Podatki, a samochód firmowy po 1 stycznia 2015 r

• Problem z ewidencją przebiegu samochodu służbowego
• Stan prawny od stycznia 2015 r.
• Jak rozliczać użytkowanie samochodu firmowego w przypadku kontraktu menedżerskiego?
• Koszty zakupionego paliwa nie wchodzą w koszt użytkowania samochodu...
• Niezbędne jest ustanowienie polityki flotowej w przedsiębiorstwie

Pomimo istnienia ogólnych zasad ustalania wartości nieodpłatnych świadczeń zamieszczonych w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: „Ustawa PIT”), wielu przedsiębiorców sygnalizowało problemy związane z prawidłowym określeniem skutków podatkowych korzystania przez pracowników z samochodów firmowych w celach prywatnych. Firmy przeważnie chciały ułatwić sobie życie, eliminując uciążliwy obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Wielu menedżerom flotowym zależało, aby wyjść naprzeciw oczekiwaniom pracowników, aby przychód użytkowników środków lokomocji z tytułu korzystania z samochodu służbowego nie był nadmiernie wysoki.

Zobacz też: Zmiany w podatku od samochodów służbowych - tracą szeregowi pracownicy

Problem z ewidencją przebiegu samochodu służbowego

Właśnie dlatego w większości przypadków przedsiębiorcy ustalali wartość tego nieodpłatnego świadczenia w oparciu o założoną liczbę kilometrów, które ich zdaniem poszczególni pracownicy przejeżdżają w celach prywatnych w danym miesiącu. Dla obliczenia wartości takiego świadczenia posługiwali się tzw. „kilometrówką” wynikającą z Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Niestety, z tą metodą nie zgadzały się organy podatkowe, które twierdziły, że tak ustalona wysokość świadczenia nie odzwierciedla jego wartości rynkowej. Urzędnicy proponowali, aby w tej mierze bazować na koszcie wynajmu danego pojazdu z wypożyczalni samochodów. To z kolei powodowało wielkie niezadowolenie ze strony pracodawców, bo ich zdaniem ceny usług świadczonych przez podmioty „rent a car” trudno mierzyć względem pojazdów będących na użyciu flot handlowych czy serwisowych.

Te wszystkie sytuacje powodowały ciągłe spory przedsiębiorstw z organami podatkowymi, które zresztą nie zawsze miały jednolite stanowisko. Zatem szanse na korzystne rozstrzygnięcia dla danej firmy nierzadko były związane z „przyporządkowaniem” do danego urzędu. Ministerstwo Gospodarki zaproponowało wprowadzenie zmian do Ustawy PIT, które w założeniu miały w pełni rozwiązać istniejące wątpliwości. Czy stało się tak w rzeczywistości?

Zobacz też: Samochód służbowy do celów prywatnych od 1 stycznia 2015 r.

Stan prawny od stycznia 2015 r.

Od stycznia 2015 roku wartość nieodpłatnego świadczenia polegającego na korzystaniu przez pracowników z aut służbowych w celach prywatnych jest uzależniona od pojemności silnika użytkowanego samochodu. Wynosi ona odpowiednio 250 zł (przy silniku do 1600 cm³) i 400 zł (przy silniku powyżej 1600 cm³) miesięcznie. Ustawodawca przewidział ponadto, że w przypadku prywatnego użytkowania pojazdu firmowego jedynie przez część miesiąca, wartość przychodu pracownika należy ustalać za każdy dzień w wysokości 1/30 powyżej wskazanych kwot.

Szybka analiza cen najmu samochodów wskazuje, że kwoty przewidziane w Ustawie PIT są zdecydowanie korzystniejsze niż koszty, które pracownik musiałby ponieść, gdyby wartość jego świadczenia obliczać z uwzględnieniem rynkowych cen wynajmu samochodów. Nowe przepisy nie pozostają jednak wolne od wad.

Zobacz też: Ryczałt za samochód służbowy używany do celów prywatnych w 2015 roku

Jak rozliczać użytkowanie samochodu firmowego w przypadku kontraktu menedżerskiego?

Pierwsza wątpliwość, która się tutaj pojawia dotyczy kręgu podmiotów objętych powyższą regulacją. Należy bowiem zauważyć, że wspomniane zasady zostały opisane w części Ustawy PIT, odnoszącej się do dochodów pracowniczych. Co więc z osobami wykonującymi swoje obowiązki na podstawie kontraktów menedżerskich, zleceniobiorcami oraz członkami zarządu czy też Rady Nadzorczej? Z przepisów nie wynika, aby powyższa metoda miała mieć do nich zastosowanie. Trudno dociec, dlaczego przygotowując analizowaną nowelizację ustawodawca w taki sposób zróżnicował pracowników i inne osoby świadczące usługi na rzecz spółki.

Jedno jest pewne, zamiast rozwiązać istniejący problem, ustawodawca zdaje się go pogłębiać. Nie zostały jeszcze wydane indywidualne interpretacje prawa podatkowego dotyczące nowych przepisów. Jednak biorąc pod uwagę treść regulacji, nie można wykluczyć, że ci pracodawcy, którzy będą chcieli traktować jednakowo tak pracowników jak i pozostałe osoby, mogą mieć problemy. Jakie? A choćby i zarzut wyliczenia wartości ich świadczenia z tytułu nieodpłatnego korzystania z samochodów służbowych w sposób nieprawidłowy. Naturalnie trzeba w takiej sytuacji wierzyć w działanie ustawodawcy – oby dostrzegł swój błąd i w porę go naprawił.

Trasa dom – praca - dom

Bez wątpienia za jazdy prywatne należy uznać korzystanie przez pracowników z samochodów służbowych w dni wolne od pracy tj. w weekendy lub w trakcie urlopów. Dodatkowo, funkcjonujące orzecznictwo wskazuje, że jazdami prywatnymi są również podróże na trasie: miejsce zamieszkania - miejsce pracy.

Bolączką zatrudnionych jak i menedżerów flot są zwłaszcza te ostatnie. Jednak i tutaj istnieje możliwość pewnego rodzaju optymalizacji. Jest bowiem dość pokaźna liczba interpretacji prawa podatkowego, zgodnie z którymi, przy spełnieniu określonych warunków, organy podatkowe powinny uznać, że podróże na trasie miejsce zamieszkania - miejsce pracy/miejsce wykonywania obowiązków służbowych należy potraktować jako jazdy służbowe.

Jednak aby w ogóle móc rozważać takie rozwiązanie, firma powinna stworzyć odpowiednie zapisy w umowach o korzystanie z samochodów służbowych w zakresie tzw. garażowania, uzasadniające korzystanie z samochodu służbowego poza godzinami pracy charakterem i zakresem zadań pracownika. Dla bezpieczeństwa podatkowego, konieczne byłoby także uzyskanie od Ministra Finansów interpretacji prawa podatkowego, która potwierdzałaby, że takie podejście pracodawcy jest prawidłowe.  

Zobacz też: Ustawowe stawki za 1 km przebiegu pojazdu

Koszty zakupionego paliwa nie wchodzą w koszt użytkowania samochodu...

Pojawienie się projektu nowelizacji zapoczątkowało szereg spekulacji dotyczących kosztu paliwa.  Optymiści zakładali, że przecież ustawodawca chciał ułatwić życie przedsiębiorcom i pracownikom, więc zapewne kosz ten uwzględnił w zryczałtowanych stawkach wskazanych w ustawie. Jednakże Ministerstwo Finansów w swoim piśmie z dnia 16 grudnia 2014 roku rozwiało wszelkie wątpliwości związane z tym tematem - wskazane miesięczne kwoty (odpowiednio 250 zł i 400 zł) dotyczą wyłącznie udostępnienia pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych. Wykorzystanie paliwa zakupionego przez pracodawcę do celów prywatnych jest odrębnym świadczeniem, a jego wartość należy obliczyć stosując cenę zakupu paliwa przez pracodawcę.

Biorąc pod uwagę to podejście, aby obliczyć koszt paliwa zgodnie z wytycznymi ministerstwa, na pracowników powinien być nałożony obowiązek prowadzenia ewidencji w sposób pozwalający na określenie w każdym miesiącu liczby kilometrów przejechanych w celach prywatnych. Posiadanie powyższej wiedzy oraz znajomość cen paliwa pozwoliłaby na w miarę precyzyjne określenie wartości tego świadczenia.

Oczywiście mogą się tutaj pojawić wątpliwości co do sposobu określania ilości zużytego paliwa, ale naszym zdaniem używanie średniego zużycia paliwa powinno być wystarczające dla powyższych potrzeb. Alternatywą dla takiego rozwiązania dla pracodawców, którzy nie chcą obciążać pracowników obowiązkiem prowadzenia ewidencji, mogłoby stanowić także określenie pewnej ryczałtowej liczby kilometrów, którą pracownicy przejeżdżają w celach prywatnych w danym miesiącu. Jednak określony przebieg powinien znajdować odzwierciedlenie w rzeczywistości, a nie tylko na papierze.

Zobacz też: Droższy mandat za leasingowane auto

Niezbędne jest ustanowienie polityki flotowej w przedsiębiorstwie

Jeszcze do niedawna posiadanie polityki flotowej było fakultatywne, lecz w chwili obecnej - ze względu na zmiany w Ustawach PIT i VAT - wydaje się ono niezbędne w każdej firmie posiadającej pojazdy służbowe. A firmy już ją posiadające zostaną zmuszone do dostosowania istniejących metod rozliczania samochodów użytkowanych w celach prywatnych do nowej rzeczywistości. Sposób rozliczania VAT powinien być bowiem spójny z tym, w jaki sposób środki lokomocji są rozliczane dla celów podatku dochodowego. Należy bowiem poddać w wątpliwość przykładowe oświadczenie przygotowane dla organów podatkowych, że samochód jest wykorzystywany przez pracowników tylko i wyłączenie do celów służbowych, przy jednoczesnym rozpoznawaniu po jego stronie przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia.

Pełne odliczenie podatku VAT przy kosztach związanych z użytkowaniem samochodu osobowego ma, co do zasady, miejsce wyłącznie jeśli wskazany pojazd jest użytkowany jedynie do celów służbowych. Niezbity dowód w tej sprawie stanowi rzetelnie prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu. Domniemanie użytkowania, choćby w minimalnym stopniu, w celach prywatnych eliminuje możliwość odliczenia 100 procent VAT.

Zobacz też: Aplikacja do prowadzenia ewidencji przebiegu auta: 100 % odliczenie podaktu VAT

Ważny rodzaj umowy

Dodatkowo, pracodawca powinien podjąć decyzję, nie tylko co do tego w jaki sposób określać wysokość świadczenia w przypadku osób wynagradzanych na podstawie umowy innej niż stosunek pracy, ale także zadecydować o sposobie rozliczania paliwa. Aby wyjść naprzeciw oczekiwaniom pracowników i zmniejszyć nakładane na nich obciążenia, pracodawca powinien również rozważyć zastosowanie rozwiązania opartego na tzw. „garażowaniu” lub zastanowić się nad wprowadzeniem odpłatności za korzystanie z samochodów służbowych w celach prywatnych, co mogłoby przynieść pewne oszczędności w zakresie składek ubezpieczeniowych.

Tekst: Joanna Stolarek - doradca podatkowy w Kancelarii Ożóg Tomczykowski, Anna Dorożyńska-Przewłoka - prawnik w Kancelarii Ożóg Tomczykowski

Artykuł pochodzi z magazynu FlotaAutoBiznes