Leasing czy dodatek samochodowy – co lepsze?

• Dodatek samochodowy – oszczędności i swoboda
• Auta służbowe – większa mobilność i oszczędność czasu
• Narzędzie pracy czy dodatek do pensji?
• Trzecia droga: ograniczenia w polityce flotowej

Rozwiązanie to, oprócz oszczędności dla firmy, ma też swoje wady. Dlatego przyjrzyjmy się bliżej tym dwóm formom zapewnienia pracownikom mobilności, żeby zobaczyć, jakie rozwiązanie będzie optymalne dla różnych firm.

Dodatek samochodowy – oszczędności i swoboda

Założeniem początkowym stosowania dodatku samochodowego do pensji jest to, że pracownik posiada swoje własne auto. Jeśli warunek ten jest spełniony, warto wskazać, że pracownik może korzystać z pojazdu zarówno w pracy, jak i po niej, nie skrępowany wewnętrznymi regulaminami firmy. W praktyce, dostaje on od pracodawcy comiesięczny dodatek w stałej wysokości, który może przeznaczyć na dojazdy z celach służbowych, w tym na paliwo i utrzymanie samochodu w dobrym stanie.

Innym rozwiązaniem może być pokrywanie przez firmę kosztu zakupu paliwa, w ramach wyznaczonego limitu lub ekwiwalent obliczany na podstawie przejechanego dystansu, nazywany „kilometrówką”. W każdym przypadku, dofinansowanie prywatnego samochodu pracownika może być dla firmy rozwiązaniem tańszym niż leasing. Jeśli więc pracownik korzysta z auta do celów służbowych stosunkowo rzadko i poziom kosztów poniesionych na te dojazdy jest niski, taki ryczałt może przynieść firmie oszczędności, a jednocześnie jego niewielka kwota będzie uzasadniona.

Drugą przewagą dodatku samochodowego jest duża dowolność pracownika w doborze marki, modelu i wyposażenia samochodu oraz brak skrępowania w używaniu go do dowolnych celów. W takim przypadku, użytkownik nie musi już prosić przełożonych o zgodę na wyjazd samochodem na wakacje, ponieważ należy on do niego, a przy tym interesy firmy również zostały zabezpieczone.

Auta służbowe – większa mobilność i oszczędność czasu

Z drugiej strony, również zapewnienie pracownikom samochodów służbowych ma swoje zalety, szczególnie, jeśli korzysta ona z leasingu lub z jego odmiany nazywanej wynajmem długoterminowym (and. full service leasing, FSL), która dodatkowo zapewnia usługi zarządzania flotą.

Okazuje się, że leasing również może być źródłem oszczędności. Wynika to m.in. z korzyści podatkowych, a mianowicie z faktu, że raty leasingowe stanowią koszt uzyskania przychodu, co obniża firmowy podatek dochodowy CIT. Dodatkowo, wynajem długoterminowy pozwala efektywnie zarządzać pojazdami, ponieważ poddostawca w postaci firmy flotowej może, ze względu na swoją specjalizację i skalę działalności, negocjować dla swoich klientów atrakcyjne rabaty z producentami i dealerami, warsztatami i stacjami obsługi czy z ubezpieczycielami.

Co więcej, w ramach FSL zewnętrzna firma przejmuje od kierowców i opiekuna floty po stronie klienta wszelkie czynności zarządcze i wykonawcze związane z obsługą pojazdów, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na generowaniu przychodu dla swojej firmy.

---

Dodatkowo, auto będące w posiadaniu pracodawcy może skłaniać do lepszego wywiązywania się ze swoich obowiązków służbowych, wymagających podróżowania. W przypadku dodatku do prywatnego auta, łatwo wyobrazić sobie sytuacje, w których pracownik będzie mniej chętny, żeby podróżować nim na kolejne spotkania służbowe. Czemu miałby eksploatować pojazd, który jest jego prywatną własnością, skoro może skorzystać z innych rozwiązań? W skrajnych przypadkach może to prowadzić nawet do przypadków, kiedy pracownicy w ogóle nie będą korzystać z samochodu w pracy, a nadal będą pobierać na niego dodatek.

Wreszcie, co równie ważne, należy pamiętać, że pracownicy często po prostu oczekują samochodu służbowego. Traktują go oni jako świadczenie będące dodatkiem do wynagrodzenia, a niekiedy jako wyznacznik statusu. Jeśli go zabraknie lub firmowe auto nie będzie na poziomie porównywalnym do konkurencji, może się okazać, że będzie to czynnik decydujący o odejściu cennego pracownika z firmy.

Narzędzie pracy czy dodatek do pensji?

Moim zdaniem, wybierając pomiędzy leasingiem i dodatkiem samochodowym, poza analizą częstotliwości użytkowania pojazdu, należy zastanowić się, do czego służy on pracownikowi. Jeśli jest jednym z podstawowych narzędzi jego pracy, których używa na co dzień, lepszym rozwiązaniem będzie zapewne leasing lub FSL.

Szczególnie ten ostatni zapewnia pracownikom maksymalną mobilność, dzięki rozwiązaniom, takim jak samochody przedkontraktowe i zastępcze, assistance czy ogólnopolska sieć stacji serwisowych. Z drugiej strony, jeśli samochód jest tylko dodatkowym świadczeniem, którego celem jest motywacja, lepszym rozwiązaniem może być dodatek samochodowy, pod warunkiem, że jest to wybór pracownika. Wtedy, ma on wolną rękę, jeśli chodzi o wybór i sposób korzystania z samochodu, a firma może obniżyć koszty.

Odnosząc ten sam problem do rangi pracownika, dla tych „szeregowych”, takich jak np. przedstawiciele handlowi, którzy z zasady są mniej samodzielni i zorganizowani, najprawdopodobniej lepszym wyjściem będą auta służbowe. Natomiast menedżerowie mogą chętniej wybierać dodatek do własnego samochodu.

---

Trzecia droga: ograniczenia w polityce flotowej

Ponieważ oba rozwiązania – leasing pojazdów służbowych i dodatek samochodowy – mają swoje wady, proponowałbym przedsiębiorcom rozważyć jeszcze jedno wyjście, które może okazać się „salomonowym”. Polega ono na zapewnieniu samochodów służbowych przy jednoczesnym ograniczeniu ich używania po pracy. Dzięki temu firma może mieć pewność, że pracownik nie będzie wahał się używać auta przy dojeździe w sprawach służbowych, a jednocześnie ograniczy wydatki.

Cel ten można osiągnąć poprzez odpowiednie sformułowanie polityki flotowej. Może ona zawierać różnorakie ograniczenia oraz mechanizmy przerzucające część kosztów na kierowcę. Wśród nich mogą znaleźć się zasady dotyczące maksymalnej ilości refundowanego paliwa, na przykład w formie limitów środków dostępnych na kartach paliwowych. Innym rozwiązaniem są ograniczenia w tankowaniu, które może odbywać się np. tylko w dni pracujące, lub w obszarach, po jakich kierowca ma prawo się poruszać.

Popularnym rozwiązaniem jest też ustalenie udziału własnego kierowcy w szkodzie, którą spowodował, które pozwoli ograniczyć koszty napraw lub zbić wysokość składek ubezpieczeniowych. Wreszcie, ważne jest też zobowiązanie pracownika do dbania o stan samochodu, za którego zużycie, po przekroczeniu „standardowego” poziomu wynikającego ze standardowego, zgodnego z przeznaczeniem użytkowania, odpowiada finansowo. Należy jednak przy tym pamiętać, że takie rozwiązania tylko częściowo wychodzą naprzeciw oczekiwaniom pracowników, dotyczącym możliwości używania samochodu służbowego do prywatnych celów.

Jak widać, wyjść z sytuacji jest wiele, a wybierając pomiędzy leasingiem i ryczałtem samochodowym dla pracowników należy rozważyć wiele szczegółowych kwestii i wyważyć pomiędzy interesem firmy i pracowników. Prawdopodobnie nie ma gotowych rozwiązań, które będą dobre dla wszystkich, a decyzje każdej z firm będą uzależnione od specyfiki jej działalności. Aby decyzje te były podjęte w sposób optymalny, zachęcam do korzystania z pomocy doświadczonych konsultantów z firm flotowych.