Czy wystarczy prowadzić ewidencję, aby odliczyć 100% VAT naliczonego

Ewidencja przebiegu: czy jest konieczna do pełnego odliczenia podatku VAT?

Nowa firma posiada kilka samochodów, które zgłosiła informacją VAT-26. Czy prowadzenie ewidencji ich przebiegu jest wystarczające do dokonywania pełnych odliczeń od wydatków dotyczących tych samochodów?

Samo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów nie uprawnia Państwa do dokonywania pełnych odliczeń od wydatków dotyczących wskazanych samochodów. Konieczne jest również, aby zapewnili Państwo taki sposób wykorzystywania tych samochodów, który będzie wykluczał ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Prowadzenie ewidencji przebiegu jest jedynie uzupełniającym warunkiem dokonywania pełnych od­liczeń od wydatków dotyczących pojazdów samochodowych. Z punktu widzenia dokonywania takich odliczeń konieczne jest przede wszystkim, aby sposób wykorzystywania pojazdów samochodowych przez Państwa, zwłaszcza określony w ustalonych zasadach ich używania, wykluczał ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Ewidencja prowadzona przez Państwa dla tych pojazdów samochodowych ma zaś to tylko potwierdzać.

Oznacza to, że w przedstawionej sytuacji z punktu widzenia dokonywania przez firmę pełnych odliczeń nie wystarcza tylko samo prowadzenie ewidencji przebiegu samochodów. Konieczne jest również, aby firma obiektywnie zapewniła taki sposób wykorzystywania tych samochodów, który będzie wykluczał ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Zobacz też: Czy sprzedając samochód nabyty bez VAT, trzeba naliczyć podatek według stawki 23%?

Potwierdziło to również Ministerstwo Finansów w broszurze informacyjnej z 1 kwietnia 2014 r. pt. Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi. Przepisy nie precyzują jednak, w jaki sposób firma powinna to zapewnić. W wyjaśnieniach przeczytać można, że po­datnik:

^^^^ (...) może tego dokonać za pomocą wprowadzonych regulaminów, umów, zarządzeń wraz z pod- _MF jęciem dodatkowych działań zabezpieczających ich wykonanie. Działania te muszą być dostoso­wane do specyfiki działalności przedsiębiorstwa i sposobu używania dla jego celów pojazdów. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych po­jazdów np. przez pracowników (przykładowo celem dojazdu do swojego miejsca zamieszkania).

W dalszej części wyjaśnień Ministerstwo Finansów wskazało przykładowe okoliczności obiektywnie

potwierdzające brak możliwości użytku prywatnego. Do okoliczności takich należy:

• obowiązek zostawiania po godzinach pracy na parkingach przedsiębiorstwa pojazdów używanych przez pracowników, bez możliwości ich pobrania poza tymi godzinami, w tym w weekendy, na cele inne niż wyłącznie działalność przedsiębiorstwa,
• nadzór nad używaniem pojazdów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, przykładowo za pomocą GPS,
• w przypadku nabywania pojazdów przez podatnika, którego przedmiotem działalności jest odprzedaż tych pojazdów - brak rejestracji tych pojazdów, uniemożliwiający ich poruszanie się po drogach, a w przypadku ich rejestracji - brak możliwości użycia tych pojazdów do celów prywatnych; nie mogą to być zatem np. samochody demonstracyjne używane przez pracownika dealera do dojazdów do pracy,
• w przypadku nabywania pojazdów przez podatnika, którego przedmiotem działalności jest wynajem tych pojazdów - określenie reguł wykluczających użytek prywatny,
• używanie (w przypadku pojazdów tzw. lotniskowych) przez służby lotniska pojazdów do przemieszcza­nia się po płycie lotniska, bez możliwości opuszczania przez te pojazdy terenu lotniska.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312