Jak budować relacje z przewoźnikami, kiedy na rynku toczy się walka cenowa na frachty?

Współpraca operatora logistycznego z przewoźnikami jest ważnym ogniwem gwarantującym wywiązanie się operatora ze zobowiązań, jakie złożył swoim klientom. Dlatego bardzo istotne jest ustalanie jasnych reguł współpracy i budowanie dobrych relacji z przewoźnikami. Jak to osiągnąć? Współpraca z przewoźnikiem opiera się najczęściej na zapisach zawartych w umowach (w przypadku stałych przewoźników) lub na danych zawartych w zleceniu przewozowym.

To jednak nie wszystko. Niemniej ważne jest także opracowanie modelu komunikacji, który zagwarantuje przejrzystość wszystkich procesów operacyjnych, bieżące monitorowanie realizacji usługi, a także informowanie o wszelkich odchyleniach w procesie przewozu. Jakość tej współpracy następnie powinna być okresowo weryfikowana i oceniana.

Co w przypadku nieporozumienia z przewoźnikiem?

Warto pamiętać, że zapisy w umowach nie są w stanie wyeliminować wszystkich nieporozumień i niespodziewanych zdarzeń w procesie przewozu. Operator logistyczny i przewoźnik powinni wspierać się wzajemnie i budować relacje, które pozwolą na skuteczną współpracę również w trudnych sytuacjach. Aby osiągnąć takie porozumienie konieczne jest partnerstwo poparte etyką biznesową. Bardzo ważnym aspektem współpracy jest sposób wyboru partnerów biznesowych, a także ocena ryzyk pod kątem bezpieczeństwa dla firmy. W DB Schenker opracowano specjalne procedury, które szczegółowo określają zasady współpracy z przewoźnikami, tak aby utrzymać wysoką jakość wzajemnych relacji. Są to dokumenty takie jak: Dobór i weryfikacja dostawców, kwalifikacja przewoźników, rekrutacja i szkolenia kierowców, ocena i doskonalenie przewoźników i kierowców. W 2011 roku współpracowaliśmy z 350 przewoźnikami krajowymi i międzynarodowymi i co istotne, ze wszystkimi mieliśmy podpisaną umowę. Łącznie pracowało dla nas około 3 tys. kurierów, zdecydowana większość z nich na umowę o pracę.

---

Relacja spedytor- przewoźnik: Obustronne zaangażowanie

Z DB Schenker współpracuje obecnie wielu przewoźników którzy zaczynali przygodę z naszą firmą wiele lat temu, posiadając 1-2 pojazdy a niejednokrotnie sami byli kierowcami. Dzisiaj tworzą oni trzon naszych najlepszych podwykonawców, dysponują potężną flotą pojazdów o różnorodnym tonażu i dalej się rozwijają. Ambicją operatora logistycznego powinno być nawiązanie współpracy z najlepszymi na rynku przewoźnikami i zatrudnianie najlepszych kierowców.

Aby było to możliwe, trzeba im zapewnić jak najlepsze warunki pracy i dać możliwość realizowania ich własnych pasji. Korzystamy z ponad 3 tys. różnych środków transportu, które należą do naszych kontraktowych dostawców. Dysponując tak dużą flotą, od początku kładliśmy duży nacisk w naszej strategii biznesowej na budowanie długoletnich partnerskich relacji z przewoźnikami. Budujemy przejrzyste zasady współpracy z przewoźnikami oparte na zaufaniu, uczciwości, ciągłym doskonaleniu i wiarygodności. Prowadzimy także cykliczne badania poziomu zaangażowania i satysfakcji naszych pracowników i dostawców.

Kierowcy: Doskonalenie umiejętności

Kierowcy i przewoźnicy są ambasadorami operatora logistycznego w kontaktach z klientami, to oni są widoczni na drogach i ulicach polskich miast, a przez to mają wpływ na wizerunek operatora wśród jego interesariuszy. Dlatego bardzo istotne jest podnoszenie kwalifikacji przewoźników i kurierów, aby w ten sposób wpływać na jakość oferowanych usług.

DB Schenker od kilku lat prowadzi program dla współpracujących z firmą przewoźników pod nazwą: Akademia Przewoźnika i Kierowcy DB Schenker. W ramach tych szkoleń nie tylko staramy się doskonalić profesjonalizm i kwalifikacje kierowców, ale także chcemy podnosić jakość świadczonych przez nas usług. Dbamy o rozwój kompetencji przewoźników, zapraszając ich do czynnego udziału w grupach zadaniowych, konferencjach, szkoleniach i warsztatach. Akademia Przewoźnika DB Schenker z bogatym cyklem szkoleń doskonalących kompetencje naszych przewoźników i kurierów, to dobry przykład ważnych aspektów współpracy, których nie znajdziemy w umowie.

---

Ważne jest wspólne rozwiązywanie problemów i wspólne poszukiwanie nowych rozwiązań. Dlatego kładziemy nacisk na ciągłą komunikację z przewoźnikami i kurierami, m.in. organizując regularne spotkania. W 2011 roku zorganizowaliśmy spotkania centralne, konferencje regionalne dedykowane przewoźnikom międzynarodowym oraz warsztaty dla przewoźników premium. Ponadto regularnie odbywają się także spotkania oddziałowe dla przewoźników.

Bardzo istotne jest, że dobre relacje z przewoźnikami nie są budowane w wyniku pojedynczych inicjatyw, ale są efektem ciągłego procesu. Pomaga nam w tym strategia zarządzania firmą oparta na Modelu Doskonałości EFQM (Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością). Model EFQM prezentuje kompleksowe podejście do zarządzania biznesem. W sposób szczególny wyróżnia relacje z dostawcami i społeczeństwem, czyniąc je jednymi z najważniejszych aspektów w prowadzeniu firmy.

Logistyka: W trosce o środowisko i bezpieczeństwo

Jednym z newralgicznych obszarów działalności operatorów logistycznych jest ich wpływ na środowisko naturalne. Aby minimalizować negatywne skutki dla ekologii, ważne jest kształcenie odpowiednich nawyków u przewoźników i kierowców. W DB Schenker organizujemy między innymi szkolenia z eco-drivingu. Przy zastosowaniu ekonomicznej techniki jazdy większość kierowców uzyskuje od 10 do kilkunastu procent oszczędności paliwa.

Dzięki wdrażaniu zdobytych umiejętności nasi kierowcy przyczyniają się nie tylko do oszczędności zużycia paliwa i redukcji CO2, ale również do zmniejszenia kosztów eksploatacji pojazdu i zwiększenia bezpieczeństwa na drogach. Większość kosztów przeprowadzonych szkoleń z bezpiecznej i ekonomicznej jazdy pokrywana jest z budżetu DB Schenker. Dotychczas przeszkoliliśmy ponad 2100 kierowców.

Transport drogowy: Bezpieczna jazda

Szczególną inicjatywą naszej firmy są Mistrzostwa z eco-drivingu, podczas których kierowcy rywalizują w zakresie ekologicznej i ekonomicznej jazdy. W tym roku zawody będą realizowane po raz trzeci a DB Schenker jest jak dotąd jedynym operatorem, który podjął się organizacji takiej imprezy. Mistrzostwa są efektem prowadzonej od wielu lat polityki zrównoważonego rozwoju, czyli harmonijnego połączenia trzech elementów – ekonomii, etyki i ekologii.

Stanowią doskonałą okazję do zacieśniania relacji z naszymi partnerami biznesowymi. Nie mniej ważnym obszarem jest bezpieczeństwo na drogach kierowców DB Schenker. Jak pokazało badanie „Preferowany Sąsiad”, które jest corocznie przeprowadzane przez firmę w 17 miejscowościach, gdzie znajdują się oddziały firmy, jednym z głównych obszarów do poprawy jest właśnie bezpieczeństwo na drogach. Wychodząc naprzeciw tej potrzebie, wprowadziliśmy m.in. projekt „Czy jadę bezpiecznie?”.

Użytkownicy ruchu drogowego mogą skomentować styl jazdy naszych kurierów pod dedykowanym numerem telefonu, który jest widoczny na naszych ciężarówkach. Wszystkie zgłoszenia analizowane są przez oddziałowych Koordynatorów Współpracy z Kierowcami. Uwagi zgłaszane przez użytkowników ruchu drogowego to ok. 40 proc. skarg, 30 proc. pochwał, 20 proc. zapytań o pracę i 10 proc. innych uwag (np. brak świateł). Pilotaż programu działa obecnie w Łodzi i Koninie, w kolejnych latach będziemy wdrażać go w całej organizacji.

---

DB Schenker: Korzyści ze współpracy

Jeśli spojrzymy na współpracę z perspektywy przewoźników, zwłaszcza tych mniejszych, to dla nich punktem newralgicznym są koszty operacyjne i eksploatacyjne floty pojazdów. Podejmując współpracę z operatorem logistycznym, stawiają pytanie, czy operator zechce partycypować w tych kosztach. W DB Schenker, dbając zarówno o własny wizerunek, jak i współpracujących z nami przewoźników, dofinansujemy logowanie pojazdów, zakup ubrań firmowych oraz szkolenia.

Wspomagamy także naszych przewoźników w negocjacjach z czołowymi producentami pojazdów oraz dostawcami paliw w celu uzyskania przez nich możliwie najlepszych warunków zakupowych. Ważna jest również optymalizacja wykorzystania pojazdów przewoźników przy jednoczesnym ograniczaniu liczby ,,pustych przebiegów”. Aby osiągnąć postawione cele uruchomiliśmy regionalne centra zarządzania pojazdami, których zadaniem jest nie tylko obsługa zleceń naszych klientów, ale też pozyskiwanie ładunków w celu zbilansowania potoków. Zarządzamy flotą, wykorzystując do tego celu najnowsze narzędzia i programy informatyczne.

Niewątpliwie współpraca z dużym operatorem logistycznym daje przewoźnikowi możliwość stabilnego rozwoju firmy dzięki stałej współpracy i regularnie podejmowanych zleceniach transportowych.

Nie zatrzymuje się tylko na wsparciu technicznym, finansowym i merytorycznym przewoźników. Chcemy iść krok dalej w budowaniu relacji z dostawcami, zapraszając ich do udziału w naszych projektach wolontariatu pracowniczego, które organizujemy cyklicznie 2 razy do roku. Przewoźnicy i kurierzy bardzo chętnie angażują się w społeczne i ekologiczne akcje, co jest doskonałą okazją do zacieśnienia wzajemnych relacji i wyrobienia wrażliwości na potrzeby otoczenia.

Nasz dialog z interesariuszami, w tym także z dostawcami i kurierami został zauważony i doceniony w tegorocznym Rankingu Odpowiedzialnych Firm Dziennika Gazety Prawnej. DB Schenker po raz drugi zajął I miejsce w zestawieniu w kategorii branżowej i II miejsce w zestawieniu ogólnym. Traktujemy tą nagrodą jako rynkowy wyróżnik dla naszych partnerów.