Jak dokonać zwrotu kosztów używania przez pracownika na rzecz pracodawcy samochodu prywatnego do jazd lokalnych?

Wysokość ryczałtu zależy od limitu przysługujących pracownikowi kilometrów oraz pojemności silnika sa­mochodu, którym jeździ. Ryczałt ulega pomniejszeniu o 1/22 za każdy dzień roboczy, w czasie którego samo­chód nie będzie przez niego używany służbowo.                        

Zobacz też: Czy można zaliczyć do kosztów zakup urządzeń GPS do samochodów wykorzystywanych przez pracowników?

Zwrot kosztów za jazdy lokalne prywatnym samochodem może być pracownikowi rekompensowany w po­staci ryczałtu (§ 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy). W tym przypadku należność dla pracownika oblicza się poprzez pomnożenie stawki za 1 km przebiegu pojazdu przez umówiony miesięczny limit kilometrów przeby­tych w związku z załatwianiem spraw służbowych. Maksymalne limity kilometrów zależą od:

• liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w którym pracownik jest zatrudniony, a także
• rodzaju służb, dla których pracownik wykonuje pracę. Kwoty ryczałtu przedstawiamy w tabeli poniżej.

Zobacz też: Czy koszty eksploatacji nierozliczone w ramach kilometrówki można rozliczyć w kolejnych latach?

TABELA. KWOTY RYCZAŁTU

Maksymalna wysokość miesięcznego limitu przebiegu	Kwota ryczałtu pieniężnego
	pojemność	pojemność silnika powyżej 900 cm3
	silnika do 900 cm3
300 km - w gminie lub mieście zatrudnienia pracownika o liczbie miesz­kańców do 100 tys.	156,42 zł	250,74 zł
500 km - w gminie lub mieście zatrudnienia pracownika o liczbie miesz­kańców ponad 100 tys. do 500 tys.	260,70 zł	417,90 zł
700 km - w gminie lub mieście zatrudnienia pracownika o liczbie miesz­kańców ponad 500 tys.	364,98 zł	585,06 zł
1500 km - dla osób pracujących w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych	782,10 zł	1 253,70 zł
3000 km - dla zatrudnionych w służbach ratowniczych i w innych właści­wych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej	1 564,20 zł	2 507,40 zł

Zobacz też: Czy przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów wydatek na zakup CB radia?

Otrzymanie przez pracownika ryczałtu każdorazowo powinno być poprzedzone złożeniem pisemnego oświadczenia, które musi zawierać oznaczenie pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny), wska­zanie liczby dni absencji pracownika w pracy w danym miesiącu spowodowanej niedyspozycją zdrowotną, urlopem, podróżą służbową lub inną przyczyną oraz informację o liczbie dni, w których właściciel pojazdu nie dysponował nim do celów służbowych.

Ryczałt ulega pomniejszeniu o 1/22 za każdy dzień roboczy, w którym pojazd nie był używany służbowo (np. pracownik w tym czasie świadczył pracę wyłącznie w domu) oraz nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu:

• choroby,
• urlopu,
• podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności.

Przy obniżaniu ryczałtu należy uwzględnić wyłącznie dni robocze, czyli takie, które są dla danego pracowni­ka pracujące, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy lub harmonogramem.

Zobacz też: Jak rozliczyć zakup samochodu z dodatkowym kompletem opon zimowych?

Aneta K. w ramach obowiązków pracowniczych korzysta ze swojego samochodu do wykonywania zadań służ­bowych. Otrzymuje ryczałt pieniężny w wysokości 417,90 zł (500 km * 0,8358 zł). W marcu 2015 r. odbyła po­dróż służbową, która trwała pięć dni roboczych. Obliczenie ryczałtu będzie wyglądać następująco: 417,90 zł : 22 = 19 zł 19 zł * 5 dni = 95 zł 417,90 zł - 95 zł = 322,90 zł

PODSTAWA PRAWNA: § 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością praco­dawcy - Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271