Jakie elementy musi zawierać paragon dokumentujący wpłatę zaliczki?

Przepisy nie określają szczególnej treści dla paragonów dokumentujących otrzymane zaliczki. W związku z tym uznaje się, że tego rodzaju paragony powinny zawierać standardową treść określoną przepisami § 8 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących (w tym nazwę towarów lub usług, których dotyczy zaliczka). Paragony te mogą ponadto zawierać dodatkowe elementy, takie jak informację, że zo­stały wystawione w związku z otrzymaniem zaliczki, czy wskazanie kwoty pozostałej do zapłaty.

Zobacz też: Czy zakup używanej kasy rejestrującej uprawnia do odliczenia ulgi?

Zasady wystawiania (w tym treść) paragonów określają przepisy rozporządzenia w sprawie kas reje­strujących. Wynika z nich obowiązek wystawiania paragonów dokumentujących zaliczki. Jak bowiem stanowi § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia, otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należ­ności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

Niestety, przywołany § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących jest jedynym przepisem do­tyczącym wystawiania paragonów (dalej nazywanych paragonami zaliczkowymi) w związku z otrzymywa­niem zaliczek. Nie ma przepisów określających szczególną treść paragonów wystawianych w takich przy­padkach. Dlatego uznać należy, że paragony wystawiane w związku z otrzymywaniem zaliczek muszą zawierać standardową treść określoną przepisami § 8 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Ponad­to mogą (lecz nie muszą, gdyż nie ma przepisów określających taki obowiązek) zawierać dodatkowe infor­macje, takie jak oznaczenie, że dokumentują zaliczkę, czy wskazanie kwoty pozostałej do zapłaty.

Zobacz też: Czy można złożyć informację VAT-26 bez bezpiecznego podpisu elektronicznego?

Podatnik ma obowiązek zaewidencjonować na kasie fiskalnej otrzymaną zaliczkę. Musi to zrobić w chwili jej otrzymania.

Podkreślić przy tym należy, że na paragonach zaliczkowych nie należy zastępować nazwy towaru lub usługi określeniem „zaliczka", „zaliczka w stawce ...%" lub podobnym, ani numerem wystawionej również faktury zaliczkowej. Aktualna w tym zakresie pozostaje interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbo­wej w Katowicach z 18 czerwca 2010 r. (sygn. IBPP4/443-497/10/EJ), w której czytamy, że:

(...) w sytuacji prowadzenia sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności MF gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, dowodem dokumentującym dokonanie sprzedaży jest paragon fiskalny, a nie faktura zaliczkowa lub umowa zawarta z klientem. Dokument ten, jak wskazano powyżej, powinien zawierać nazwę usługi jednoznacznie ją identyfikującą. Natomiast umiesz­czenie w treści paragonu numeru faktury lub zamówienia, bez sformułowania, jakiego towaru i usługi dotyczy, nie jest wystarczające dla dokładnego określenia wymogu postawionego przez powołany prze­pis § 5 ust. 1 pkt 6rozporządzenia [obecnie wymogów określonych przepisami § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących - przyp. red.]. Tym samym nieprawidłowe jest stanowisko Wnioskodawczyni, iż zgodny z obowiązującymi przepisami jest paragon fiskalny zawierający tylko sformułowanie treści „zaliczka w stawce...%" oraz nr wystawionej do paragonu faktury.

Reasumując - paragony zaliczkowe mogą zawierać tylko standardowe dane wymagane dla paragonów fiskalnych. Mogą więc być pozbawione danych wskazujących, że są wystawiane w związku z otrzyma­niem zaliczki. Ze względów profilaktycznych warto jednak - o ile pozwalają na to względy techniczne - na paragonach zaliczkowych umieszczać dodatkowe elementy, takie jak informację, że wystawiane są w związku z otrzymaniem zaliczki, czy wskazanie kwoty pozostałej do zapłaty.

PODSTAWA PRAWNA: § 3 ust. 2 oraz § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. z 2013 r. poz. 363