Jakie znaczenie ma informacja w logistycznym łańcuchu dostaw

Z funkcjonalnego punktu widzenia informacje w całym logistycznym łańcuchu dostaw można podzielić na kilka typów. Typu "A" tzw. informacje twarde – to dokumenty papierowe (listy przewozowe, dokumenty magazynowe itp.), typu "B" - informacje związane z produktem – naklejki adresowe, produktowe, logistyczne (np. opakowaniowe), typu "C" - informacje związane z obsługą procesu – zlecenia, potwierdzenia (elektroniczne, papierowe, ustne), typu "D" - dokumenty księgujące proces (np. faktury), typu "E" - informacje związane z przepływem materiałowym – elektroniczne pliki danych, polecenia technologiczne (np. polecenie pobrania w procesie kompletacji, które może być głosowe, świetlne, papierowe lub na skanerze) oraz typu "F" - informacje ogólne i pomocnicze dla realizacji procesu.

Logistyka jako informacja - co więc jest logistyką?

Najbardziej popularna i jednoznaczna definicja logistyki to tzw. formuła 7W: - dostarczanie właściwego produktu, we właściwym czasie, we właściwej ilości, we właściwym stanie, we właściwe miejsce, po właściwym koszcie i z WŁAŚCIWĄ INFORMACJĄ. I to właśnie właściwa informacja jest kluczowym czynnikiem dla całego procesu obsługi logistycznego łańcucha dostawa w każdej jego części.

Dynamiczny rozwój Internetu i nowych technologii spowodował zmiany sposobów przekazywania informacji, które są coraz szybsze i pełniejsze, a jednocześnie coraz bardziej wymagające. Z przedmiotu procesu logistycznego informacja stała się jego podmiotem. Dzisiaj zarządzanie informacją w logistycznym łańcuchu dostaw to de facto zarządzanie całym procesem. Bez właściwej wymiany i pełnej informacji żaden operator logistyczny nie jest w stanie świadczyć nawet najprostszych usług. Operatorzy podkreślają często, że kluczowym elementem sukcesu na rynku logistycznym jest jakość świadczonych usług. Ale co stanowi o jakości usługi? Przede wszystkim informacja.

Klient/Odbiorca usługi wymaga informacji o swoim towarze, statusie dostawy, jego stanie itd.. To na jej podstawie planuje i organizuje cały swój proces biznesowy. Co ważne, informacja, nawet ta zła ( np. spóźnienie, uszkodzenie ) jest dla Klienta dużo lepsza niż jej brak, dlatego też, prawdziwą miarą sukcesu i wyznacznikiem wysokiej jakości obsługi jest pełna i otwarta wymiana niezbędnych informacji z Klientem/Odbiorcą na każdym etapie procesu.

Narzędzia do wymiany informacji w procesach logistycznych

Obecnie na rynku usług logistycznych nie można funkcjonować bez odpowiedniej infrastruktury, zasobów, wiedzy oraz narzędzi , służących do wymiany informacji. Tymi narzędziami są wszelkiego typu mniej lub bardziej zaawansowane systemy logistyczne, spedycyjne lub magazynowe. Standardem w tego typu systemach, oprócz głównych funkcjonalności, jest szeroki zakres baz danych, raportów operujących na tych bazach oraz elementów pozwalających na automatyczną wymianę danych z Klientami/Odbiorcami.

Jednym z systemów jest modułu EDI, pozwalający wymieniać zdalnie określone pliki z danymi, niezbędnymi do zarządzania procesem (pliki awizacji dostaw, pliki zleceń wysyłkowych, dane stałe o produktach, bazy adresowe itp. czyli pliki wsadowe do systemów). Takimi systemami są także – obecnie dość popularne – moduły WEB, umożliwiający prostą i tanią wymianę danych z poziomu przeglądarki internetowej.

Warto podkreślić, że z odpowiednio skonfigurowanych stron internetowych ( zabezpieczonych i przeznaczonych tylko dla zdefiniowanych odbiorców ) można czerpać wszelkie niezbędne informacje dotyczące procesu – np. popularny w firmach spedycyjnych, przewozowych i kurierskich moduł pozwalający śledzić status przesyłki TRACK&TRACE czy też moduł stanów magazynowych, pozwalający np. handlowcowi w dowolnej chwili sprawdzać dostępność produktów on-line.