Zwrot towarów - Jak to zorganizować

Usługi zwrotne umożliwiają zainicjowanie odbioru, a tym samym dają kontrolę nad procesem zwrotu od samego początku. Po otrzymaniu zlecenia kurier przyjedzie we wskazane miejsce, umieści etykietę zwrotną na paczce, która ma zostać zwrócona i zabierze przesyłkę do dalszej dystrybucji.

Podstawowym elementem, na którym opiera się proces zwrotów, jest opatrzona kodem kreskowym etykieta zwrotna. Umożliwia ona nadanie przesyłek, monitorowanie zwracanych towarów, a także zapewnia dotarcie przesyłek do miejsca docelowego.

Etykieta taka generowana jest przez Klienta, który jest odbiorcą przesyłki lub stroną trzecią i można ją przygotować i dostarczyć do Nadawcy na dwa sposoby:

• Elektroniczna etykieta zwrotna – etykieta wysyłana jest do klienta (zwracającego towar) pocztą elektroniczną. Klient może następnie wydrukować etykietę, dołączyć ją do paczki i zlecić jej odbiór UPS.

• Drukowana etykieta zwrotna – etykieta zwrotna może być wcześniej wydrukowana i dołączona do nadawanej przesyłki lub wysłana oddzielnie. Po jej otrzymaniu klient dołącza ją do paczki i zleca odbiór UPS.

Rozbudowaną ofertę usług zwrotnych stanowią usługi kontraktowe. Pozwalają one na realizację specjalnych potrzeb charakterystycznych dla branży reprezentowanej przez klienta. Usługi kontraktowe opracowane są z myślą o pilnych zwrotach lub przesyłkach o wysokiej wartości.

Przykładami rozszerzenia podstawowej oferty w przypadku UPS są usługi UPS Returns® Exchange i UPS Returns® Pack&Collect. W przypadku tej pierwszej, kurier dostarcza towar na wymianę, odbierając jednocześnie zwracany produkt. Cały proces usprawniany jest dzięki ponownemu wykorzystaniu opakowania towaru. Klient ma możliwość jego stałego monitorowania.

W usłudze UPS Returns Pack and Collect – zapewniona jest możliwość odbioru zwracanych towarów z określonego miejsca i w dogodnych ramach czasowych. Kurier pojawia się ze specjalnie zaprojektowanym opakowaniem, sprawdza czy zwracany towar jest tym, który ma zostać oddany, a następnie towarzyszy klientowi podczas pakowania.

Jak przygotować przesyłkę zwrotną? 

Użytkownik przygotowujący przesyłkę zwrotną może to zrobić np. poprzez konto klienta na stronie www. Etapy przygotowania przesyłki obejmują: 

• Wprowadzenie danych adresowych i informacji o płatnościach. Firma UPS umożliwia kilka opcji uiszczenia opłaty za wysyłkę zwrotną. Jej koszty może pokrywać nadawca, odbiorca lub trzeci płatnik.

• Przekazanie informacji o paczce. Istotne jest by były one jak najbardziej precyzyjne. Należy unikać określeń ogólnych, takich jak dokumenty czy materiały drukowane.

• Nadanie numeru referencyjnego. Pozwala monitorować przesyłkę zwrotną zarówno użytkownikowi, jak i firmie. Powstaje przy użyciu wartości, cyfr czy liter określonych przez firmę

• Nadanie przesyłki zwrotnej – w ramach nadania możliwe jest również powiadomienie o przesyłce drogą mailową. Opcja taka realizowana jest poprzez wprowadzenie adresów email oraz wiadomości, które zostaną wysłane po wejściu przesyłki zwrotnej do systemu UPS.

Usługi zwrotne zarządzane przez klientów

Automatyzacja zwrotów pozwala klientom na składanie zleceń zwrotnych na firmowej witrynie. Konsumenci otrzymują tym samym dostęp do systemu obsługi zwrotów. Podobnie jak w przypadku innych usług, możliwe jest stałe monitorowanie bieżącej lokalizacji zwrotu. 

• Klient składa zamówienie zgodne z zasadami obowiązującymi w firmie
• Etykieta zwrotna dostępna jest w przeglądarce lub przez pocztę elektroniczną
• Klient drukuje i przykleja etykietę, a paczkę ze zwracanym towarem dostarcza pod wskazany adres lub przekazuje bezpośrednio kurierowi.

Korzyści wynikające z usług zwrotnych:

• Budowa przewagi konkurencyjnej – dzięki sprawnemu i szybkiemu przetwarzaniu przesyłek zwrotnych.
• Wzrost zysków firmy dzięki skutecznemu zarządzaniu zwrotami.
• Większa sprzedaż możliwa do uzyskania dzięki poprawie relacji z klientem.
• Lepsza kontrola nad kosztami zwrotów.
• Dopasowanie do potrzeb klienta: elastyczne terminy zwrotów, wygoda zwrotów.
• Stała kontrola nad procesem zwrotu dzięki narzędziom monitorującym.
• Ochrona środowiska – niższa emisja CO2 dzięki mniejszej liczbie wyjazdów kuriera.