Jak rozliczać koszty związane z samochodami zastępczymi?

Spółka z o.o. jest dealerem samochodów. Świadczy także usługi naprawy pojazdów.  Spółka nie posiada wystarczającej ilości własnych samochodów zastępczych więc je wynajmuje od innych firm, często tylko na kilka dni. Samochody te są udostępnianie klientom zależnie od charakteru napraw i umowy z klientem bądź odpłatnie, bądź bez dodatkowych opłat. Czy Spółka może zaliczyć wydatki z tytułu używania takich wynajętych samochodów, używanych przez klientów jako samochody zastępcze, do kosztów podatkowych, bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów?

Zasadą jest, że wydatki na eksploatację samochodów osobowych, które nie są składnikami majątku podatnika – mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu tylko jeżeli jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka).

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT), do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zobacz również: Czy samochód ciężarowy można jednorazowo wrzucić w koszty?

Natomiast zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT, przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd - dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za jeden kilometr przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz
- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Ile odliczysz VAT od samochodu i paliwa

W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Jednak w sytuacji gdy samochody osobowe są wynajmowane przez podatnika, a jednocześnie nie są przez niego używane, tylko przekazywane osobom trzecim (klientom) do używania – np. jako samochody zastępcze - nie jest możliwe prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów w sposób przewidziany w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.

Zobacz również: Jaki będzie podatek od środków transportowych w 2011 roku?

Dlatego też w takiej sytuacji - w okresie kiedy samochód jest w dyspozycji klienta - należy zaliczyć wydatki związane z używaniem samochodów do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Oznacza to, że nie ma w tym przypadku konieczności prowadzenia kilometrówki, aby móc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu koszty używania takich samochodów.

VAT 2011 - wszystkie zmiany w jednym miejscu

Tak samo interpretują tą sytuację organy podatkowe, czego przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 13 stycznia 2011 r. (nr IBPBI/2/423-36/11/CzP).