Czy można zaliczać do kosztów wydatki na samochody udostępniane pracownikom do celów prywatnych odpłatnie?

Tak, mogą Państwo zaliczać do kosztów wydatki związane z eksploatacją samochodów służbowych uży­wanych przez pracowników za odpłatnością również do celów prywatnych. Krajowa Informacja Podatkowa zaleca aby w takim przypadku w umowie zawartej z pracownikiem zawrzeć zapis, że ponoszona przez niego odpłatność pokrywa koszty zużytego do celów prywatnych paliwa.

W opisanym przez Państwa przypadku koszty używania samochodów służbowych pozostają w całości kosztami ponoszonymi w celu osiągnięcia przychodów, tj. częściowo kosztami ponoszonymi w celu osiąga­nia przychodów z działalności podstawowej Państwa firmy, zaś w pozostałej części kosztami ponoszonymi w celu osiągania przychodów z odpłatnego ich udostępniania pracownikom. Potwierdzają to organy podatko­we w udzielanych wyjaśnieniach. Przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 31 lipca 2014 r., sygn. IPTPB3/423-131/14-4/KJ, w której czytamy, że:

(...) skoro z tytułu odpłatnego udostępnienia dla potrzeb prywatnych samochodów służbowych pracownikom Spółka uzyskuje przychód z tytułu odpłatnego udostępnienia pracownikom samochodów służbowych, to wydatki ponoszone przez Spółkę związane z eksploatacją tych samochodów, jako ponoszone w celu osiągnięcia przychodu, stanowią koszt jego uzyskania.

Zobacz też: Od kiedy można amortyzować samochód zakupiony na raty?

Pracodawca umożliwia pracownikowi używanie do celów prywatnych osobowego samochodu służbowego. Z tego tytułu co miesiąc pracodawca potrąca z wynagrodzenia pracownika 300 zł. W styczniu 2015 r. pra­codawca poniósł koszty zakupu paliwa do samochodu w kwocie 580 zł netto oraz potrącił z wynagrodzenia pracownika 300 zł. Paliwo było wykorzystywane do jazd prywatnych i służbowych. W tej sytuacji pracodawca:

• do kosztów uzyskania przychodów stycznia może zaliczyć 580 zł tytułem kosztów zakupu paliwa do samochodu służbowego,
• do przychodów stycznia 2015 r. powinien zaliczyć przychód z tytułu wynagrodzenia za odpłatne udostęp­nienie pracownikowi samochodu do użytku prywatnego.

Zobacz też: Kiedy wspólność majątkowa wyklucza prawo do jednorazowej amortyzacji samochodu ciężarowego?

Dodać należy, że wskazane jest, aby wynagrodzenie pobierane od pracownika za używanie samochodu służ­bowego do celów prywatnych w przybliżeniu odpowiadało szacunkowym kosztom, które ponoszone są przez pracodawcę w związku z prywatnym wykorzystywaniem samochodu służbowego przez pracownika. W szczegól­ności należy unikać określania wynagrodzenia, o którym mowa, w symbolicznej wysokości, gdyż rodzi to ryzyko uznania przez organy podatkowe, że w istocie samochody są pracownikom udostępniane nieodpłatnie.

PODSTAWA PRAWNA: art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 251