Jak sprawdzić kontrahenta w branży TSL?

• Na początek publiczny rejestr gospodarczy i praktyczne informacje
• Rejestry zadłużonych. To naprawdę cenne źródło informacji
• Sprawdź, czy kontrahent jest VAT-owcem
• Kontrahenta może też sprawdzić wyspecjalizowana firma
• Ile kosztuje raport uzyskany z "wywiadowni"?
• Wywiad gospodarczy na własną rękę. Co sprawdzić?
• Ważną informacją może być nawet... OC przewoźnika lub spedytora

Transcash już w 2023 roku przeprowadził badanie dotyczące weryfikacji kontrahentów zagranicznych przez firmy z sektora TSL. Ponad 70 proc. ankietowanych przyznało, że to robi, jednak głównym źródłem wiedzy okazały się opinie i rekomendacje. Nieoficjalne źródła to jednak za mało, by mówić o rzetelnej weryfikacji. By mówić o pewności, że wykonanie usługi zakończy się otrzymaniem zapłaty za nią.

Na początek publiczny rejestr gospodarczy i praktyczne informacje

Publiczne rejestry gospodarcze dostarczają podstawowych informacji na temat firm zarejestrowanych na terenie Polski. Korzystanie z nich jest bezpłatne, ale wymaga czasu, a nierzadko – pewnej wprawy i znajomości procedur. Informacji o spółkach prawa handlowego dostarcza Krajowy Rejestr Sądowy. Dane na temat jednoosobowych działalności gospodarczych i wspólnikach spółek cywilnych gromadzi Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG), a szerzej o spółkach cywilnych informuje REGON, czyli Rejestr Gospodarki Narodowej.

We wspomnianych bazach można odnaleźć podstawowe dane identyfikujące firmę, takie jak data wpisu i ewentualnego wykreślenia z rejestru, dane osób zarządzających, wysokość kapitału zakładowego, informacje o procesie likwidacji i przekształceniach, podziale czy połączeniu, a także o wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego restrukturyzacyjnego lub naprawczego.

Wszystkie wspomniane rejestry umożliwiają przeszukiwanie ich zasobów za pośrednictwem stron internetowych, a wiele z nich pozwala również na wgląd do wybranych dokumentów, w tym firmowych sprawozdań finansowych.

Rejestry zadłużonych. To naprawdę cenne źródło informacji

Przydatnym źródłem wiedzy o kontrahencie może być również Krajowy Rejestr Zadłużonych, który gromadzi informacje na temat ujawnionych postępowań upadłościowych, restrukturyzacyjnych, zakazach prowadzenia działalności gospodarczej oraz postępowaniach egzekucyjnych. Jego zawartość można przeglądać na portalu publicznym KRZ, gdzie znajduje się wyszukiwarka podmiotów widniejących w rejestrze. Giełda wierzytelności Transcash, jest z kolei poświęcona wyłącznie długom firm z branży TSL.

Za jego odpowiednik w sektorze prywatnym uznać można giełdy wierzytelności – również bezpłatne i ogólnodostępne. Są prowadzone przez firmy windykacyjne i zawierają dane o konkretnych długach i dłużnikach.

Sprawdź, czy kontrahent jest VAT-owcem

Biała lista podatników VAT pozwala zweryfikować status podatkowy ewentualnego kontrahenta. Rejestr przechowuje dane o podmiotach zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych z listy. Wyszukiwanie można również ograniczyć czasowo, żeby sprawdzić, czy dany podmiot był podatnikiem VAT w interesującym nas okresie. Wyszukiwanie odbywa się za pomocą numeru konta, NIP lub REGON.

Kontrahenta może też sprawdzić wyspecjalizowana firma

Publiczne rejestry są pewnym i zaufanym źródłem wiedzy o kontrahencie, choć zawarte w nich informacje bywają niepełne. Alternatywą wobec nich są komercyjne wywiadownie gospodarcze, oferujące usługi weryfikacji za opłatą. Dane w tworzonych przez nie raportach w dużej mierze pokrywają się z tymi dostępnymi powszechnie, ale dodatkowe informacje pozwalają przedstawić działalność firmy w sposób bardziej kompleksowy i zrozumiały.

Większość wywiadowni ma również własny system ratingowy, który pozwala wystawić firmie ocenę w zastosowanej skali na podstawie danych dostępnych na jej temat. Jest to więc swoiste podsumowanie zebranych w raporcie informacji, które już na pierwszy rzut oka pozwala ocenić działalność i wiarygodność kontrahenta.

Ile kosztuje raport uzyskany z "wywiadowni"?

Koszt wygenerowania pojedynczego raportu na temat kontrahenta zaczyna się już od około 10 złotych, przy czym wówczas mowa o bardzo skromnym zakresie informacji. Część wywiadowni oferuje swoje usługi wyłącznie w pakietach, zazwyczaj od 10 raportów wzwyż, które umożliwiają uzyskanie informacji na temat kilku różnych podmiotów. Mimo to koszty, biorąc pod uwagę firmowe budżety, nie są duże – ceny zazwyczaj zaczynają się od 200 złotych. Wywiadownie operują cenami netto, więc ostatecznie każdą z nich należy powiększyć o 23 proc. VAT.

Wywiad gospodarczy na własną rękę. Co sprawdzić?

Prowadzenie działalności transportowej jest regulowane przez przepisy prawa polskiego i międzynarodowego, i jako takie wymaga posiadania odpowiednich licencji i zezwoleń, którymi są:

• certyfikat kompetencji zawodowych,
• zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego,
• licencja transportowa na przewozy krajowe lub wspólnotowa w przypadku przewozów międzynarodowych.

Informacje o tym, czy przewoźnik posiada wspomniane, ważne licencje, można uzyskać, sprawdzając przewoźnika w Krajowym Rejestrze Elektronicznym Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD), znajdującym się pod adresem www.kreptd.gitd.gov.pl.

Firmy spedycyjne muszą posiadać nie tylko powyższe dokumenty, ale dodatkowo również tzw. licencję spedycyjną, czyli licencję na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy. Jej status można sprawdzić w wyszukiwarce Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) w sekcji „Informacja o koncesjach, zezwoleniach, licencjach oraz wpisach do rejestrów działalności regulowanej” na stronie poświęconej firmie w rejestrze.

Ważną informacją może być nawet... OC przewoźnika lub spedytora

Kolejną rzeczą, którą warto sprawdzić przy okazji weryfikacji przewoźnika, jest ubezpieczenie OC przewoźnika lub spedytora. Jego rolą jest ochrona posiadacza na wypadek kradzieży, zniszczenia lub uszkodzenia ładunku, co wiąże się z niewykonaniem umowy przewozu. W przeciwieństwie do standardowego OC, ubezpieczenie OCP i OCS nie jest obowiązkowe, choć popularne. Z punktu widzenia kontrahenta, posiadający je przewoźnik jest bardziej wiarygodny. Warto więc zapytać go  o posiadaną polisę razem z dowodem opłacenia składki i sprawdzić jej status w ubezpieczalni.