Zakup odzieży dla pracowników w kosztach uzyskania przychodów pracodawcy

Zgodnie z regulacją art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej jako ustawa o PDOP) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, czy zabezpieczenia źródła przychodów, za wyjątkiem kosztów wprost wskazanych w ustawie. Czynnikiem decydującym o zaliczeniu danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest cel poniesienia wydatku. Każdy wydatek wymaga jednakże indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami oraz racjonalności podjętego działania zmierzającego do osiągnięcia przychodów.

Zobacz też: Usługi spedycyjne na rzecz podmiotu z innego państwa członkowskiego UE

Wśród podstawowych obowiązków ciążących na pracodawcy jest zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków pracy. Przepisy kodeksu pracy nakazują zapewnienie pracownikom w sposób nieodpłatny odzieży i obuwia roboczego w sytuacji, gdy istnieje prawdopodobieństwo zniszczenia bądź znacznego zabrudzenia odzieży, bądź ze względu na wymaganie technologiczne, sanitarne czy bezpieczeństwa i higieny pracy. Organy podatkowe nie poddają w wątpliwość zaliczenia przez podatnika wydatków na zakup, a także konserwację odzieży ochronnej w sytuacji, gdy wymóg posiadania takiej odzieży przez pracownika, ze względu na charakter wykonywanej pracy, wynika z odrębnych przepisów. Wydatki takie uznaje się za niezbędne do prowadzenia przez podatnika działalności gospodarczej, dlatego można mówić, że są ponoszone w celu uzyskania przychodu (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 1 marca 2010 r., sygn. IBPBI/2/423-311/10/JD).

Zakup odzieży dla pracowników, może zostać zarachowany po stronie kosztów uzyskania przychodu pracodawcy (jako podatnika) w sytuacji, w której posiadanie określonego stroju jest niezbędne do świadczenia usług oferowanych przez podatnika ze względu np. na regulamin obowiązujący w miejscu wykonywania pracy. Jako przykład takiego rodzaju odzieży można podać strój kąpielowy, czy strój sportowy przeznaczony dla pracowników zajmujących się prowadzeniem zajęć sportowych, o ile służą one odpowiedniemu przygotowaniu fizycznemu oraz ochronie ciała (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 26 marca 2015 r., sygn. IBPBI/1/415-1575/14/WRz). Podkreślenia wymaga, że wydatki poczynione na zakup odzieży dla pracowników mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu tylko w sytuacji, jeśli odzież ta nie posiada znamion odzieży codziennego użytku.

Zobacz też: VAT: Sprzedaż w USA nie jest opodatkowana w Polsce

Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu koszt zakupu odzieży służbowej dla swoich pracowników, jeżeli wprowadzenie obowiązku noszenia ubrań służbowych, z uwagi na specyfikę prowadzonej działalności, ma na celu zapewnienie spójnego przekazu marketingowego. Zatem wydatki na ubrania służbowe posiadające widoczne cechy charakterystyczne dla firmy, takie jak logo czy barwę, jako koszty o charakterze reklamowym, także mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Z uwagi na wyłączenie z kosztów uzyskania przychodu kosztów reprezentacji na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP, odmiennie należy traktować odzież o charakterze reprezentacyjnym. Poniesione wydatki na strój biznesowy, taki jak garnitur, koszula czy garsonka mają na celu przede wszystkim zbudowanie odpowiedniego wizerunku i tym samym należy im przypisać charakter wydatków osobistych. Dbałość o wygląd zewnętrzny wynikająca z profilu prowadzonej działalności czy wykonywanego zawodu jest niekiedy bardzo istotna, gdyż wpływa na postrzeganie firmy i bez wątpienia ma znaczenie w relacjach z kontrahentami, jednakże nosi ona znamiona reprezentacji. Dlatego też wydatków poniesionych na zakup odzieży reprezentacyjnej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Możliwość zaliczenia wydatków związanych z zakupem odzieży do kosztów uzyskania przychodu wymaga pozbawienia tej odzieży charakteru osobistego, np. poprzez umieszczenie na niej w trwały sposób logo reprezentowanej firmy (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 7 sierpnia 2014  r., sygn. IPPB1/415-763/14-2/AM).

Zobacz też: Które korytarze TEN-T przebiegają przez Polskę?

Tekst: Tomasz Musialski, Konsultant podatkowy w Dziale Podatków Bezpośrednich ECDDP