Jak ułatwić opłacanie i rozliczanie podróży w firmie transportowej?

Różne systemy opłat e-myta w różnych krajach nie ułatwiają rozliczenia podróży

Przeciętna mała, średnia firma rozlicza 2-3 wyjazdy służbowe w miesiącu. Dla spedycyjnych i kurierskich, krajowe i zagraniczne podróże autem to codzienność.

Delegacja służbowa jest narzędziem pracy ponad połowy polskich przedsiębiorstw z sektora MŚP, a najczęściej wybieranym przez nie środkiem transportu jest samochód służbowy (55 proc.) – wynika z badania „Podróże służbowe i kondycja polskich firm” przeprowadzonego na zlecenie Diners Club Polska. Dużą część firmowych wyjazdów stanowią podróże zagraniczne, głównie po Unii Europejskiej. Niestety, choć granice wewnątrz wspólnoty od dawna są otwarte, opłaty drogowe dla tranzytu są nadal pobierane przez poszczególne krajowe systemy. Oznacza to dodatkowe wydatki i utrudnienia dla kierowców.

- Na przykład w Polsce obowiązuje system viaToll, w Czechach – eMyto, a w Austrii – Go Maut. Oznacza to, że aby uiścić opłatę za przejazd w sposób elektroniczny, nawet podczas podróży po naszym regionie, potrzebnych jest kilka różnych urządzeń pokładowych. Dodatkowo system viaToll nie obejmuje wszystkich płatnych dróg w Polsce. Na odcinkach autostrad A1, A2 i A4 zarządzanych przez koncesjonariuszy obowiązują inne formy płatności – mówi Paweł Kałudow, dyrektor sprzedaży Diners Club Polska.

Zobacz też: Samochód dla firmy: Co lepsze - leasing czy kredyt?

Jedna Unia, wiele systemów

Kraje członkowskie Unii Europejskiej były co prawda zobowiązane przygotować się do wejścia jednolitego systemu European Electronic Toll Service do października 2012 r. Jednak nie wszystkie kraje dostosowały się do wymogów systemu. Tymczasem jego wdrożenie oznaczałoby możliwość korzystania z uniwersalnego urządzenia i rozliczania opłat z jednym operatorem. Niedawno Komisja Europejska upomniała Polskę w tej sprawie, wytykając jej trzyletnie opóźnienia prawne i techniczne. Dopóki EETS nie obowiązuje, firmy transportowe mogą usprawniać pracę kierowców i rozliczenia wykorzystując dostępne narzędzia finansowe.  

- Na rynku są dostępne wyspecjalizowane narzędzia płatnicze, skrojone specjalnie na potrzeby firm transportowych. Pozwalają na proste uiszczenie opłat drogowych w różnych systemach. Jednym z nich jest niespersonalizowane konto karty, służące do pokrywania kosztów przejazdów drogami płatnymi w elektronicznym systemie poboru opłat. Należność jest naliczana automatycznie z rachunku karty, wystarczy przejechać przez bramkę – mówi Paweł Kałudow

Zobacz też: Czy paragon może być dokumentem prawniającym do odliczenia kosztu uzyskania przychodów?

Jak ułatwić opłacanie i  rozliczanie podróży w firmie transportowej?

W odróżnieniu od kont przedpłaconych (pre-pay), konta z odroczoną płatnością (post-pay) nie wymagają od ich użytkowników gromadzenia odpowiedniej ilości środków. Saldo obejmuje sumę należności za wszystkie pojazdy zarejestrowane w ramach konta, które trzeba uregulować pod koniec określonego w umowie okresu rozliczeniowego.

- Najbardziej atrakcyjne produkty finansowe na rozliczenie dają nawet do 59 dni. Dzięki temu firma transportowa zyskuje dostęp do darmowego kredytu trwającego dłużej niż wynosi standardowy kredyt kupiecki co może pomóc jej w zachowaniu płynności finansowej – mówi Paweł Kałudow

Co ważne, dane karty są zaszyte w urządzeniu pokładowym i nie ma możliwości użycia ich w inny sposób niż do poboru opłat. Pracownik nie musi zabierać ze sobą w podróż karty. Cały proces opłaty przebiega automatycznie za pomocą urządzenia pokładowego pojazdu i nie wymaga autoryzacji kierowcy. Bezpieczeństwo zapewnia też to, że wydawca karty nie obciąży odpowiedzialnością finansową użytkownika w przypadku utraty czy kradzieży karty. Wszelkie transakcje budzące wątpliwość nie są wliczane w bilans do czasu ich wyjaśnienia. Natomiast rachunek służący do obsługi karty jest niezależny od konta bankowego firmy. Nie jest zatem wymagane składanie depozytu i gwarancji. Firma korzysta z ustalonego limitu wydatków, który w razie potrzeby może zostać natychmiast podwyższony bez dodatkowych kosztów. To dobre rozwiązanie dla firm, które chcą usprawnić swoją pracę, a wolą nie przekazywać pracownikom karty służbowej karty płatniczej.

Zobacz też: Czy można odliczać 100% VAT od najmu miejsc parkingowych dla samochodów służbowych?

Warto również maksymalnie uprościć rozliczanie wydatków związanych z podróżą.

- Niespersonalizowane konto karty bardzo ułatwia rozliczenia. Wszystkie transakcje w miesiącu są kumulowane w postaci czytelnego wyciągu i wysyłane do firmy, co upraszcza obsługę księgową podróży i zmniejsza biurokrację. Należy pamiętać, że każdy wydatek musi być udokumentowany fakturą, bez niej nie będziemy mogli go odpisać od podatku. Dobre produkty dla firm powinny dawać łatwy dostęp do konta przez internet. Dzięki temu za pomocą jednego scentralizowanego narzędzia można mieć wgląd we wszystkie informacje dotyczące narzędzi płatniczych wykorzystywanych w firmie, jakich transakcji dokonano za pomocą konkretnych kart, sald, terminów spłat i wyciągów dostępnych do pobrania w wybranym formacie – pdf, csv czy pliku Excel. Dane mogą być też przedstawione w formie czytelnych wykresów – mówi Paweł Kałudow

Dużym ułatwieniem jest również to, że niektóre firmy wydające takie karty służą pomocą przy rejestracji firmy lub jej pojazdów do elektronicznego systemu opłat co pozwala na oszczędność zarówno czasu jak i pieniędzy.

Źródło: Materiały prasowe Diners Club Polska