Zarządzanie ryzykiem w logistyce. Jak przygotować się do zdarzeń nieprzewidywalnych

Podstawą do przygotowania się do skutecznego zarządzania w sytuacji kryzysowej jest identyfikacja potencjalnych zagrożeń. Tylko będąc świadomym potencjalnego ryzyka można przystąpić do planowania działań i scenariuszy.

Metodami pomocnymi w tworzeniu procesu zarządzania incydentami, ale również planowaniem działań prewencyjnych są normy: ISO 25999 (System zarządzania ciągłością działania) oraz ISO 28000 (System zarządzania ciągłością łańcucha dostaw). Oba systemy mają na celu ustrukturyzowanie pracy nad zbudowaniem bezpiecznego środowiska dla własnego biznesu, ale również odpowiedzialnego postępowania w stosunku do swoich klientów.

Z punktu widzenia Klienta

Dziś można powiedzieć, że zleceniodawcy firm z branży TSL m.in. producenci elektroniczni, motoryzacyjni czy FMCG, stosują już procesy zarządzania ryzykiem. Posiadanie planów postępowania w kryzysie i planów zarządzania ciągłością działania jest normą
w przeważającej większości zakładów produkcyjnych. Firmy posiadające własne polityki
z zakresu Business Continuity często wymagają od swoich podwykonawców wdrożenia efektywnych procesów zarządzania własnym bezpieczeństwem. Coraz częściej przeprowadza się także audyt w rodzaju Vendor Due Diligence, w którym bada się poziom wdrożenia procedur szeroko rozumianego bezpieczeństwa. Duże firmy branży TSL mogą zaoferować swoim klientom większe bezpieczeństwo łańcucha dostaw. Działalność w systemie naczyń połączonych, jakimi są oddziały firmy połączone systemem sprawnego transportu, powodują, że ryzyka, czy wręcz incydenty przeradzające się w sytuacje kryzysowe, mogą być sprawnie rozwiązane poprzez przeniesienie operacji logistycznej z lokalizacji dotkniętej katastrofą naturalną lub innym zdarzeniem. Klauzule dotyczące bezpieczeństwa ciągłości dostaw są coraz częściej nieodłącznym elementem umów z klientami. Badania jednej z firm zajmujących się certyfikacją wskazują, że firmy poważnie rozważają możliwość zapłacenia od 5-10% więcej za usługi operatora logistycznego, zapewniającego skuteczny system zapewnienia ciągłości działania, w tym wdrożenia alternatywnych, często bardziej skomplikowanych i bardziej kosztownych rozwiązań.

Gdy już wystąpi kryzys

Choć może to brzmieć banalnie, zachowanie zimnej krwi i nie poddawanie się emocjom jest kluczem do wyjścia z trudnej sytuacji obronną ręką. Popełnianie błędów w momencie identyfikacji incydentu, czy sytuacji kryzysowej może mieć fatalne skutki w dalszym procesie reagowania. Firmy, które wdrożyły system zarządzania ciągłością działania i zarządzania kryzysowego są z reguły przygotowane z punktu widzenia procesów, dokumentów, rekomendacji, kontaktów i wiedzy, jak się zachować. Żeby ten stan osiągnąć konieczne jest spokojne i systemowe wdrażanie procesów zarządzania ciągłością działania we własnych organizacjach.

Zazwyczaj w okresach, gdy firma pracuje normalnie, koordynacją zarządzania ryzykiem
i ciągłością działania, zajmuje się w firmie osoba lub dział powołany do zapewnienia bezpieczeństwa lub zarządzania ryzykiem. Firmy, które mają w swojej strukturze organizacyjnej specjalistę ds. bezpieczeństwa, rozumianego jako bezpieczeństwo inne, niż BHP, włączają element koordynacji systemu zapewnienia ciągłości działania temu specjaliście.

W sytuacji, w której firma staje w obliczu kryzysu, musi powołać zespoły pracujące
w warunkach reakcji na kryzys. Są to zazwyczaj osoby, które na co dzień pracują w ramach swoich normalnych obowiązków. Typowo powołuje się następujące zespoły:
- zespół zarządzający, który zazwyczaj jest zbliżony do rady dyrektorów, zespół wykonawczy, składający się z managerów średniego i niższego szczebla
- oraz zespół ds. komunikacji (wewnętrznej i zewnętrznej).

Operator logistyczny odpowiadający za terminowość dostaw, nie może pozwolić sobie na przypadkowość działań, czy działania ad hoc. W procesie zarządzania ryzykiem podstawa jest definiowanie kluczowych ryzyk, prawdopodobieństwo ich materializacji i wpływu na biznes. W procesach planowania ciągłości działania, analizuje się kluczowe dla organizacji zasoby i procesy oraz możliwości zbudowania alternatywnych rozwiązań tak, aby klienci nie odczuli w ogóle, albo odczuli w minimalnym stopniu skutki zdarzeń negatywnych. Inną sprawą jest fakt, iż klienci firm
z zakresu TSL coraz częściej zainteresowani są włączeniem swoich partnerów logistycznych do własnego systemu zarządzania ciągłością działania.