebie usług transportu międzynarodowego stawki podatku VAT w wysokości 0%.

Tekst: Małgorzata Breda doradca podatkowy, kierownik zespołu podatku VAT w ECDDP Sp. z o.o.