Czy firma logistyczna powinna zabiegać o certyfikaty jakości

Konkurencja na rynku usług logistycznych z roku na rok rośnie. Efektem tego jest to, że ceny powinny być nieustannie obniżane, a jakość podnoszona. Jednym ze sposobów ukazania wiarygodności co do jakości oferowanych usług przez firmy logistyczne są certyfikaty, które poświadczają zgodność z normą tworzącą standardy w określonym obszarze. W artykule zostaną przedstawione te normy, którym firmy logistyczne najczęściej ufają wdrażając je do swojej struktury.

Wśród badanej grupy dwudziestu czołowych firm świadczących usługi logistyki i transportu najczęściej wdrażanymi certyfikatami jakości były: 

• Certyfikat Systemu Zarządzania Jakością zgodny z normą ISO 9001 w wersji aktualnej podczas jej wdrożenia, 

• Certyfikat Systemu Zarządzania Środowiskowego potwierdzający zgodność z normą ISO 14001 w wersji aktualnej podczas jej wdrożenia, 

• Certyfikat Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji potwierdzający zgodność z normą ISO 27001 w wersji aktualnej podczas jej wdrożenia, 

• Certyfikat Upoważnionego Przedsiębiorcy AEO (Authorised Economic Operator).

---

Norma ISO w wersji 9001:2008 jest podstawą do wdrożenia i certyfikacji Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) w organizacji. Opiera się na ośmiu podstawowych zasadach jakości: koncentracji na kliencie, przywództwie (kadra kierownicza jest odpowiedzialna za wyznaczenie polityki, celów, strategii i kierunków rozwoju organizacji), zaangażowaniu ludzi, podejściu procesowym, podejściu systemowym do zarządzania, ciągłym doskonaleniu, rzeczowym podejściu do podejmowanych decyzji oraz wzajemnych korzyściach w stosunkach z dostawcami.

Norma ISO 14001 określa metody wdrażania efektywnych systemów zarządzania środowiskowego. W normie zdefiniowano reguły równowagi między zachowywaniem rentowności i minimalizacją wpływu działalności na środowisko naturalne. Organizacje stosujące założenia tej normy potrafią osiągnąć oba powyższe cele. Norma obejmuje w szczególności: dyrektywy w zakresie ochrony środowiska naturalnego, informacje dotyczące procedur kontroli i czynności naprawczych oraz przegląd technik zarządzania.

---

Norma ISO 27001 określa wymagania związane z ustanowieniem, wdrożeniem, eksploatacją, monitorowaniem, przeglądem, utrzymaniem i doskonaleniem Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji. Oparta jest na podejściu procesowym i wykorzystuje model PDCA, czyli Plan – Do – Check – Act, czyli Planuj – Wykonuj – Sprawdzaj – Działaj. Wykaz zabezpieczeń w omawianym zakresie podzielony jest na jedenaście obszarów. Są to: polityka bezpieczeństwa, organizacja bezpieczeństwa informacji, zarządzanie aktywami, bezpieczeństwo zasobów ludzkich, bezpieczeństwo fizyczne i środowiskowe, zarządzanie systemami i sieciami, kontrola dostępu, pozyskiwanie, rozwój i utrzymanie systemów informatycznych, zarządzanie incydentami związanymi z bezpieczeństwem informacji, zarządzanie ciągłością działania oraz zgodność z wymaganiami prawnymi i własnymi standardami.

Obecnie bardzo popularny wśród operatorów logistycznych jest certyfikat Upoważnionego Podmiotu Gospodarczego AEO. Przyznany w jednym państwie członkowskim jest uznawany we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Nadaje uprawnienia do korzystania z ułatwień odnoszących się do kontroli celnej (m.in. możliwy przez przedsiębiorcę wybór miejsca) oraz pozwala na uproszczenia przewidziane w ramach przepisów celnych. Przedsiębiorca AEO podlega mniejszej niż inni przedsiębiorcy liczbie kontroli fizycznych i kontroli dokumentów, a w przypadku wytypowania jego przesyłki do kontroli przeprowadzana jest ona w sposób priorytetowy. Dodatkowo firma może zostać wcześniej powiadomiona o wytypowaniu przesyłki do kontroli oraz jest uprawniona do składania przywozowej deklaracji skróconej, z ograniczonym zakresem danych bezpieczeństwa.

Certyfikaty dla firm logistycznych

Firmy logistyczne, które są nastawione na obsługę konkretnych sektorów gospodarki muszą uzyskać konieczne zaświadczenia w tym zakresie.

Należą do nich m.in.:

• Certyfikat Systemu Analizy Zagrożeń i Krytycznych Punktów Kontroli HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) dla sektora spożywczego,

• certyfikat umożliwiający prowadzenie magazynu leków dla obsługi sektora farmaceutycznego, c

• certyfikat Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Żywności zgodny z normą ISO 22000 w wersji aktualnej podczas jej wdrożenia.

Poza tym firmy logistyczne, a szczególnie firmy kurierskie oferują klientom swoje firmowe koperty do nadawania dokumentów, które zostały wytworzone zgodnie z zaleceniami opisanymi w certyfikacie FSC. Organizacja o nazwie Forest Stewardship Council jest międzynarodowym zrzeszeniem promującym społecznie korzystne oraz finansowo rozsądne zarządzanie lasami zgodnie z potrzebami środowiska. Podstawowym warunkiem posługiwania się tym certyfikatem jest zaopatrywanie się w surowiec pochodzący z lasu prowadzonego zgodnie z normami odpowiedzialnej gospodarki FSC. 

Można stwierdzić, że część firm logistycznych posługuje się certyfikatem, który potwierdza ich zaangażowanie w rozwój pracowników. Takimi certyfikatami są m.in. „Investor in people”, „Pracodawca Nowej Ery”.

Zdarza się, że firmy logistyczne uzyskują Certyfikat zgodny z normą ISO 18001 Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy w wersji aktualnej podczas jej wdrożenia, niemniej nie są to częste przypadki. Jednym z wiodących celów firmy funkcjonującej na rynku jest udowodnienie klientowi lub potencjalnemu klientowi, że jakość świadczonych usług jest bardzo wysoka, z pewnością wyższa niż u konkurencji. Często klient musi zaryzykować i powierzyć ładunek do transportu lub magazynowania, aby skonfrontować warunki oferty z rzeczywistością. Certyfikaty jakości z pewnością to ryzyko zmniejszają i pokazują, że firma trzyma się określonych reguł w obszarze funkcjonowania tego certyfikatu.