Obiad z klientem, a koszt uzyskania przychodu

Uregulowania odnoszące się do kwalifikowania w ogóle wydatków, w tym na reprezentację i reklamę do kosztów uzyskania przychodów zawarte są w art. 15 i 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (zwanej dalej: ustawą o PDOP). Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 15 ust. 1 tej ustawy kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP. Na podstawie powyższej definicji zarówno w doktrynie jak i orzecznictwie wskazuje się, że dany wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodów, jeśli spełnia łącznie następujące przesłanki:

1. został faktycznie poniesiony;
2. jego poniesienie nastąpiło w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
3. nie znajduje się w katalogu wydatków nieuznawanych za koszt, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP.

Zobacz też: Jak odliczyć 100% VAT po pierwszym kwietnia?

Z powyższego wynika, iż decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu (ewentualnie zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów), przy czym każdy koszt poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem odpowiedniego związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodu. W procesie kwalifikacji prawnopodatkowej poniesionych kosztów trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się ich do osiągnięcia przychodu, a także ich racjonalność rozumianą jako adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu. Jak wskazał w wyroku dnia 26.09.2013 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, syg. III SA/Wa 697/13, w świetle treści art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, decydującym kryterium przy kwalifikacji prawnej danego kosztu jako kosztu uzyskania przychodów w rozumieniu tego przepisu jest kryterium celu poniesienia kosztu; niezbędne jest istnienie bezpośredniego lub pośredniego tylko związku między kosztem a realizacją wymienionych w tym przepisie celów. Jak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP nie uważa się za koszt uzyskania przychodu, kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów w tym alkoholowych. Istotne z punktu widzenia podatnika jest zatem prawidłowa kwalifikacja poniesionych wydatków. Z związku z faktem, iż przepisy prawa podatkowego nie definiują przedmiotowych pojęć należy sięgnąć do ich znaczenia językowego.

Zobacz też: Zarządzanie samochodami w małej firmie - 3 sposoby

Definicja reklamy

Jak zauważył Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie przepisy prawa podatkowego nie określają pojęcia "reklamy", a zatem należy je rozumieć w języku potocznym jako rozpowszechnianie informacji o formach i ich zaletach, wartościach, miejscach i możliwościach nabycia za pomocą plakatów, ogłoszeń w prasie, radiu, telewizji lub w inny sposób stanowiący zachętę do nabywania towarów lub korzystania z określonych usług (wyrok z dnia 29.09.1998 r., sygn. III SA 659/97). W innym wyroku Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, iż pojęcie "reklama" oznacza wszelkie działania podmiotu gospodarczego mające kształtować popyt poprzez poszerzenie wiedzy przyszłych nabywców o towarach, w celu zachęcania ich do nabywania towarów właśnie od tego, a nie innego podmiotu gospodarczego (wyrok z dnia 10.11.1999 r., sygn. I SA/Lu 1030/98). Minister Finansów w Biuletynie Skarbowym MF nr 2007/5/12 stwierdza, iż za reklamę można uznać działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary poprzez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych nabywców do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego.

Zobacz też: Zintegrowana automatyka, a ograniczenie kosztów firmy transportowej

Definicja reprezentacji

Z brakiem legalnej definicji będziemy mieli do czynienia także w przypadku reprezentacji. I w tym przypadku musimy odwołać się do judykatury. W orzecznictwie prawnopodatkowym wypracowane zostały dwa przeciwstawne stanowiska. Zgodnie z pierwszym, definiując pojęcie "reprezentacja", organy podatkowe i sądy administracyjne sięgały do słownikowego jego rozumienia. Uważano zatem, że należy przez to rozumieć okazałość, wystawność, a nawet wytworność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną (np. wyrok NSA z dnia 27 września 2012 r., II FSK 392/11; wyrok NSA z dnia 25 maja 2012 r., II FSK 2200/10). Następnie sądy i organy podatkowe zaczęły inaczej interpretować badane pojęcie wskazując, że reprezentacją są wszelkie działania związane z tworzeniem wizerunku przedsiębiorcy i utrzymywaniem dobrych relacji z kontrahentami (skierowane "na zewnątrz"), które nie muszą odzwierciedlać wystawności czy okazałości (m.in. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 24 lutego 2011 r., sygn. akt I SA/Po 917/10, WSA w Łodzi z dnia 22.01.2013 r., syg. I SA/Łd 1456/12,  NSA w wyroku z dnia 25 stycznia 2012 r., sygn. akt II FSK 1445/10; NSA w wyroku z dnia 24.05.2012 r., II FSK 2332/10). To stanowisko prowadziło do wniosku, że wszelkiego rodzaju wydatki na usługi i artykuły wiążące się z reprezentowaniem podatnika nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu bez względu na ich późniejsze wykorzystanie.

Dla prawidłowej kwalifikacji, jak zostało to wcześniej zauważone, istotne znaczenie ma również cel poniesionego wydatku. Jak zauważył Naczelny Sąd Administracyjny we Wrocławiu reklama ma na celu nakłonienie potencjalnego nabywcy do dokonania zakupu. Informacje o konkretnych towarach, o ich zaletach, wartości, i możliwości dokonania zakupu, przekazywane nieokreślonemu kontrahentowi jeśli celem jest zachęcenie go do kupna, ma charakter reklamy (wyrok z dnia 10.05.2001r., sygn. I SA/Wr 2452/98). Reprezentacja natomiast ma na celu wykreowanie oraz utrwalenie pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19.06.2013 r., sygn. II FSK 2102/11).

Zobacz też: Ile zapłacisz za auto służbowe na wakacjach?

Warto wskazać również na interpretację ogólną Ministra Finansów z dnia 25.11.2013 r., sygn. DD6/ 033/127/SOH/2013/RD-120521) będącej niejako następstwem wyroku NSA z dnia 17 czerwca 2013 r., sygn. II FSK 702/11, którą przedsiębiorcy mogą posiłkowo stosować w celu prawidłowej kwalifikacji przedmiotowych wydatków. Minister stwierdził w niej, że nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP, ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami itd., dotyczące zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.

Podsumowując zaznaczyć należy, że nie da się jednoznacznie, w sposób niebudzący wątpliwości wskazać, które wydatki stanowią koszty reklamy, a które koszty reprezentacji. Określenie, jaki charakter ma dany wydatek, zależy od konkretnej sytuacji, wielkości firmy i rodzaju prowadzonej działalności. Jak słusznie zauważył Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 2013-06-17 r., sygn. II FSK 702/11 dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy (brak definicji ustawowej oraz wnioski płynące z analizy zmiany poglądów na tle poszczególnych przypadków) posłużyć się również dynamiczną wykładnię funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej – uzyskiwanie przychodów podlegających opodatkowaniu.

Stan prawny na dzień 09.07.2014 r.

Tekst: Igor Klimkowski ECDDP , Spółka doradztwa podatkowego