REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Umowa z firmą CFM - zanim podpiszesz

 Flota Auto Biznes
FlotaAutoBiznes to motoryzacyjno-biznesowe czasopismo poświęcone zagadnieniom związanym z zarządzaniem samochodami w przedsiębiorstwach. Magazyn ukazuje się co dwa miesiące.
flota, parking
flota, parking
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Na co warto zwrócić uwagę zanim podpiszesz umowę z firmą CFM? Na to pytanie odpowiadamy w poniższym tekście.

Wynajem długoterminowy bardzo ułatwia zarządzanie flotą. Jednak przygotowując się do umowy z firmami CFM, musimy być do tego dobrze przygotowani, zadając potencjalnym partnerom szereg pytań. Nie będą one związane tylko z kwestiami ceny.

REKLAMA

Podstawową zasadą jest jak najszersze zainteresowanie naszym zapytaniem rynku usług wynajmu. Nie bójmy się więc adresować propozycji współpracy także do małych firm, ponieważ możemy być dla nich kluczowym klientem, mogącym liczyć na wyjątkowe traktowanie. Problem współpracy z firmami wynajmu długoterminowego można podzielić na siedem najważniejszych moim zdaniem zagadnień:

I Finansowanie pojazdów
II Proces zakupu aut
III Ubezpieczenie
IV Koszty bieżące i naprawy ponadnormatywne
V Usługi dodatkowe
VI Przedterminowe zakończenie najmu
VII Terminowe zakończenie najmu

Zobacz też: Car Fleet Management - dlaczego warto skorzystać z usługi CFM?

I Finansowanie pojazdów

Typ oprocentowania

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli chodzi o finansowanie pojazdów, warto zająć się między innymi typem oprocentowania. Mamy do wyboru dwa warianty:
- oprocentowanie stałe – w tym przypadku przez cały okres najmu rata finansowa będzie stała bez względu na tzw. koszt pieniądza,
- oprocentowanie zmienne – w tym przypadku oprocentowanie składa się z dwóch czynników – WIBOR lub LIBOR. Czasem istnieje inny bardziej skomplikowany sposób naliczania podstawy oprocentowania plus marża, zawierająca zarówno zysk firmy wynajmującej, jak również koszt pieniądza.
Wybór należy do menedżera floty, ale proszę zwrócić uwagę na to, czy umowa zakładając stałe oprocentowanie nie zawiera zapisu, że w „szczególnych okolicznościach np. wzrost WIBOR o „x” procent firma wynajmująca ma prawo jednostronnie podwyższyć i przeliczyć czynsz finansowy”. W przypadku oprocentowania zmiennego trzeba koniecznie sprawdzić, w jaki sposób rośnie i czasem maleje stawka czynszu finansowego, czy jest to symetryczne dla obu stron, tzn. jeśli WIBOR rośnie o „x” procent to składka rośnie proporcjonalnie i czy jeśli WIBOR maleje - składka równie proporcjonalnie ulegnie zmniejszeniu.

Data oprocentowania

Bardzo duże znaczenie ma również zapis związany z datą oprocentowania. Otrzymując ofertę finansowania, firma wynajmu proponuje nam stawkę czynszu finansowego w wysokości „x”. Jednak zapis umowy może pozwalać zmienić ten czynsz, gdyż podmiot CFM nalicza czynsz według „kalkulatora” z dnia wydania samochodu. Moim zdaniem należy dążyć do tego, aby stawka z oferty była zagwarantowana przez cały okres najmu. Jest to szczególne istotne przy współpracy z kilkoma firmami wynajmu długoterminowego, ponieważ może się okazać, że wybraliśmy tak naprawdę ofertę droższą. Umowa najmu i początek najmu pojazdu (a co za tym idzie płacenie czynszów) musi rozpoczynać się w dniu podpisania protokołu przekazania samochodu, zaś okres ten kończyć datą podpisania protokołu zwrotu pojazdu.

Zobacz też: Jakie warunki musi spełnić klient by mógł skorzystać z usług CFM?

Opłata wstępna

Niektóre firmy CFM domagają się opłaty wstępnej. Najlepsze rozwiązanie stanowi jej brak, lecz zdaje sobie sprawę, że czasem jest to po prostu niemożliwe.

Gwarancja ceny

Jeśli składamy zamówienie w czasie ważności oferty i firma wynajmu potwierdzi przyjęcie, powinniśmy mieć zapis w umowie, że później zmiana stawek czynszu finansowego, czynszu serwisowego i stawki ubezpieczenia nie może się zmienić inaczej niż aneksem podpisanym przez obie strony. Gdyby natomiast firma wynajmu nie zrealizowała tego zamówienia zgodnie z ustalonymi cenami, będzie musiała pokryć nasze straty. Pamiętajmy, że zapis ten broni klientów przed zaniżonymi ofertami, które są tuż przed wydaniem pojazdu korygowane do stawek opłacalnych. Zawsze firma wynajmu może zarezerwować u dealera samochód w odpowiedniej cenie, ubezpieczenia również można dla danego pojazdu zagwarantować, zaś samo finansowanie to wewnętrzna sprawa podmiotu CFM.

Jeden lub wielu partnerów

Ilość partnerów CFM współpracujących z nami powinna być uzależniona od wielkości floty, a także od cyklu wymiany samochodów służbowych. Jeśli park maszyn jest bardzo niewielki dalsze rozdrobnienie wolumenu nie wpłynie pozytywnie na wysokość cen najmu. Przy pokaźniejszej ilości aut warto współpracować z dwoma lub więcej firmami wynajmu, ponieważ o każde zamówienie „powalczą” co najmniej dwa konkurencyjne podmioty, a więc mamy dużą szanse na uzyskanie korzystniejszej oferty. Współpracując z kimś „na wyłączność” jesteśmy zmuszeni przyjąć propozycję bez możliwości weryfikacji. Gdy zamierzamy jednorazowo wymienić duże ilości samochodów, warto przygotować konkurs ofert, biorąc pod uwagę również przedsiębiorstwa, z którymi dotychczas nie współpracowaliśmy.

Zobacz też: Faktoring – w jaki sposób poprawia płynność finansową?

II Proces zakupu pojazdów

Oferta cenowa

W zależności od marki samochodów, oferty cenowe są przygotowywane przez dealerów lub generalnych importerów. Jednak warunki sprzedaży dla odbiorcy końcowego narzuca ten drugi z wymienionych podmiotów. Nie ma więc znaczenia w tym aspekcie wybór firmy finansującej. Proponuję zatem nawiązać kontakt z osobami odpowiedzialnymi za sprzedaż flotową bezpośrednio w polskich przedstawicielstwach koncernów samochodowych. Moim zdaniem łatwiej będzie nam ich przekonać co do szansy współpracy długofalowej i o tym, że docelowa ilość kupowanych środków lokomocji jest znacznie większa niż ta z zapytania do firm wynajmu. Spotkanie takie ułatwi nam zrozumienie polityki flotowej danej marki, przyszłość jej poszczególnych modeli itp.

Dostawca pojazdów

Mamy możliwość korzystania z dostawcy wskazanego przez firmę wynajmu długoterminowego, ale musimy pamiętać o istotnej kwestii: pozytywy z tej współpracy będzie czerpać podmiot CFM. Inna droga to zapis w umowie, że samochody zostaną dostarczone przez dealera wskazanego przez nas. To rozwiązanie pozwala na określone „zyski”: bezpłatna dostawa samochodów w miejsce wskazane przez menedżera floty, montaż dodatkowego wyposażenia w korzystniejszych cenach, oznakowanie pojazdów, itp.
Ponadto często zdarza się, że firmy wynajmu długoterminowego pobierają od dealera prowizję za możliwość sprzedaży samochodów, która jest oczywiście przerzucana na klienta docelowego. Jeśli natomiast wskażemy „zaprzyjaźnionego” dealera, możemy obniżyć cenę pojazdu o wspomnianą prowizję lub otrzymać bezpłatnie wyposażenie dodatkowe. Posiadanie „własnego dealera” ułatwia również poszukiwanie auta na stokach, jeśli jest nam ono pilnie potrzebne (np. w sytuacji, gdy dotychczasowe uległo szkodzie całkowitej). Również w przypadku systematycznych zakupów (np. w każdym miesiącu kupujemy jeden, dwa, pięć samochodów danego modelu, ale nie możemy dokładnie zadeklarować daty i ilości sztuk) „zaprzyjaźniony” partner będzie trzymał te samochody na własnym stoku ponosząc co prawda koszty, ale będąc gotowym dostarczyć je nam w bardzo krótkim czasie.

Zakup akcesoriów

Akcesoria takie jak zestawy głośnomówiące, haki holownicze, itp. powinny wraz z montażem wchodzić w skład ceny zakupu samochodu, zaś ich koszt powinien być uwzględniony w czynszu finansowym. W przypadku domontowania akcesoriów do użytkowanych samochodów mamy możliwość aneksowania umowy, aby stawka czynszu finansowego zawierała opłaty za nie wraz z robocizną, lub aby wydatek został zrefakturowany. Pamiętajmy jednak o porównaniu kosztów refaktury i wzrostu czynszów - wiele firm montując hak holowniczy podnosi jednocześnie czynsz serwisowy uważając, że samochód szybciej się zużywa.

Zobacz też: Raty leasingowe - konsekwencje, gdy nie zapłacisz

REKLAMA

Samochód przedkontraktowy
W przypadku, gdy zamawiany samochód nie jest dostępny w odpowiednim czasie, musimy posiłkować się samochodem „tymczasowym”, „przedkontraktowym”. Firmy wynajmu długoterminowego proponują taką usługę, ale koszt wynajmu jest zazwyczaj znacząco wyższy od docelowego. Główny powód stanowi fakt, że pojazdy pochodzą z komercyjnych wypożyczalni i wydatki są refakturowane.
Istnieje jednak możliwość zapisu w umowie warunku mówiącego, że koszt najmu samochodu „przedkontraktowego” nie może przekroczyć pewnego procentu stawki za pojazd docelowy (tutaj każdy menedżer floty musi wynegocjować ten procent). Warto także pokusić się o dopisek mówiący o klasie, wieku i wyposażeniu auta „przedkontraktowego” w stosunku do docelowego środka lokomocji.

Dostawa auta docelowego, przedkontraktowego
Umowa najmu najczęściej zawiera informację, że miejsce odbioru samochodu wskazuje firma CFM. Zwykle jest to parking dealera przygotowującego pojazd. Jednak również tutaj warto ponegocjować. Jeśli zapiszemy w umowie, że dostawa ma nastąpić do lokalizacji wskazanej przez nas, najpewniej koszty tej operacji firma wynajmu przerzuci na dealera. Wrócę tutaj ponownie do kwestii „zaprzyjaźnionego dealera” – dzięki dobrym kontaktom łatwiej będzie przeprowadzić logistykę wydań samochodów. 

III Ubezpieczenie

Ubezpieczenie stałe/zmienne

Wbrew informacjom podawanym przez część firm wynajmu długoterminowego, istnieją na rynku ubezpieczeniowym stałe ubezpieczenia wieloletnie, zapewniające taką samą składkę bez względu na szkodowość pojazdu lub floty. Znając naszą dotychczasową szkodowość, możemy zakładać przyszłą liczbę kolizji i wypadków, a więc określić czy na rynku ubezpieczeń jesteśmy postrzegani jako obiekt przynoszący ubezpieczycielowi zysk czy stratę. Jaki rodzaj ubezpieczenia wybrać – to już należy do menedżera floty.

Zobacz też: System Inteligentnego Zarządzania Flotą: oszczędność i bezpieczeństwo

Ubezpieczenie własne/proponowane przez firmy wynajmu

W umowie najmu samochodów musimy dokładnie opisać sposób ich ubezpieczenia. Możemy to uczynić sami lub przyjąć warunki proponowane przez firmę wynajmu. Własne ubezpieczenie bywa korzystniejsze jeśli nasza firma posiada znaczny majątek (np. fabryki, centra logistyczne itp.) i flotę pojazdów włączymy do tych chronionych zasobów (wartość floty to niewielki procent lub nawet promil sumy ubezpieczenia pełnego majątku). W takim przypadku mamy szansę uzyskać naprawdę ciekawą ofertę, najczęściej niemożliwą do uzyskania dla parku maszyn, gdyby tylko opierać się na analizie jej szkodowości.
Możemy również znaleźć własnego ubezpieczyciela tylko do floty samochodowej - wtedy nasza szkodowość będzie wyznaczała wzrost lub spadek składki ubezpieczeniowej. W tym przypadku również polityka flotowa ma wpływ na wysokość opłat np. udział użytkowników w szkodach AC, sposób korzystania z pojazdów do celów prywatnych, szkolenia dla pracowników, itp.
W przypadku przyjęcia ubezpieczenia oferowanego przez firmę wynajmu, jeśli jest to ubezpieczenie zmienne, należy zapisać w umowie od czego zależy wzrost/spadek składki ubezpieczeniowej. Gdybyśmy pozostawili to wyłącznie do uznania firmy wynajmu, opłata za ochronę w następnych latach wzrośnie niewspółmiernie do naszej szkodowości, a znalezienie jakiejkolwiek zależności pomiędzy wysokością składki a szkodowością, wartością floty, będzie wręcz niemożliwe.
Przyjmując ubezpieczenie firmy wynajmu stawka ubezpieczeniowa jest włączona do stawki serwisowej (co umożliwia pełne odliczenie VAT), rzadziej do stawki finansowej (co uniemożliwia pełne odliczenie VAT).

Pakiet OC, AC, NNW, Assistance

Aby móc porównać koszty polis musimy dokładnie określić zakres każdego z rodzajów ubezpieczenia.
OC czyli jak wiadomo obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych. Ogólne Warunki Ubezpieczenia przygotowuje Ministerstwo Finansów, a towarzystwa ubezpieczeń mogą od siebie jedynie coś dołożyć np. holowanie dla sprawcy i poszkodowanego, samochód zastępczy dla sprawcy itp. Uwaga. Ostatnie zmiany prawa ubezpieczeniowego zniosły automatyczne ubezpieczenie OC samochodu na kolejny rok, a więc samochód może zostać pozbawiony ochrony ubezpieczeniowej.
AC – ubezpieczenia auto casco – dobrowolne, Ogólne Warunki Ubezpieczenia to umowa pomiędzy stronami. Najważniejszymi elementami tego rodzaju ubezpieczenia jest:
- franszyza integralna – podawana w złotówkach. To kwota, do której ubezpieczyciel nie ponosi odpowiedzialność (np. franszyza integralna 500 zł – koszt naprawy 499,99 zł – towarzystwo ubezpieczeniowe nie wypłaca odszkodowania, koszt naprawy 501 zł – towarzystwo ubezpieczeniowe wypłaca odszkodowanie w wysokości 501 zł),
- franszyza redukcyjna – podawana w kwocie wyrażonej w złotówkach lub jako procent odszkodowania (np. franszyza redukcyjna 500 zł – koszt naprawy 900 zł – ubezpieczyciel wypłaca odszkodowanie 400 zł, lub franszyza redukcyjna 10 procent - koszt naprawy 900 zł – towarzystwo ubezpieczeniowe wypłaca odszkodowanie 810 zł). Proszę jednak zwrócić uwagę na zapis w umowie z firmą wynajmu czy jest to franszyza redukcyjna czy „opłata manipulacyjna”,
- amortyzacja części samochodowych – zniesiona lub utrzymana. Gdy pojazd ma np. trzy lata, to błotnik zużył się już w pewnym procencie. Jeśli zostanie zamontowany nowy błotnik, musimy do tego odpowiednio dopłacić,
- opcja konsumpcji sumy ubezpieczenia po szkodzie – zniesiona lub utrzymana. Jeśli samochód przed szkodą jest wart 50 000 zł, odszkodowanie z tytułu szkody wyniosło 20 000 zł, a pojazd np. zostanie skradziony, to ubezpieczyciel wypłaci tylko 30 000 zł, a pozostałą kwotę firmie wynajmu musi dopłacić nasza firma,

Zobacz też: Jak poprawić funkcjonowanie polityki flotowej?

- ubezpieczenie od wartości netto lub brutto – ochrona od wartości netto jest opłacalne dla firm będących płatnikami podatku VAT. Rozliczenie szkody w takim przypadku wygląda następująco: na podstawie kopii faktury naprawy towarzystwo ubezpieczeniowe wypłaca odszkodowanie poszkodowanemu lub warsztatowi. VAT na podstawie oryginału faktury wypłaca poszkodowany, zaś podatek można rozliczyć sobie na warunkach ogólnych. Ubezpieczenie od wartości brutto opłacalne jest dla flot należących do banków, towarzystw ubezpieczeniowych, itp.,
- zakres terytorialny ubezpieczenia – należy dokładnie zapoznać się z tym punktem Ogólnych Warunków Ubezpieczenia, ponieważ ubezpieczenie może obejmować tylko Polskę, kraje Unii Europejskiej, a może zawierać różne wyłączenia np. kraje byłego Związku Radzieckiego,
- płatność składki ubezpieczeniowej – jednorazowa, półroczna, kwartalna, miesięczna,
- sposób rozliczenia kosztów naprawy z TU – wysokość składki ubezpieczeniowej zależy od sposobu rozliczenia naprawy samochodu po szkodzie. Opłata będzie znacząco wyższa jeśli pojazdy będą naprawiane w ASO przy użyciu oryginalnych części, a niższa, gdy szkody zostaną rozliczone według kosztorysu z założeniem zamienników i niskiej stawki za roboczogodzinę,
NNW – ubezpieczenie Następstw Nieszczęśliwych Wypadków. Obejmuje kierowcę i pasażerów samochodu w przypadku uszkodzenia ciała. Należy sprawdzić zakres terytorialny ubezpieczenia, wysokość ubezpieczenia na osobę, ilość osób objętych tym ubezpieczeniem. Ubezpieczenie NNW jest szczególne, ponieważ poszkodowany może skorzystać z wielu ubezpieczeń tego typu. Przykładowo, jeśli ma wykupione ubezpieczenia NNW razem z ubezpieczeniem mieszkania, karty kredytowej itp. to otrzyma odszkodowanie od wszystkich towarzystw ubezpieczeniowych z tytułu jednego zdarzenia,
Assistance – ubezpieczenie znane wszystkim, ale warto sprawdzić dokładnie, zakres pakietu. Czyli w jakich przypadkach pomoc drogowa przyjedzie bezpłatnie, zakres terytorialny ochrony, franszyzę kilometrową - w jakiej odległości od miejsca zamieszkania lub miejsca gdzie znajduje się siedziba firmy pomoc zostanie udzielona, kwestia samochodu zastępczego - na jaki okres, w jakich klasach aut i w jakich przypadkach należy się to „narzędzie”.

Zobacz też: Jak działa faktoring? Kto może skorzystać z takich rozwiązań?

Samochód zastępczy

Kilka wersów wyżej wywołałem kwestie samochodu zastępczego, czyli jednej z bardzo newralgicznych kwestii w zarządzaniu flotą. W przypadków kontraktu na wynajem długoterminowy, również ta sprawa powinna być szczegółowo uregulowana zapisami umowy, ponieważ w innym przypadku możemy liczyć tylko i wyłącznie na pojazd zastępczy zgodny z warunkami assistance.
Samochód zastępczy powinien przysługiwać użytkownikowi, gdy pojazd zwykle użytkowany znajduje się w serwisie. Należy koniecznie wynegocjować czas, powyżej którego auto zastępcze musi zostać wydane. Z dużą dozą prawdopodobieństwa firma wynajmu przerzuci ten obowiązek na serwis. W przypadku szkody samochód „rezerwowy” ma zostać wydany na pełen okres naprawy (uwaga – na rzeczywisty czas naprawy, a nie np. technologiczny). Również w przypadku szkody całkowitej możemy uzgodnić skorzystanie z pojazdu zastępczego, należnego po dniu oceny technicznej przez okres np. 30 dni. To umożliwi nam wynajem kolejnego auta lub odpowiednie przesunięcie posiadanych zasobów.
Samochód zastępczy musi odpowiadać następującym zasadom:
- bezpłatny w ustalonym okresie (część firm proponuje samochód zastępczy limitowany np. 10 dni w ciągu roku/samochód),
- klasa, wyposażenie samochodu zastępczego,
- brak „obrendowania” samochodu dla klasy np. Premium,
- miejsce wydania i zwrotu samochodu zastępczego,
- warunki ubezpieczenia samochodu zastępczego (udział własny w szkodach, minimalna wysokość szkody pokrywana przez ubezpieczyciela itp.).

Zobacz też: Samochód służbowy - korzyści i obowiązki

Sposób likwidacji szkód

W przypadku ubezpieczenia dostarczanego przez firmę wynajmu likwidacja szkód powinna być koordynowana za pośrednictwem Centrum Technicznego podmiotu wynajmującego lub wskazanego brokera ubezpieczeniowego. Powinniśmy również doprecyzować sposób likwidacji szkód z AC i OC. Z przypadkami dotyczącymi AC nie mamy większego wyboru: zgłaszamy szkodę do Centrum Technicznego lub brokera, a następnie wskazany jest warsztat naprawiający pojazd i wydający samochód zastępczy.
O wiele większe komplikacje mogą wystąpić przy likwidacji szkody z ubezpieczenia OC sprawcy. Możemy ją zgłosić z naszej polisy AC, a następnie nasz ubezpieczyciel regresem odbierze odszkodowanie od ubezpieczyciela sprawcy. Jednak zgłaszając szkodę z AC firmy, w której pracujemy, obciążamy jej szkodowość przez stworzenie rezerwy na wypłatę odszkodowania do momentu pełnego wykonania regresu. Naprawa zostanie wykonana zgodnie ze standardem naszego AC, a więc zostaną zastosowane na przykład zamienniki.
Natomiast jeśli likwidujemy szkodę z OC, warsztat naprawia samochód używając części oryginalnych, koszt samochodu zastępczego zostanie zwrócony warsztatowi, a stawki roboczogodziny są zdecydowanie wyższe niż w przypadku AC. Gdy pojazdy mają nasze ubezpieczenie musimy dokładnie opisać sposób likwidacji szkód, tak, aby przy zwrocie auta po okresie najmu nie ponosić kosztów „utraty wartości handlowej pojazdu z powodu wcześniejszych napraw blacharsko-lakierniczych”.
Tak więc musimy uzgodnić, za pośrednictwem którego brokera są likwidowane szkody, a o każdej szkodzie i naprawie należy koniecznie poinformować Centrum Techniczne firmy wynajmującej. Uwaga! Jeśli mamy już zaprzyjaźnionego dealera, to zazwyczaj jest tam również serwis blacharsko – lakierniczy i możemy namówić firmę wynajmu, aby samochody użytkowane przez nasze przedsiębiorstwo trafiały właśnie do tego warsztatu, szczególnie w sytuacjach, gdy szkoda zdarzy się w pobliżu warsztatu. Pozwoli to wpływać na sposób i jakość naprawy.

Zobacz też: Jakie są korzyści z finansowania leasingiem?

IV Koszty bieżące i naprawy ponadnormatywne

Zakres napraw pakietu serwisowego

Umowa musi dokładnie opisywać zakres napraw i czynności obsługowe pokrywane przez firmę wynajmu, a także procedurę zgłoszenia naprawy oraz kierowania do warsztatu. Najczęściej firmy wynajmu podają listę prac, które nie są objęte pakietem serwisowym, dlatego należy dokładnie ustalić co rozumieją pod sformułowaniem „inne naprawy ponadnormatywne”. W tym punkcie trzeba określić ilość piór wycieraczek w roku, ilość dywaników gumowych i inne czasem bardzo drobne, ale za to niezwykle irytujące i kosztowne kwestie.

Naprawy ponadnormatywne

To jeden z wielu elementów, w którym firmy wynajmu ratują rentowność kontraktów. Tak więc tarcze i klocki hamulcowe powinny wytrzymać dwa lub trzy razy dłużej niż wytrzymują, zwłaszcza, że przy ostatnim przeglądzie zostały wymienione na zamienniki. Sprzęgło (mimo zapewnień przy negocjacjach, że jeśli zostanie spalone przez użytkownika to za pierwszym razem płaci CFM) niemal zawsze będzie obciążało naszą firmę. Końcówki drążków kierowniczych, łączniki stabilizatorów i inne tego typu części są przewidziane na cały okres użytkowania samochodu, a jeśli trzeba je wymienić należy uznać to za naprawę ponadnormatywną i zrefakturować. Jedynym rozwiązaniem tego problemu jest dokładne zapisanie minimalnych przebiegów na dany element, a także zapewnienie sobie informacji w czasie rzeczywistym o uszkodzeniu samochodu, którego koszty ma ponosić nasza firma.

Zobacz też: Co to jest faktoring i kiedy się go stosuje?

Opony: zakup, naprawa, wymiana

Firmy wynajmu długoterminowego proponują możliwość wyboru pakietu opon limitowanych i pakietu opon nielimitowanych. W pierwszym z wymienionych przypadków, w umowie szczegółowej zapisana zostaje ilość ogumienia zimowego i letniego przeznaczonego dla konkretnego samochodu. Po jej przekroczeniu kolejne opony są refakturowane na naszą firmę.
Dla pakietu opon nielimitowanych teoretycznie opony wymieniane są na koszt firmy wynajmu, bez względu na to, który jest to komplet. Jednak zazwyczaj podmiot CFM wpisuje do umowy adnotację, że nie odpowiada za uszkodzenia mechaniczne ogumienia, a także zużywanie „ponadnormatywne”. W tym przypadku należy dokładnie zapisać: wysokość bieżnika, minimalny przebieg jaki powinna pokonać dana opona, klasę opon jaką ma zapewnić nam partner świadczący usługę full serwis leasingu. Sprawa uszkodzeń mechanicznych również może być przedmiotem negocjacji i wszystkie uszkodzenia tego typu, także gdy konieczna jest wymiana opon na jednej osi. Może odbywać się na koszt przedsiębiorstwa CFM. W zależności od specyfiki naszej firmy, należy również zapisać ilość relokacji opon w czasie trwania kontraktu.

Możliwość wyboru warsztatu

Ta opcja niechętnie jest zapisywana w umowie przez firmy wynajmu długoterminowego, ponieważ obawiają się one utraty całkowitego nadzoru nad warsztatami. Często się zdarza, że CFM-y pobierają prowizję od serwisów za naprawy samochodów. Tak więc, gdy to my kierujemy pojazd do konkretnej placówki mamy pełną wiedzę, co zostało wymienione, jakie części zostały zamontowane, a przede wszystkim będziemy posiadać informacje czego CFM nie autoryzował.
Ponadto, zapewniając warsztatowi pewien wolumen napraw, możemy otrzymać bezpłatny pakiet door to door, za który CFM pobrałby od nas opłatę. W przypadku warsztatów blacharsko-lakierniczych mamy szanse wynegocjować wykonanie dodatkowych drobnych napraw, np. elementów wcześniej uszkodzonych, a niezgłoszonych jako szkoda. W przypadku warsztatów oponiarskich łatwiej będzie koordynować terminy sezonowych wymian opon.

Zobacz też: Serwisowanie opon w pojazdach służbowych

V Usługi dodatkowe

Elektroniczne raporty, załączniki

W umowie należy zastrzec sobie możliwość dostarczania wszystkich faktur, załączników, list polis, itp. w formie elektronicznej wskazanej przez nas, z zastrzeżeniem, że jest to w koszcie raty finansowej i serwisowej. Tego typu elementy znacznie ułatwią życie nawet w małych przedsiębiorstwach, a już w ogóle są niezbędne, jeśli zarządzając samochodami menedżer korzysta z programów flotowych. Katalog raportów i załączników powinien być otwarty, tak, aby nie dać szansy firmie wynajmu na aneks podnoszący stawki rat finansowych i serwisowych ze względu na rozszerzenie ilości niezbędnych nam analiz. Musimy pamiętać, by wpisać na listę raportów analizę szkodowości autoryzowaną przez towarzystwo ubezpieczeniowe, co będzie stanowić skuteczną broń przed podwyżkami kosztów ubezpieczeń.

Opłata abonamentu RTV

Nie powinniśmy zapominać także o tym szczególe i wpisać sprawy związane z abonamentem RTV do umowy. W przypadku kontroli ze strony Poczty Polskiej należy podać listę samochodów, a wpłaty potwierdzi firma wynajmu podając tzw. numer książeczki. Opłata abonamentu jest obowiązkowa i liczona w następujący sposób: opłata należna = ilość radioodbiorników razy stawka jednostkowa. Czyli płacimy za każdy odbiornik oddzielnie.

Możliwość przedłużenia umowy

Również zapis odnośnie możliwości przedłużenia umowy może znaleźć się w porozumieniu. Umowa może zostać przedłużona automatycznie (przez niezwrócenie samochodu) na określony czas (miesiąc lub więcej) na dotychczasowych warunkach cenowych, jeśli zostaną zachowane pewne warunki np. przebieg pojazdu w momencie zwrotu nie przekroczy 200 000 km.

Zobacz też: Zakup auta do firmy: przetestuj zanim wybierzesz

Czynności administracyjne

Chciałbym zwrócić uwagę Czytelników na pewien zapis umowy: „wysokość obowiązujących opłat za czynności administracyjne znajduje się na stronie internetowej firmy” lub podobną adnotację. Oznacza to, że za każdą informację przekazaną policji, straży miejskiej lub za wyrobienie wtórnika dowodu rejestracyjnego, certyfikatu OC zapłacimy specjalną stawkę „za fatygę” pracownika firmy wynajmu.
Umowa powinna zawierać zapis, że opłaty administracyjne mogą być naliczane tylko na zasadzie refaktury, a więc tyle ile pieniędzy pracownik firmy zapłacił w wydziale komunikacji (i ma na to pokwitowanie) tyle podmiot CFM ma prawo wpisać na fakturę. Wbrew pozorom nie są to małe kwoty. Osobiście dostaję około 30-40 wezwań ze straży miejskich i Generalnej Inspekcji Transportu Drogowego, a więc przy stawce minimum 50 zł netto koszt wynosi już 2000 zł netto miesięcznie. Należy również wyjaśnić przed rozpoczęciem współpracy, że wszystkie koszty rejestracyjne, „wbicie haka do dowodu rejestracyjnego”, itp. firma musi uwzględnić w cenie samochodu, a więc również w racie finansowej/serwisowej.

E-faktury

Narzędzie bardzo ułatwiające życie, zwłaszcza jeśli występuje problem z datą wystawienia/dostarczenia faktury. Prawnicy firmy wynajmu uważają, że termin płatności liczy się od daty wystawienia dokumentu, nasi specjaliści od spraw prawnych sankcjonują datę jej dostarczenia. Każdy ma swoje racje, a e-faktura może problem szybko i skutecznie rozwiązać.

VI Przedterminowe zakończenie najmu

Kradzież

W umowie należy szczególną uwagę zwrócić na warunki wcześniejszego zakończenia umowy ze względu na kradzież. Musimy określić czy należy się jakaś kara/opłata administracyjna do umowy serwisowej (tutaj mamy pole do dyskusji), a także w jaki sposób jest zamykana umowa finansowa i jakie warunki musimy spełnić. Mam tutaj na myśli ubezpieczenie od wartości księgowej/rzeczywistej, w jakim dniu umowa się zamyka – dzień kradzieży/ostatni dzień miesiąca w którym nastąpiła kradzież/data umorzenia sprawy przez policję, itp. Poza tym istotne jest czy należy nam się samochód zastępczy i na jak długo oraz wiele innych możliwości przerzucenia na nas odpowiedzialności.

Szkoda całkowita

Niemal analogicznie jak w przypadku kradzieży.

Zobacz też: Samochód służbowy, a urlop

Decyzja biznesowa

Niewątpliwie jeden z najtrudniejszych do zapisania punktów w umowie. Generalnie wszyscy prawnicy na wszystko się nie zgadzają, a my musimy z tego wybrnąć pamiętając o zapisaniu takiej możliwości w umowach finansowania i serwisowej.

VII Terminowe zakończenie najmu

Termin i miejsce zwrotu

Zazwyczaj firma wynajmu narzuca miejsce i termin zwrotu samochodu (spotkałem się z podmiotem, który w okresie świątecznym, czyli od połowy grudnia do początku stycznia blokuje możliwość zwrotu samochodu, ale jeśli termin zwrotu wypada w tym okresie, a więc samochód zostanie zwrócony w styczniu nalicza czynsz za cały okres do daty zwrotu). Podobnie jak w przypadku wydań pojazdów również tutaj możemy zastrzec w umowie inne ustalenia co do miejsca zwrotu.

Wykonanie protokołu zwrotu

Protokół zwrotu zazwyczaj wykonywany jest w obecności przedstawiciela firmy wynajmu i użytkownika lub flotowca. Coraz częściej protokół zwrotu zostaje przygotowany przez firmę zewnętrzną (najczęściej rzeczoznawcy). Następnie rzeczoznawca wylicza koszty zużycia ponadnormatywnego, które najczęściej ma zadanie sprawić, aby kontrakt wynajmu stał się rentowny dla firmy świadczącej usługi fsl. Warto w umowie zastrzec sobie możliwość odwołania od opinii rzeczoznawcy i możliwość powołania własnego „fachowca”. Do protokołu powinna później być dołączona dokumentacja zarówno fotograficzna jak również kalkulacji napraw np. w systemie Audatex.

Zobacz też: Jak analizować umowę leasingu?

Koszty zużycia ponadnormatywnego – standardy

Firmy będące członkami Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów (zresztą zapewne nie tylko one) stosują przewodnik zwrotu pojazdów nakreślony przez tę organizację. Dość dokładnie określa on co jest dopuszczane jako zużycie normatywne, a co nie i w zależności od wieku i przebiegu samochodu oraz jak jest amortyzowany koszt napraw po zwrocie auta. Podmioty wynajmu próbują nam powiedzieć, że taki jest standard i nie ma pola manewru, to zasady, które stosują wszyscy, itp. Ale nie mówią, że możemy negocjować:
- stawkę roboczogodziny jaka zostanie uwzględniona przy wyliczaniu kosztów napraw,
- rodzaj części użytych do kalkulacji: oryginalne/zamienniki,
- tabelę amortyzacji, koszt braku zapasowego kluczyka, książki serwisowej, itp.
Sposób zwrotu warto zapisać tak, aby wyliczenie kosztów napraw po oddaniu samochodów było matematycznie proste, bez możliwości zaistnienia czyjeś dobrej lub złej woli. Koszty napraw po zwrocie auta, obok kosztów napraw ponadnormatywnych w trakcie umowy, to największy problem dla menedżera floty ponieważ nie są przewidziane w budżecie.
Jeśli ktoś jest zainteresowany nabyciem przewodnika PZWLP dotyczącego zwrotu pojazdów może to zrobić bezpłatnie, ściągając go ze strony www.pzwlp.pl zakładka Projekty, potem klikamy z lewej strony w Publikacje.

Zobacz też: Samochody flotowe - typowe usterki

Podsumowanie

Zawsze przy rozpatrywaniu danego problemu należy pamiętać o rachunku prawdopodobieństwa, a więc o tym jak często możemy spotkać się z daną sytuacją. Najczęściej bardzo twarde negocjacje toczą się wokół kar za wcześniejszy zwrot samochodów ze względów biznesowych, a tak naprawdę, każdy z nas spotyka się z takim problemem sporadycznie, w stosunku np. do spalonych sprzęgieł, uszkodzonych tarcz hamulcowych, lub choćby szkód całkowitych.
Przygotowując się do rozmów z firmami wynajmu powinniśmy przygotować listę czynników poza cenowych, określając które muszą być spełnione w pełni (tak lub nie) i które możemy negocjować. Najważniejszą zasadą jest, aby umowa nie zawierała zapisu umożliwiającego jednostronnie firmie wynajmu zmianę wysokości czynszów lub innych parametrów porozumienia.

Tekst: Andrzej Goździkowski, autor jest menedżerem floty w jednej z polskich firm

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moto
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zagraniczny kierowca taxi w Polsce. Wiecie, że ponad połowa posiada wyższe wykształcenie?

    Zagraniczni kierowcy taxi w Polsce stali się standardem. Za kierownicami zasiadają głównie Ukraińcy, Białorusini i Gruzini. Aby ich poznać, FreeNow przeprowadziło badanie ankietowe wśród 1500. z nich.

    Ile zarabiają kierowcy zawodowi w Polsce?

    Dziś porozmawiamy o kierowcy samochodu ciężarowego lub autobusu w Polsce. Ile zarabiają? Oraz jak ich zarobki rosły na przestrzeni ostatnich lat?

    AFIR już obowiązuje. I stanowi potężne wyzwanie. Całe szczęście nie dla kierowców

    AFIR brzmi groźnie. Czy jednak kierowcy w Polsce mają się czego bać? Oni tak właściwie nie. Nowe rozporządzenie stanowi wyzwanie, ale dla operatorów pracujących na rynku elektromobilności. Stawia ambitne cele.

    Dziś wielka akcja policji "Pomiar prędkości". Na drogi ruszy cały sprzęt pomiarowy. Noga z gazu!

    Policja będzie dziś prowadzić wielką akcję "Pomiar prędkości". Na drogach pojawi się praktycznie cały dostępny sprzęt. Widać będzie mierniki stacjonarne, nieoznakowane i oznakowane radiowozy, a do tego będą prowadzone kaskadowe pomiary prędkości.

    REKLAMA

    Im więcej samochodów elektrycznych w Polsce, tym więcej musi być stacji ładowania – nowe prawo już działa

    Unia Europejska już dawno uznała, że główną barierą pożądanego tempa przyrostu samochodów elektrycznych jest gęstość stacji ładowania. W przeciwieństwie do konwencjonalnych pojazdów, dla których stacje paliw budowane są już od ponad stulecia, stacje obsługi dla elektryków trzeba zbudować błyskawicznie.

    Stacje ładowania elektryków (min. 400 kW) co 60 km do 2025 roku. Przepisy AFIR już weszły w życie - czy dadzą spodziewane efekty?

    W sobotę 13 kwietnia 2024 r. weszło w życie unijne rozporządzenie ws. rozwoju infrastruktury paliw alternatywnych (AFIR), które nakłada na państwa członkowskie obowiązek rozbudowy sieci ładowania pojazdów elektrycznych. Nowe regulacje stawiają ambitne cele przed Polską i pozostałymi krajami UE oraz stanowią istotny krok w rozwoju zeroemisyjnego transportu. Aby dostosować się do nowych przepisów, działania Polski powinny być skoncentrowane na współpracy interesariuszy w taki sposób, aby zwiększać liczbę stacji ładowania o odpowiedniej mocy i zapewniać im szybkie przyłącze do sieci. 

    Ile kosztuje hybrydowa Dacia Jogger? Rumuńska nowość w polskich salonach

    Rumuńska marka stawia na technologię. To widać nie tylko po nowym Dusterze, ale i starszych modelach. Przykład? W Polsce debiutuje właśnie Dacia Jogger Hybrid 140. Ile kosztuje ta mocno rodzinna hybryda?

    Ten samochód jest wart 6,3 mln, ale... sztuk! On też był jednym z pionierów rynku SUV-ów

    Poprzednika zaprojektował sam Giorgetto Giugiaro. Twórcy Golfa II nie mieli zatem łatwego zadania. Historia pokazuje jednak, że wywiązali się z niego w stu procentach. Bo drugi etap ewolucji był ważnym elementem legendy kompaktowego Volkswagena.

    REKLAMA

    Nowe paliwo pojawi się w Polsce. Wielka zmiana na stacjach benzynowych od 1 maja

    Już 1 maja na polskich stacjach paliw pojawi się kolejna rewolucja. Z dystrybutorów zacznie płynąć nowe paliwo. Nowe, czyli tak właściwie to jakie? I czy ma to coś wspólnego np. z wycofywaniem się z E10? Sprawdźmy.

    Test: Nissan X-Trail 1.5 VC-T MHEV. To niby tylko zwykły, benzynowy X-Trail. Jednak zwykły nie jest

    To miał być zwykły X-Trail, ale mimo wszystko taki zwykły nie jest. Bo standardowy benzyniak moim zdaniem stanowi soczewkę. Soczewkę, która uwydatnia tylko zalety tego SUV-a. Przy tym teście warto jednak zadać pewne pytanie. Czy rodzinny Nissan nie jest trochę zbyt drogi?

    REKLAMA