Wynajem samochodu, a ewidencja przebiegu pojazdu

• Czy trzeba prowadzić ewidencję przebiegu dla samochodów przeznaczonych do leasingu lub wynajmu?

Począwszy od 1 kwietnia 2014 r. weszły w życie nowe reguły w zakresie odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, w świetle których przedsiębiorca wykorzystujący samochód wyłącznie do prowadzonej działalności, jest uprawniony do odliczenia 100% VAT. Warunkiem pełnego odliczenia VAT jest co do zasady prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz zgłoszenie samochodu na właściwego naczelnika urzędu skarbowego (na formularzu VAT - 26).

Jednakże obowiązek prowadzenia ewidencji i dokonania zgłoszenia nie dotyczy pojazdów przeznaczonych wyłącznie do oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, jeżeli wskazane czynności stanowią przedmiot działalności podatnika. 

Zobacz też: Czy szkolenia dla kierowców flotowych mają sens?

Czy trzeba prowadzić ewidencję przebiegu dla samochodów przeznaczonych do leasingu lub wynajmu?

Warto zwrócić uwagę, że wyłączenie obowiązku prowadzenia ewidencji dotyczy pojazdów przeznaczonych wyłącznie pod  wynajem, oddanie w leasing, dzierżawę itp. Należy to rozumieć w ten sposób, że ewidencji nie trzeba prowadzić w przypadku gdy samochód służy tylko do wynajmu (leasingu, dzierżawy). Nawet tymczasowe i krótkotrwałe przeznaczenie pojazdu do innych celów np. wykorzystanie w bieżącej działalności, powoduje, że powinność ewidencjonowania przebiegu nie zostaje wyłączona.

Należy także zauważyć, że samo przeznaczenie samochodu wyłącznie pod wynajem (leasing, dzierżawę) nie jest wystarczające dla wyłączenia obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Niezbędnym warunkiem jest także, aby wynajem (leasing, dzierżawa) stanowił przedmiot działalności podatnika.  

Zobacz też: Odszkodowanie z tytułu wypadku przy pracy dla pracownika. Skutki podatkowe.

Przykład

"Rent" Sp. z o. o. zajmuje się wynajmem samochodów osobowych na terenie Krakowa. Pojazdy, którymi dysponuje są przeznaczone wyłącznie pod wynajem - nie służą jakimkolwiek innym celom. Spółka może odliczyć 100% podatku VAT od wydatków ponoszonych w związku z samochodami. Na Spółce nie ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów  (Spółka nie musi także zgłosić samochodów na formularzu VAT - 26).

Przykład: Głównym przedmiotem działalności firmy "Skrzat" Sp. z o. o. jest dystrybucja zabawek dziecięcych. Pomocniczo, Spółka zajmuje się także wynajmem samochodów (wynajem samochodów jest przedmiotem działalności Spółki). Dnia 20 kwietnia 2014 r. Spóła nabyła samochód osobowy, który służył do bieżącej działalności i był wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych, w związku z czym przysługiwało pełne odliczenie VAT. Dla wskazanego pojazdu Spółka prowadziła ewidencję przebiegu pojazdu i złożyła informację na formularzu VAT - 26. Obecnie Spółka planuje przeznaczyć nabyty pojazd wyłącznie pod wynajem. W takim przypadku obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie zostanie wyłączony, z uwagi na fakt, że pojazd służył najpierw do bieżącej działalności, w związku z czym nie jest on przeznaczony wyłącznie do wynajmu. Spółka powinna w dalszym ciągu prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.      

Tekst: Magdalena Kozłowska, Konsultant Podatkowy w ECDDP Sp. z o. o.