Kiedy przedsiębiorca jest w podróży służbowej? Koszty podatkowe.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wyjaśnia wprost pojęcia podróży służbowej przedsiębiorcy. Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą nie jest pracownikiem nie powinny go więc obowiązywać wprost przepisy Kodeksu Pracy oraz Rozporządzeń dotyczących podróży służbowych. W ustawodawstwie polskim doszukać można się jedynie pojęcia podróży służbowej pracownika, które zawarte zostało w kodeksie pracy. Zgodnie z kodeksem, za podróż służbową uznaję się wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy i zadanie to wykonywane jest na podstawie polecenia pracodawcy.

Zobacz też: Obiad z klientem, a koszt uzyskania przychodu

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Zakresem powyższego unormowania zostały objęte osoby prowadzące działalność gospodarczą bez żadnych wyłączeń podmiotowych czy przedmiotowych. W szczególności przepis ten nie przewiduje żadnych ograniczeń osób uprawnionych ze względu na miejsce czy rodzaj wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Jedyne ograniczenie ustanowione tym przepisem przez ustawodawcę odnosi się do limitu wartości, która może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca wyłącza z kosztów wartość diet z tytułu osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zobacz też: Droższy mandat za leasingowane auto

Z powyższego przepisu wynika zatem, że osobom prowadzącym działalność gospodarczą przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tzn. do wysokości diet przysługujących pracownikom. Możliwość zaliczenia diet do kosztów uzyskania przychodu w określonych w Rozporządzeniu granicach została również potwierdzona w stanowiskach organów podatkowych (np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 25 marca 2010 r., sygn. akt. ILPB1/415-128/09/10-S/AK, Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 7 maja 2012 r., sygn. akt. ITPB1/415-180/12/AK).
Możliwość zaliczenia wydatków na wyżywienie w trakcie trwania podróży służbowej przewidział również Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z dnia 25 lipca 2012 r. (sygn. akt. ITPB1/415-297/12-4/KO, który podkreślił, że „aby osoba prowadząca działalność gospodarczą mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, podróż musi być związana z prowadzoną działalnością gospodarczą i służyć osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, a wysokość diety musi mieścić się w granicach limitu określonego w odrębnych przepisach”.

Zobacz też: Ryczałt za samochód służbowy używany do celów prywatnych

Jeżeli więc podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą odbywa podróże służbowe w Polsce i za granicą w celu osiągnięcia przychodu a podróże te mają związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą to mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Jeżeli w trakcie podróży podatnik  ponosi dodatkowe koszty związane między innymi z wyżywieniem to wydatki zgodnie z brzmieniem przepisów ustawy o PIT podatnik będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu do wysokości jednak diet przysługującym pracownikom zgodnie z przepisami przytoczonego Rozporządzenia.

Tekst: Joanna Litwińska, ECDDP Spółka Doradztwa Podatkowego