Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta w branży logistycznej?

Biuro Obsługi Transportu Międzynarodowego ostrzega, że ostatnio zanotowano wiele przypadków wyłudzenia usług przewozowych lub kradzieży ładunków. Zapoznając się z konkretnymi sytuacjami stwierdzono, że większość przypadków wystąpiła z powodu nieuwagi przewoźników przy ocenie wiarygodności kontrahenta lub też z powodu całkowitego braku takiej oceny.

Jak się okazuje, pokrzywdzeni niemal bezkrytycznie zawierzali deklaracjom podawanym przez fałszywych przewoźników lub niedokładnie weryfikowali przesyłane przez nich dokumenty. Na co zwrócić szczególną uwagę, by nie popełnić ich błędu?

Zobacz też: Kradzież wyrobów a odpowiedzialność przewoźnika

Umowa przez internet - przepisy ochronne?

Podobnie jak w innych gałęziach biznesu, również w branży TSL znaczącą część umów zawiera się dziś przez internet lub przez telefon. Oszczędność czasu, jaką dają takie kanały jest bezsprzeczna. - Zawierając umowy tą drogą należy jednak pamiętać, że w przypadku tzw. umów na odległość między przedsiębiorcami nie mają zastosowania szczególne przepisy ochronne, takie jak w przypadku konsumentów – mówi Adam Puchacz, adwokat w kancelarii JKP Adwokaci we Wrocławiu. - Oczywiście prawo dopuszcza zawieranie umów przez internet lub przez telefon, gdyż w zakresie umów przewozu nie jest wymagana forma szczególna, jednak należy pamiętać, że akty zawierane przez internet – o ile nie dochodzi do ich zawarcia przy użyciu tzw. bezpiecznych kwalifikowanych podpisów elektronicznych – nie mają waloru formy pisemnej – dodaje ekspert. Dlatego ostrożność i dokładna weryfikacja kontrahenta jest tutaj bardzo wskazana.

Co więcej, przedsiębiorca, jako profesjonalny uczestnik obrotu gospodarczego, ma obowiązek wykazywać przy swoich działaniach tzw. podwyższoną staranność, właściwą dla rynku, na którym funkcjonuje. - Ustawodawca wychodzi bowiem z założenia, że przedsiębiorca powinien w sposób lepszy niż konsumenci oceniać skutki swoich działań i zaniechań, a także należycie oceniać ryzyko przy zawieraniu umów – ostrzega Bartosz Jaśkowiak, adwokat w kancelarii JKP Adwokaci we Wrocławiu.

Oczywiście e-mail, sms czy nawet wiadomość na Skype’ie, w której dochodzi do zlecenia będzie środkiem dowodowym w razie ewentualnego sporu sądowego, jednak taki dowód będzie mało przydatny, jeśli okaże się, że przedsiębiorca zawarł umowę z nieistniejącą firmą lub osobą, która kontaktując się z nim, działała zupełnie niezależnie od rzekomo zatrudniającej ją firmy lub w ogóle nie miała z nią nic wspólnego.

Czy można zatem chronić się przed takimi sytuacjami? Oczywiście ryzyka oszustwa nie da się wykluczyć zupełnie, jednak w dość prosty sposób można je znacząco ograniczyć. Jeśli nie mamy możliwości sprawdzenia kontrahenta w drodze osobistego spotkania, z pomocą znowu przychodzi Internet.

Zobacz też: Umorzenie odsetek od zobowiązań handlowych przez wierzyciela a przychód podatkowy

Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta w branży logistycznej? Weryfikacja krok po kroku

Weryfikację nieznanego nam kontrahenta powinniśmy rozpocząć od danych rejestrowych firmy. Zgodnie z przepisami polskiego prawa podmioty prowadzące działalność gospodarczą zobowiązane są posiadać nadany im numer NIP oraz REGON, zaś w przypadku spółek prawa handlowego także numer KRS. Te identyfikatory mogą nam pozwolić sprawdzić wiele istotnych informacji na temat kontrahenta.

Jednoosobowe działalności gospodarcze oraz spółki cywilne możemy sprawdzić, korzystając z ogólnodostępnego rejestru CEiDG, gdzie po wpisaniu identyfikatorów przedsiębiorcy uzyskamy takie informacje jak: nazwa firmy, adres siedziby oraz inne adresy prowadzenia działalności, data rozpoczęcia działalności, informacja o zawieszeniu lub wykreśleniu firmy z rejestru, zakazy związane z prowadzeniem działalności, informacje o upadłości lub postępowaniu naprawczym, przedmiot działalności firmy, pełnomocnicy oraz udzielone firmie licencje lub zezwolenia. Podobne informacje o podmiocie znajdziemy w rejestrze KRS, który zawiera także dane o osobach uprawnionych do reprezentacji spółki, wzmianki o złożonych sprawozdaniach finansowych oraz informacje o zaległościach płatniczych. Niestety te ostatnie pojawiają się w KRS bardzo rzadko, co reguluje art. 41 ust. 1 pkt 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Sprawdzając dane potencjalnego kontrahenta, warto korzystać ze strony www.ems.ms.gov.pl – jedynego rejestru, który jest bezpośrednio połączony z systemem usług elektronicznych Ministerstwa Sprawiedliwości. Dzięki temu możemy mieć pewność, że wprowadzone dane są prawdziwe i aktualne.

Gdzie i kto?

Zaczynając od podstaw, warto w pierwszej kolejności sprawdzić, czy zgadza się nazwa firmy i jej siedziba oraz podane identyfikatory. - Czasem wystarczy jedna litera, aby zawrzeć umowę z podmiotem nieistniejącym lub podszywającym się pod innego przedsiębiorcę. Następnie należy sprawdzić, czy potencjalny partner jest podmiotem aktywnym tj. czy nie ma zawieszonej działalności gospodarczej lub nie jest w trakcie jej likwidacji albo upadłości – mówi Bartosz Jaśkowiak z kancelarii JKP Adwokaci. - Warto też dotrzeć do informacji, czy firma jest aktywnym płatnikiem podatku VAT. Można to zrobić bardzo łatwo na stronie internetowej prowadzonej przez Komisję Europejską: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ Rejestr dotyczy wszystkich płatników VAT UE zarejestrowanych na terenie Unii Europejskiej – dodaje adwokat.

Dalsze kroki powinny służyć ustaleniu, czy osoba, z która nawiązaliśmy kontakt faktycznie została upoważniona do reprezentowania danego przedsiębiorcy. Trzeba wiedzieć, że gdy dochodzi do sporu o zapłatę z firmą transportową, jest to bardzo często podnoszony zarzut. Dlaczego? - Praktyka zawierania umów w branży transportowej wymaga szybkiego reagowania. Bardzo często strony skoncentrowane na szybkim doprowadzeniu do zawarcia umowy i przystąpieniu do jej realizacji. Zwraca się przy tym mniejszą uwagę na osoby reprezentujące obie strony i inne okoliczności. Nagminnie wręcz zdarza się zlecanie przewozu pomiędzy samymi pracownikami, którzy nie wiedzą o sobie nic, nigdy się nie widzieli i nie mają żadnego potwierdzenia, że osoba, z którą rozmawiają przez telefon rzeczywiście pracuje w danej firmie i ma prawo zlecać przewozy – mówi Adam Puchacz z kancelarii JKP Adwokaci. - Co więcej, bardzo często zdarza się zawieranie umów przez wymianę skanem lub faksem zleceń z parafkami, które nie wiadomo do kogo należą lub wręcz pustych dokumentów bez podpisów – dodaje ekspert.

Dlatego, aby umowa była ważna, najbezpieczniej zawierać ją z:

• przedsiębiorcą w przypadku firmy jednoosobowej,
• wspólnikami w przypadku spółki cywilnej, jawnej, komandytowej lub komandytowo – akcyjnej,
• zarządem w spółkach kapitałowych,
• prokurentami lub pełnomocnikami dysponującymi stosownymi upoważnieniami.

Co jednak w sytuacji, gdy kontaktuje się z nami w imieniu danej firmy jej pracownik i nie jest on wpisany do żadnego powszechnie dostępnego rejestru jako jej pełnomocnik? Wtedy warto zadzwonić pod oficjalny numer firmowy i poprosić o rozmowę z przedstawicielem. Po reakcji będziemy mieli pewność co do tego, że taka osoba w danej firmie w ogóle pracuje. Jeśli to się potwierdzi, powinniśmy zwrócić uwagę na stanowisko takiej osoby, najczęściej podane jest w stopce mailowej. Przepis art. 97 k.c., który w takich sytuacjach znajduje zastosowanie stanowi, że osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa, przeznaczonym do obsługiwania publiczności, poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa.

Zobacz też: Wymogi pozwalające opodatkować daną transakcję jako eksport towaru z terytorium Polski

Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta w branży logistycznej? Niezbędne pozwolenia

Jako zleceniodawca należy sprawdzić, czy przewoźnik ma zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego oraz – jeżeli zlecamy przewóz zagraniczny - czy posiada on licencję wspólnotową na wykonywanie transportu międzynarodowego. Obie informacje można znaleźć na stronie Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego www.gitd.gov.pl. W przypadku transportu przedmiotów, warto zweryfikować, czy spedytor posiada licencję na pośrednictwo przy przewozie rzeczy.

Zobacz też: Zakup odzieży dla pracowników w kosztach uzyskania przychodów pracodawcy

jak sprawdzić rzetelność i wypłacalność kontrahenta?

Aby zorientować się, czy potencjalny partner w biznesie jest podmiotem godnym zaufania, wskazanym jest skorzystać też z innych narzędzi, jakie daje nam nowoczesna technologia i rynek. Najczęściej wykorzystywanym do tego narzędziem jest niewątpliwie internetowy system Trans.eu, ułatwiający pracę firmom z branży transportowej i pozwalający na ocenę ich rzetelności oraz wypłacalności. Problemy z wypłacalnością kontrahenta zweryfikujemy także z pomocą kilku istniejących w Polsce biur informacji gospodarczej, Rejestru Dłużników Niewypłacalnych oraz profesjonalnych wywiadowni gospodarczych. Źródłem informacji o rzetelności potencjalnego partnera i jakości oferowanych przez niego usług będą natomiast opinie zadowolonych lub rozczarowanych współpracą z nim kontrahentów.