Na co zwrócić uwagę wybierając dostawcę usług magazynowych

Pierwsze półrocze 2011 roku na rynku najmu powierzchni magazynowych było udane. Wzrósł popyt, a we wszystkich regionach malał wskaźnik pustostanów. Bardzo często najemcami powierzchni magazynowej są operatorzy logistyczni, którzy w dalszej fazie oferują klientom usługi profesjonalnego magazynowania towarów.

Warszawa, Górny Śląsk, Polska Centralna, Dolny Śląsk, Wielkopolska, Gdańsk, Małopolska – to najbardziej prawdopodobne rejony, które weźmiemy pod uwagę przy wyborze. W każdym przypadku istotne jest położenie magazynu względem elementów infrastruktury transportowej w danym regionie. Chodzi głównie o infrastrukturę drogową (autostrady i drogi ekspresowe), kolejową (dworce i bocznice kolejowe), lotniczą (lotniska) lub morską (porty morskie, terminale kontenerowe).

Jak towar i informacja przepływają przez magazyn

Rozpoznanie, w jaki sposób obecnie towar i związane z nim informacje przepływają przez magazyn powinno być dla nas kolejnym krokiem.

Powinniśmy poddać analizie następujące operacje: przyjęcie i identyfikacja towaru na wejściu (wydajność godzinowa lub dobowa tych operacji), czas tymczasowego składowania w buforze wejściowym przed oddelegowaniem towaru do strefy składowania oraz sam proces składowania w ściśle określonych warunkach (najważniejsze parametry to: temperatura, wilgotność powietrza, natężenie oświetlenia, wytrzymałość posadzki magazynowej). To samo dotyczy organizacji przepływu ładunków i informacji po złożeniu przez klienta zamówienia na wydanie towaru z magazynu.

Zwłaszcza jeśli dana partia towaru będzie kompletowana. Warto uzgodnić najpóźniejszą godzinę złożenia zlecenia, aby towar został skompletowany i wydany jeszcze tego samego dnia. Pakowanie i kompletacja to najbardziej pracochłonne elementy procesów magazynowania. Im bardziej rozdrobniona, tym wyższa specjalizacja pracy magazynu jest wymagana.

Oprócz tego powinniśmy sprawdzić: procedury kontroli (ilościowej i jakościowej) magazynowanego towaru, maksymalne rozmiary jednostek dostarczanych do magazynu, sposób ich oznakowania oraz sposób i terminy awizacji (24h czy 48h przed dostawą).

Jakie koszty magazynowania i w jaki sposób są liczone

Należy określić wysokość kosztów oraz sposób ich obliczania. Rozróżnić można dwie główne grupy kosztów „magazynowych”. Do pierwszej grupy zaliczają się koszty wynajęcia powierzchni składowej (koszty składowania). Można ustalić miesięczną stawkę ryczałtową za wynajęcie określonej liczby miejsc paletowych lub rozliczenie za każde miejsce paletowe osobno.

Do drugiej grupy należą koszty za operacje przeprowadzone na składowanym towarze. 

Czytaj także: Jak i gdzie opodatkować usługę magazynową?

Do tej grupy należą głównie: koszty przyjęcia jednostki ładunkowej według danego poziomu weryfikacji (począwszy od sprawdzania zgodności fizycznych ilości na palecie z dokumentami dostawy a skończywszy na szczegółowej ilościowej i jakościowej kontroli polegającej na otwieraniu i sprawdzaniu każdego opakowania na palecie), koszty przygotowania towaru do wydania z magazynu, koszty opakowań transportowych (kartony, tuby, palety) oraz koszty załadunku towaru na przybyły zewnętrzny środek transportu.

Do ustalenia pozostają również kwestie częstotliwości otrzymywania faktur oraz terminy płatności.

System informatyczny w magazynie: Raporty często i dokładnie

System informatyczny powinien nam dostarczyć informacji jak najbardziej przejrzystych. Dane powinny być przedstawione w sposób niewymagający pośredniego przeliczania. Przykładowymi funkcjonalnościami systemu mogą być: dostęp do aktualizowanych codziennie ilościowych wyciągów ze stanu magazynowego, dostęp do tygodniowych raportów wydań towaru z magazynu na podstawie złożonych zamówień czy dostęp do raportów określających wielkość rotacji danej grupy towarowej w określonym przedziale czasowym.

Prosta, przejrzysta informacja – to praktycznie wszystko, czego użytkownik po stronie klienta może oczekiwać od systemu informatycznego w magazynie.

Wybieraj magazyn ekologiczny

W łańcuchu logistycznym za najmniej przyjazne dla środowiska ogniwo uważa się transport. Pojęcie „ekologicznego odcisku” (environmental footprint) nie omija jednak obiektów przemysłowych, w tym magazynów. Zużywają one ogromną ilość wody i energii, produkują odpady, ścieki, emitują CO2 do atmosfery.

Tym przyczyniają się do globalnego ocieplania klimatu. Ponieważ budynki magazynowe wywierają tak wyraźny „ekologiczny odcisk”, obowiązkiem dostawcy usług magazynowych powinno być odwracanie tej tendencji. Należy sprawdzić jakie certyfikaty ekologiczne posiada potencjalny dostawca, jakie działania na rzecz środowiska podejmował, podejmuje i jakie zamierza podjąć. Coraz popularniejsze określenie „be green” przestaje być tylko pustym sloganem – również w wypadku logistyki magazynowej.

Ważne szczegóły w umowie na usługi magazynowe

Wszystkie elementy przyszłej współpracy uzgadniane na podstawie wymienionych powyżej kryteriów muszą zostać sformalizowane w postaci zapisów w umowie.

Dodatkowym obowiązkiem stron jest określenie zasad ubezpieczenia składowanego towaru, nakreślenie zasad poufności, określenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI - Key Performance Indicators), określenie procedur naprawczych w przypadku niewłaściwego spełniania umowy przez operatora (łącznie z wyliczeniem kar umownych), określenie terminów wypowiedzenia wraz z ustaleniem wzajemnych obowiązków w okresie przejściowym (łącznie z określeniem formy i sposobu doręczenia wypowiedzenia umowy).

Warto również określić długość cyklu renegocjacji warunków umowy. Dla przykładu po roku od momentu podpisania danej umowy strony podsumowują przepracowany wspólnie okres i rozmawiają o renegocjacji stawek.

Przy ustalaniu warunków umowy należy pamiętać, że najczęstszym powodem rozwiązania umowy logistycznej przez klienta jest niedotrzymywanie jej warunków przez operatora – w szczególności chodzi o braki, szkody lub nieterminowość. Warto z tego względu w umowie bardzo precyzyjnie opisać zakres świadczonych usług wraz terminami oraz procedurami kontroli procesów.

Wybór dostawcy usług magazynowych to często decyzja na lata. Usługa magazynowa stanowi często bardzo ważną kategorię zakupową. Warto przyjrzeć się wymienionym w artykule kryteriom, dzięki którym można na początku poznać własne potrzeby dotyczące składowania, a w dalszych krokach wybrać dopasowane do potrzeb rozwiązanie.

Powyższy zbiór kryteriów został opracowany na podstawie doświadczeń autora przy realizacji projektów związanych z wyborem dostawcy usług magazynowych. Mam nadzieję, iż artykuł pomoże w analizie ofert, których na rynku pojawia się coraz więcej.