Czy można zaliczać do kosztów wydatki na samochody udostępniane pracownikom do celów prywatnych nieodpłatnie?

Organy podatkowe w interpretacjach wydawanych w latach poprzednich odmawiały podatnikom prawa do zaliczania do kosztów wydatków eksploatacyjnych w tej części, która jest związana z nieodpłatnym wykorzy­stywaniem samochodów służbowych przez pracowników do celów prywatnych. Stanowisko to potwierdza w 2015 r. również Krajowa Informacja Podatkowa.

Wśród wielu pracodawców pojawiają się wątpliwości, co do możliwości zaliczania do kosztów wydatków dotyczących eksploatacji samochodów służbowych, jeżeli są one udostępniane nieodpłatnie pracownikom do wykorzystywania do celów prywatnych.

Zobacz też: Czy można zaliczać do kosztów wydatki na samochody udostępniane pracownikom do celów prywatnych odpłatnie?

Niestety, organy podatkowe w wydawanych dotychczas interpretacjach stwierdzały, że koszty używania samochodów służbowych udostępnianych pracownikom nieodpłatnie do wykorzystywania do celów prywat­nych nie stanowią - w części przypadającej na użytek prywatny pracowników - kosztów uzyskania przycho­dów pracodawców. Tytułem przykładu wskazać można interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 lutego 2008 r., sygn. IP-PB3-423-456/07-2/JG, czy interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 23 maja 2012 r., sygn. ILPB3/423-71/12-4/MM. W drugiej ze wskazanych interpretacji czytamy, że:

(...) koszty eksploatacji samochodów służbowych wykorzystywanych do celów prywatnych przez pra- MF ^cowników Wnioskodawcy, nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów ze względu na brak związku z prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą oraz uzyskiwanym z tej działalności przychodem. Należy stwierdzić, że umożliwienie używania samochodów służbowych do celów prywatnych pracowników nie jest ponoszone w celu osiągnięcia przychodu, a służy jedynie osobistym intere­som pracowników. Powyższe nie pozostaje więc w związku przyczynowym z uzyskiwanymi przychodami bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu Wnioskodawcy. (...)

Reasumując powyższe, koszty eksploatacji samochodów służbowych wykorzystywanych do celów prywatnych przez pracowników nie stanowią kosztów uzyskania przychodów dla Wnioskodawcy jako niespełniające przesłanki art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zobacz też: Czy można zaliczać w całości do kosztów wydatki na samochód służbowy, który pracownik parkuje w miejscu zamieszkania?

Co ciekawe, w dalszej części przytoczonej interpretacji organ podatkowy dopuścił zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów rat leasingowych dotyczących samochodów służbowych udostępnianych pracowni­kom do wykorzystywania do celów prywatnych stwierdzając, że:

(...) w części dotyczącej rat leasingowych, stwierdzić należy, iż bez znaczenia jest fakt, że leasingowany samochód służbowy jest wykorzystywany przez pracowników dla celów prywatnych. Tak więc, wydatki dotyczące opłat i rat leasingowych stanowią co do zasady koszty podatkowe.

Pozwala to pokusić się o wniosek, że zdaniem organów podatkowych koszty dotyczące samochodów służbowych udostępnianych pracownikom nieodpłatnie do wykorzystywania do celów prywatnych dzielą się na:

• koszty stałe, tj. koszty, na których wysokość nie wpływa fakt udostępniania samochodów pracownikom do korzystania do celów prywatnych; do takich kosztów, oprócz kosztów rat leasingowych, zaliczyć należy, przykładowo, koszty odpisów amortyzacyjnych; koszty takie stanowią koszt uzyskania przychodów;
• koszty zmienne, tj. koszty, na których wysokość wpływa fakt udostępniania samochodów pracownikom do korzystania do celów prywatnych, w szczególności koszty paliwa, olejów oraz płynów eksploatacyjnych; koszty takie stanowią koszty uzyskania przychodów tylko w części, w jakiej dotyczą użytku samochodów do celów służbowych.

To do podatników należy wybór sposobu szacowania części kosztów zmiennych, która dotyczy użytku samochodów do celów służbowych (tylko bowiem niewielką część kosztów zmiennych można uznać za doty­czące wyłącznie użytku służbowego albo wyłącznie użytku prywatnego). Ani przepisy, ani organy podatkowe nie dają w tym zakresie żadnych wskazówek.

Zobacz też: Jak rozliczać w kosztach wydatki na eksploatację stanowiącego środek trwały samochodu osobowego, wykorzystywanego tylko do działalności gospodarczej, od którego VAT odliczany jest w 50%?

Pracodawca nieodpłatnie udostępnia pracownikowi samochód służbowy do użytku prywatnego. W styczniu 2015 r. pracodawca poniósł koszt raty leasingowej dotyczącej tego samochodu w kwocie 1300 zł netto oraz koszty zakupu paliwa w kwocie 870 zł netto. Pracodawca szacuje, że na użytek służbowy przypada 70% kosztu zakupu paliwa. W tej sytuacji przyjęcie stanowiska reprezentowanego przez organy podatkowe oznaczałoby, że do kosztów uzyskania przychodów stycznia podatnik może zaliczyć:

• 1300 zł z tytułu kosztu raty leasingowej,
• 609 zł (870 zł x 70%) z tytułu kosztów zakupu paliwa.

Trzeba jednak zaznaczyć, że przywołane powyżej stanowisko organów podatkowych było zajmowane przed wprowadzeniem od 1 stycznia 2015 r. ryczałtów z tytułu prywatnego używania przez pracowników samocho­dów służbowych. Niestety mimo ich wprowadzenia Krajowa Informacja Podatkowa również w tym roku odma­wia podatnikom prawa do zaliczania do kosztów wydatków związanych z używaniem samochodów służbowych w części, jaka odpowiada prywatnemu użytkowi samochodów służbowych przez pracowników.

Odpowiadając na pytanie, należy również wspomnieć o stanowisku, które w styczniu 2015 r. zaczęło na łamach prasy prezentować Ministerstwo Finansów w sprawie wprowadzonych od początku br. ryczałtów z tytułu prywatne­go używania samochodów służbowych. Twierdzi ono, że ryczałty te nie obejmują kosztów paliwa. Najprawdopodob­niej będzie to skutkowało utrzymaniem również w 2015 r. przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych stanowiska, że w zakresie w jakim paliwo po 1 stycznia 2015 r. jest wykorzystywane przez pracow­ników do jazd samochodem służbowym na cele prywatne, nie będzie mogło być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

PODSTAWA PRAWNA art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 251