Vademecum bezpiecznego spedytora - zalecenia dla branży TSL przy organizacji przewozów

W związku z narastającym zjawiskiem kradzieży towarów w transporcie drogowym, Polska Izba Spedycji i Logistyki postanowiła zaangażować się w walkę z tym procederem i wesprzeć środowisko TSL w działaniach na rzecz wyeliminowania tego problemu z rynku transportowego.

We wrześniu ubr. PISiL powołała Komisję ds. bezpieczeństwa w łańcuchu dostaw, w skład której wchodzą przedstawiciele firm zrzeszonych w Izbie. Jednym z efektów jej prac jest opracowanie pod przewodnictwem Andrzeja Szulca, Przewodniczącego Komisji zaleceń dla branży TSL przy organizacji przewozów pt. „Vademecum bezpiecznego spedytora”.

Wprowadzając w firmie zalecenia zawarte w poniższym vademecum, z pewnością przyczyni się to, do zwiększenia bezpieczeństwa ładunków podczas organizacji ich transportu. Wdrożenie zaleceń nie wymaga nakładów finansowych, a jedynie nabrania pewnych nawyków organizacyjnych, które zwiększają czujność przedsiębiorców na pewne zachowania oszustów i złodziei czyhających na każdy błąd, który może być wykorzystany do kradzieży lub wyłudzenia towaru.

Oczywiście należy też pamiętać, żadne tego typu działania nie wyeliminują całkowicie procederu kradzieży, ale z pewnością pozwolą na usprawnienie systemów organizacyjnych w firmach pod kątem bezpieczeństwa. Dlatego zachęcamy do zapoznania się z poniższym wykazem zaleceń i jak najszybsze wprowadzenie ich w organizację pracy. 

UWAGA: Sformułowania zawarte w tym ,,Vademecum” nie mają znaczenia stricte prawnego, a przede wszystkim znaczenie praktyczne!

A) ABY USTRZEC SIĘ KRADZIEŻY LUB WYŁUDZENIA ŁADUNKU PAMIĘTAJ O:

• Wprowadź w swojej firmie jednolite warunki podjęcia współpracy z nowym przewoźnikiem/kurierem i najlepiej wyznacz osoby za to odpowiedzialne. Idealnym rozwiązaniem jest uzyskanie statusu AEO lub certyfikatu ISO, który pozwoli na wprowadzenie w firmie odpowiednich procedur.

• Oczywistym jest, że najlepiej zabezpiecza przed przestępczymi zagrożeniami współpraca ze sprawdzonymi, stałymi podwykonawcami i partnerami, którzy zostali zweryfikowani w długotrwałej współpracy. Warto dążyć do takiego ,,zestawu” kontrahentów.

• Nigdy nie opieraj się na dokumentach przesłanych przez podwykonawcę telefaksem! Bezwzględnie żądaj dokumentów oryginalnych i weryfikuj je dokładnie poprzez sprawdzenie dokumentów: 

- licencja na międzynarodowy zarobkowy przewóz drogowy rzeczy można sprawdzić jej autentyczność na stronie: INSPEKCJI TRANSPORTU DROGOWEGO - ITD (dawniej w gestii BOTM) :
http://gitd.gov.pl/ w zakładce ,, Biuro ds. Transportu Międzynarodowego (BOTM),pod hasłem ,,Licencje towarowe”

- licencja na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy licencje te sprawdza się w starostwie bądź urzędzie miejskim właściwym dla siedziby przewoźnika; w wielu urzędach można zweryfikować ten dokument przez telefon, jednak zdarza się wymóg przesłania zapytania e-mailem lub telefaksem,

- licencja na pośrednictwo przy przewozie rzeczy w transporcie drogowym – tzw. P.P.R. : jest to także licencja na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy, lecz wydana w oparciu o wniosek o wydanie licencji na wykonywanie usług pośrednictwa przy przewozie rzeczy - sprawdza się ją tak samo jak licencję krajową,

- ubezpieczenie OCPD – żądaj dostarczenia oryginałów dokumentów do wglądu, aby ich kopie potwierdzić za zgodność z oryginałem, polisę ubezpieczeniową najlepiej zweryfikować u ubezpieczyciela, który ją wystawił. Sprawdź koniecznie na jaką sumę ubezpieczenia opiewa polisa.

- KRS lub wpis do rejestru działalności,
- decyzja o nadaniu NIP,
- zaświadczenie REGON.

• Żądaj listy kierowców zatrudnionych u przewoźnika, wraz z numerami ich dokumentów tożsamości i/lub prawa jazdy oraz informacją o dodatkowych uprawnieniach np. ADR . Taka lista, z ujętymi np. numerami rejestracyjnymi samochodów ciężarowych ma także praktyczny wymiar w działalności operacyjnej.

• Warto zażądać od przewoźnika co najmniej dwóch kontaktów referencyjnych od firm z nim współpracujących od dłuższego czasu lub telefonów stacjonarnych do siedziby firm, które mogą takich rekomendacji udzielić.

• Wymagaj samochodów wyposażonych w zabezpieczenia antywłamaniowe typu mechanicznego i elektronicznego np. autoalarmy, GPS, itp.

• Zadbaj, ażeby wydawanie towaru z magazynu odbywało się wyłącznie na podstawie upoważnień wystawianych na określonych kierowców i numery rejestracyjne samochodów.

• Dyscyplinuj kierowców, ażeby powiadamiali o dostarczeniu towaru do odbiorcy i o wszelkich przeszkodach i nieprawidłowościach w trasie. Ma to też praktyczny wymiar w pracy operacyjnej.

• Przy ładunkach o dużej wartości warto zaplanować dokładnie trasę przejazdu i wskazać kierowcy postoje na parkingach strzeżonych –

- link do platformy parkingowej IRU, TRANSPark: http://www.iru.org/index/transpark-app

- link do platformy parkingowej SETPOS, TRUCKINFORM: www.truckinform.eu

B) ABY USTRZEC SIĘ PRZED PRZYJĘCIEM ZLECENIA OD OSZUSTA LUB NIESOLIDNEGO (TEŻ NIEPŁACĄCEGO) KLIENTA, WARTO PAMIĘTAĆ O:

1. Sprawdzenie klienta, danych ładunku, (przeładunku) i dokumentów: 

- przyjmować każde zlecenie tylko w formie pisemnej, np. w e-mailu.

- koniecznie sprawdzić wiarygodność firmy – np. przez uzyskanie referencji od innych zleceniobiorców tego klienta, sprawdzenie klienta przez wywiadownię gospodarczą, giełdę transportową;

- nie przyjmować zleceń od klientów którzy zalegają nam z zapłatą za poprzednio wykonane usługi, bądź prowadzone są przeciwko nim postępowania sądowe o zapłatę, także jeśli postępowania te zostały zakończone mimo, że klient oferuje np. bardzo dobre warunki finansowe; tego typu zlecenia można przyjąć ale tylko za przedpłatą; godne polecenia jest zrobienie w firmie tzw. ,,czarnej listy” nieuczciwych kontrahentów;

- poprosić o dokumenty założycielskie klienta – najlepiej przesłane drogą pocztową, (a w najgorszym przypadku w postaci skanów drogą e-mailową, a potem pocztową).

- dążyć do zawarcia pisemnej umowy z klientem, w szczególności w przypadku dużej ilości ładunków, powtarzających się operacji transportowych lub wysokiej wartości ładunku;

- sprawdzić koniecznie rodzaj i wartość towaru; dotyczy to w szczególności transportu drogowego, gdzie podaje się często lakoniczne określenia, typu: ,,33 palety”, ,,auto standardowe”, ,,LKW 13,6m standard”, itp. zwroty bez podania nawet nazwy ładunku. W przypadku ładunków o wysokiej wartości, np. powyżej 100 000 EUR, najlepiej pozyskiwać zlecenia tylko od znanych zleceniodawców;

- w przypadku kontroli dokumentów, które są niezbędne do przeprowadzenia odprawy celnej, zachować szczególną staranność przy weryfikacji otrzymanych oryginalnych dokumentów, pod kątem ewentualnych nieprawidłowości bądź fałszerstw w tych dokumentach.

2. Weryfikacja stosowanych przez nieznanego zleceniodawcę środków łączności:

- Jeżeli zleceniodawca kontaktuje się przy pomocy telefonu komórkowego, podjąć dodatkowe środki ostrożności. Należy sprawdzić dane kontaktowe bezpośrednio w firmie zleceniodawcy lub poprzez giełdę transportową – jeśli klient jest na niej zarejestrowany.

- Przy wysyłaniu istotnych pism, warto sprawdzać wiadomości przesłane przez zleceniodawcę drogą elektroniczną (źródło wiadomości sprawdza się prawym przyciskiem myszki, po najechaniu kursorem na daną wiadomość), a najlepiej prosić o dodatkowe potwierdzenie telefaksem i listownie.

- W przypadku wiadomości przesłanych telefaksem sprawdzić autentyczność numeru telefaksu.

- W przypadku otrzymania telefaksem istotnych informacji od zleceniodawcy – dotyczących np. zmian kadrowych, zmiany struktury organizacyjnej, dopominać się o przesłanie tej informacji także drogą pocztową.

3. Dodatkowe uwagi, bardziej w sferze dobrych rad:

- nie korzystać z wielu pośredników z branży TSL, najlepiej wręcz nie przyjmować takich zleceń;

UWAGA: w przypadku przyjęcia zlecenia od „pośrednika” (spedytora dalszego, przewoźnika umownego) zawsze sprawdzać, czy treść otrzymanego zlecenia zgodna jest z treścią listu przewozowego, składanego przewoźnikowi przez podmiot przekazujący przesyłkę do przewozu – w szczególności w zakresie miejsca odbioru przesyłki i osoby odbiorcy; może to ułatwić zdemaskowanie próby wyłudzenia towaru przez pośrednika - oszusta !

- odrzucać zlecenia za wygórowane stawki przewozu od firm, których nie znamy;

- nie akceptować zleceń z bardzo odroczonymi terminami płatności;

- zasadniczo nie akceptować zleceń z płatnością gotówką za fracht – z wyjątkiem zleceń od
osób fizycznych;

- sprawdzić w miarę możliwości warunki dotyczące rozładunku towaru (termin wyładunku, miejsce rozładunku itp.) oraz podejmować odpowiednie działania a w przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub też nieracjonalnych, nagłych zmian w warunkach dostawy, miejsca rozładunku;

- warto uzyskać oświadczenie klienta (np. jako zapis w zleceniu), odnośnie ubezpieczenia typu cargo zleconego towaru. W transporcie morskim sprawdzić polisę ubezpieczeniową i/lub inne zaświadczenia dotyczące ubezpieczenia - jeśli ładunek został ubezpieczony przez zleceniodawcę;
- nie podawać nieznanym klientom przez telefon stawek za nasze usługi.

Poradnik opracowany przez Komisję ds. bezpieczeństwa w łańcuchu dostaw Polskiej Izby Spedycji i Logistyki/2011