Zasady wypełniania lotniczego listu przewozowego AWB w usłudze kurierskiej

Lotniczy list przewozowy jest wymaganym dokumentem przewozowym stanowiącym część umowy przewozowej. Jest zobowiązaniem przewoźnika do dostarczenia przyjętej przesyłki wymienionemu w liście odbiorcy. Jego numer to najważniejsze kilka cyfr w usłudze kurierskiej. Oznacza dokument w formie papierowej, etykietę lub dokument sporządzony przy użyciu technik elektronicznego przetwarzania danych. Ostatnia (elektroniczna) wymieniona powyżej forma przygotowania listu przewozowego jest coraz bardziej popularna – klienci otrzymują specjalne aplikacje do przygotowania i wydruku tych dokumentów. Dostarczenie prawidłowych danych w liście AWB przekłada się nie tylko na całościowe i niepozostawiające wątpliwości przekazanie woli w zakresie doręczenia paczki lub koperty do odbiorcy, ale również daje podstawę do dochodzenia praw klienta w przypadku nieprawidłowego wykonania usługi przez firmę kurierską.

Podstawowe informacje wpisywane do AWB

Klient przekazuje firmie kurierskiej wolę zakupienia międzynarodowej kurierskiej usługi lotniczej w formie zlecenia ustnie (telefon) lub pisemnie (przykładowymi sposobami są: uzupełnienie formularza na stronie internetowej lub wypisanie zlecenia na odbiór przesyłki międzynarodowej, jej podpisanie, zeskanowanie i wysłanie pocztą elektroniczną). W zleceniu przekazywane są podstawowe parametry zakupionej usługi. Dane te muszą znaleźć się w dalszej kolejności na liście przewozowym. AWB może być wypisywany przez kuriera przy aktywnym udziale nadawcy (forma papierowa listu) lub jak wspomniano powyżej może być przygotowany przez nadawcę za pomocą odpowiedniej aplikacji informatycznej (forma elektroniczna listu). Obie formy są dopuszczalne. Bez względu na ich formę w AWB musi znaleźć się bezwzględnie kilka podstawowych danych.

W pierwszej kolejności należy zidentyfikować nadawcę przesyłki. Pojęcie „nadawca” oznacza osobę (fizyczną lub prawną), której nazwisko lub nazwę naniesiono na liście przewozowym AWB jako nadawcę. Głównymi danymi, które są potrzebne do wypełnienia tej części dokumentu są: data nadania przesyłki, posiadany numer konta nadawcy (stworzony przez firmę kurierską po podpisaniu umowy o świadczenie usług), nazwisko nadawcy, numer telefonu oraz pełny adres siedziby osoby będącej nadawcą przesyłki. 

Równie dokładne informacje dotyczą odbiorcy przesyłki. Pojęcie „odbiorca” oznacza osobę fizyczną lub prawną, której nazwisko lub nazwę naniesiono na lotniczym liście przewozowym jako odbiorcę. Niezbędnymi danymi są: nazwisko odbiorcy, numer telefonu oraz jego pełny adres (włącznie z podaniem kraju oraz obowiązkowo kodu pocztowego). Należy pamiętać, iż zwykle nie realizuje się doręczeń na numery skrzynek pocztowych, tzw. P.O. BOX.

Dodatkowo, jeśli towar będzie podlegał odprawie celnej należy podać podatkowy numer identyfikacyjny odbiorcy (dla przykładu są to: GST Goods and Service Tax /VAT/EIN Employer Identification/ABN Australian Business Number lub inny wymagany w danym kraju). Jednocześnie należy pamiętać, że na mocy art. 30 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej wysyłając towar z Polski do jednego z 26 pozostałych krajów Unii Europejskiej nie płaci się cła. 

Co w przypadku, gdy wysyłane towary podlegają ocleniu? 

Następnym głównym polem, który trzeba uzupełnić są informacje o przesyłce. Jeśli wysyłane są dokumenty nie posiadające wartości komercyjnej wystarczy wypełnić tylko list przewozowy AWB. Jeśli wysyłane są towary podlegające ocleniu poza UE (posiadające wartość komercyjną), wymagany jest lotniczy list przewozowy i faktura handlowa lub faktura pro forma. Informacje o przesyłce muszą zgadzać się z informacjami przedstawionymi na fakturze handlowej, jeśli taka jest wymagana (lotniczy list przewozowy nie zastępuje faktury handlowej).

Należy dodatkowo podać całkowitą liczbę paczek w przesyłce (różnica tych dwóch pojęć była przedstawiana przez autora w osobnym artykule), całkowitą wagę przesyłki w kilogramach lub funtach oraz wymiary przesyłki - długość, szerokość i wysokość w centymetrach lub calach.

Dodatkowo potrzebny jest pełny opis każdego towaru oraz (jeśli dotyczy) numer taryfy systemu odprawy celnej dla każdego towaru w przesyłce, kraj produkcji, zadeklarowana wartość przesyłki wraz z określeniem waluty (wartość, która stanowi jednocześnie maksymalną kwotę odszkodowania firmy kurierskiej), zadeklarowana wartość celną wraz z określeniem waluty (cena sprzedaży lub koszty nabycia zawartości przesyłki zgodnie z wymogami celnymi).

---

W dalszej kolejności wybierany jest poprzez zaznaczenie pola rodzaj usługi z uwzględnieniem czy przedmiotem doręczenia jest koperta czy paczka. Klient uwzględnia przy tym koszty oraz czas doręczenia wg cennika i regulaminu usług wybranej firmy kurierskiej. Wybiera się również w tej sekcji często rodzaj opakowania.
W dalszej kolejności klient musi określić chęć zakupu usług dodatkowych, które są możliwe do wyboru w firmie kurierskiej. Należą do nich najczęściej: zastrzeżenia godzin doręczenia, ubezpieczenia, doręczenia sobotnie, zwroty dokumentów. Należy pamiętać, że są to usługi poza cennikiem standardowym.

Ważny jest również sposób płatności za usługę

Na liście przewozowym AWB należy również określić sposób płatności za usługę. Należy wskazać przede wszystkim kto płaci za zamawianą usługę wraz z ewentualnymi cłami i podatkami (do wyboru zwykle są: nadawca, odbiorca oraz trzecia strona). Należy pamiętać, iż w przypadku braku możliwości identyfikacji odbiorcy lub odmowy zapłaty z jego strony, kosztami usługi zostaje obciążony nadawca przesyłki.

List przewozowy musi być opatrzony czytelnym podpisem nadawcy. Jeśli jest przygotowany w formie elektronicznej, do „obrotu” wchodzi poprzez zeskanowanie kodu kreskowego przypisanego do tego listu przez kuriera zaopatrzonego w odpowiednie urządzenie.

W opinii autora prawidłowe, niebudzące wątpliwości wypełnienie listu AWB jest dowodem na świadomy zakup usługi kurierskiej. Istotnie, zakup usługi kurierskiej nie różni się od zakupu innych usług i produktów, których dokonuje się kilka, a nawet kilkanaście dziennie. Im większą posiada się wiedzę o produkcie, tym łatwiej go dopasować do własnych potrzeb. Tego życzę czytelnikom, a w razie wątpliwości zapraszam do osobistego kontaktu.