Udostępnienie samochodu służbowego pracownikowi

W przypadku, gdy samochód powierzany jest osobie zatrudnionej na umowę o pracę, zastosowanie znajdą przede wszystkim przepisy Kodeksu pracy. Nie regulują one szczegółowo zasad korzystania z auta służbowego, bowiem są one ustalane indywidualnie w ramach danego stosunku pracy. Przepisy przewidują natomiast szczegółowe zasady odpowiedzialności pracownika, jeżeli uszkodzi on mienie pracodawcy, jakim bez wątpienia jest pojazd.

Umowa powierzenia mienia

Jeżeli pojazd służbowy został przekazany pracownikowi bez zawarcia odrębnej umowy o odpowiedzialności za powierzone mienie, zatrudniony odpowiada względem pracodawcy za szkodę wyrządzoną z własnej winy i tylko do wysokości rzeczywistej szkody. Dodatkowo jego odpowiedzialność ograniczona jest do równowartości trzymiesięcznego wynagrodzenia, bez względu na to jak wysoką szkodę poniosło przedsiębiorstwo. Te ograniczenia nie obowiązują tylko wtedy, gdy użytkownik uszkodził samochód z winy umyślnej. Co w praktyce oznacza pojęcie „winy umyślnej”? Na przykład sytuację, gdy kierujący rozbija auto prowadząc pod wpływem alkoholu, czy siadając za kierownicą, mimo że nie posiada prawa jazdy.
Ze względu na powyższe uregulowania, z użytkownikiem samochodu służbowego warto zawrzeć umowę powierzenia mienia. Przewidziane w Kodeksie pracy zasady odpowiedzialności za szkody w mieniu powierzonym, są bardzo korzystne z punktu widzenia firmy. Zakres odpowiedzialności nie jest wówczas ograniczony wysokością trzymiesięcznego wynagrodzenia, a przedsiębiorca może również dochodzić odszkodowania za korzyści, które uzyskałby, gdyby szkody nie poniósł, a nie tylko za rzeczywistą stratę. Na przykład, za zysk stracony z powodu konieczności pozostawienia przez pewien czas pojazdu w warsztacie samochodowym, a w związku z tym brakiem możliwości użytkowania środka lokomocji w celach zarobkowych. Pracodawca nie musi też udowadniać winy pracownika, tylko samą szkodę. To kierujący, aby uwolnić się od odpowiedzialności, powinien wykazać, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych lub pracodawca powierzył mu mienie w nieprawidłowy sposób. Jak zatem powinno dojść do prawidłowego powierzenia auta służbowego?

Użyczenie du służbowego - pracodawca też odpowiada

Wskazane jest, by powierzenie samochodu dokonane było w formie pisemnej, przy pomocy protokołu zdawczo-odbiorczego. Pracownik powinien wyrazić zgodę na powierzenie mu mienia i mieć świadomość tego za jakie auto, z jakim wyposażeniem i w jakim stanie technicznym przyjmuje odpowiedzialność. Odbiór pojazdu po zakończonym okresie jego używania (czyli wyliczenie się z powierzonego mienia) powinien być dokonywany w obecności zatrudnionego. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić w aucie podstawowe wyposażenie, takie jak autoalarm czy blokada skrzyni biegów, które umożliwi pracownikowi sprawowanie pieczy nad mieniem. Powyższe wymogi sugerują więc konieczność sporządzenia na piśmie stosownej umowy z użytkownikiem samochodu.
Jeżeli pracownik uszkodził służbowy samochód, będzie ponosił odpowiedzialność materialną na zasadach opisanych powyżej. To jednak nie wszystkie możliwe konsekwencje. Za nieprzestrzeganie obowiązujących u pracodawcy regulaminów (np. udostępnienie przez pracownika samochodu osobie trzeciej wbrew postanowieniom firmowego car policy), czy też przepisów bhp dotyczących korzystania z samochodu, pracownika można ukarać karą upomnienia lub nagany. Gdyby pracodawca chciał potrącić odszkodowanie z pensji pracownika, musi uzyskać na to jego pisemną zgodę. Niedozwolone jest także zabezpieczanie ewentualnych roszczeń pracodawcy poprzez zmuszanie pracowników do podpisania weksla.
Co istotne, nie tylko na pracowniku spoczywa odpowiedzialność za służbowy samochód. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, a wszystkie maszyny i inne urządzenia, z których korzystają pracownicy powinny być dla nich bezpieczne i sprawne. Dotyczy to również floty aut. Z tych wymogów wynika więc np. obowiązek pracodawcy przeprowadzania regularnych przeglądów i badań technicznych pojazdów firmowych.

Umowy cywilnoprawne a auto firmowe

Korzystanie z aut firmowych przez osoby „zatrudnione” w firmie na podstawie umów cywilnoprawnych (o dzieło, zlecenie, kontrakt menedżerski) jest oczywiście również dozwolone. W takim przypadku warto zawrzeć odrębną umowę (np. najmu lub użyczenia), a jej treść, co do zasady, można sformułować dowolnie, zgodnie z wynikającą z Kodeksu cywilnego zasadą swobody umów. Przepisy Kodeksu pracy, dotyczące odpowiedzialności pracownika za mienie pracodawcy nie znajdą tu zastosowania. Nie ma jednak przeszkód, aby strony umowy cywilnoprawnej ukształtowały zasady odpowiedzialności za samochód w taki sam sposób, jak w przypadku pracowników zatrudnionych na etacie.
Zleceniobiorca może np. zobowiązać się, że będzie stosował w swoim działaniu zasady firmowego car policy. W przypadku floty w leasingu, możliwość korzystania z aut służbowych przez osoby nie będące pracownikami (a więc de facto również pracowników świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych) powinna wynikać z treści umowy lub OWUL, bowiem leasingobiorca nie może bez zgody leasingodawcy oddać samochodu do używania osobie trzeciej.

Wprowadzić regulamin użytkowania samochodów służbowych

Odpowiedzialność za ewentualne szkody warto określić w umowie, w przeciwnym razie współpracownik będzie odpowiadał na zasadach ogólnych z Kodeksu cywilnego. Przepisy Kodeksu pracy dotyczące ograniczenia odszkodowania do trzykrotności pensji nie mają oczywiście zastosowania do umów cywilnoprawnych. Za szkody wyrządzone osobom trzecim (np. gdy ubezpieczyciel nie pokryje całej szkody z OC) co do zasady odpowiadać będzie zleceniobiorca, a nie pracodawca.
Aby zminimalizować ryzyko szkód i jasno określić zasady korzystania z floty przez pracowników, oprócz podpisywania z nimi stosownych umów, warto wprowadzić w firmie regulamin korzystania z aut służbowych. Powinien on określać zasady przyznawania i zwrotu pojazdu, jego użytkowania przez pracownika, określać sposób postępowania np. w razie kolizji oraz zasady ponoszenia odpowiedzialności za szkodę. Jeżeli flota jest w leasingu, trzeba pamiętać, by wszelkie postanowienia car policy nie były sprzeczne z wymogami przewidzianymi w umowie leasingu i OWUL. W przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę, postanowienia umów i regulaminów nie mogą być dla nich mniej korzystne niż postanowienia Kodeksu pracy. Co ważne, trzeba pamiętać, że polityka flotowa firmy nie może zastępować umowy powierzenia samochodu. Taką umowę należy z pracownikiem zawrzeć osobno, nawet jeżeli w przedsiębiorstwie funkcjonuje car policy.

Nieodpłatne świadczenia w zakresie użytkowania samochodów służbowych

Z podatkowego punktu widzenia, sytuacja pojazdu w firmie pozostaje neutralna, gdy ze względu na charakter wykonywanego zawodu samochód służbowy stanowi standardowe narzędzie pracy pracownika (np. przedstawiciela handlowego, dostawcy towarów, nadzorcy pracującego w terenie) i nie jest wykorzystywany do celów innych niż służbowe. Wystarczy jednak, aby pracownik faktycznie używał auta służbowego do celów prywatnych (czyli choćby dojeżdżał nim do pracy), by ocena skutków podatkowych mogła kształtować się odmiennie, co stosunkowo często stanowi przedmiot kontroli ze strony organów podatkowych.
Fakt wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych może rodzić dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, od którego pracodawca będzie zobowiązany odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy w odpowiedniej wysokości. Stanie się tak, jeśli zatrudniony nie ponosi żadnych kosztów związanych z korzystaniem z auta służbowego poza godzinami pracy (np. podczas wyjazdów na urlop, dojazdów do pracy czy na zakupy). Powstaje wówczas u niego przychód z nieodpłatnego świadczenia, zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, który stanowi, że przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Wartość przychodu pracownika przy korzystaniu z samochodu służbowego

Aby określić, jakiej wartości przychód powstaje u pracownika korzystającego nieodpłatnie ze służbowego samochodu, pracodawca powinien przede wszystkim kierować się treścią art. 11 ust. 2a ustawy o PIT. Wartość nieodpłatnych świadczeń ustala się na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Organy podatkowe wskazują, aby przy ustalaniu wysokości przychodu zatrudnionego, pracodawcy brali pod uwagę takie kryteria jak: marka pojazdu, rok produkcji, stan techniczny, wyposażenie i ceny usług świadczonych przez firmy działające na tym samym terenie co przedsiębiorstwo (np. wypożyczalnie aut).
W praktyce, pracodawcy stosują różne sposoby kalkulacji wartości przychodu pracownika, między innymi w postaci:
* stawki ryczałtowej zależnej od wartości pojazdu,
* stawki ryczałtowej odnoszącej się do określonego limitu kilometrów,
* stawki ryczałtowej za 1 km przejechany samochodem służbowym w celach prywatnych (np. opartej o przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy).
Mniej problematyczne jest ustalanie wartości pieniężnej nieodpłatnego świadczenia w sytuacji, gdy samochód służbowy oddany do dyspozycji pracownika jest przedmiotem umowy najmu lub leasingu. Zgodnie z treścią art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o PIT, wartość takiego świadczenia ustala się na podstawie cen zakupu usługi. Pracodawca może więc wówczas bazować na ponoszonych przez siebie kosztach opłat leasingowych czy wysokości czynszu najmu, aby określić przychód pracownika, uwzględniając przy tym zakres, w jakim pracownik korzysta z pojazdu firmowego dla celów prywatnych. Taki sposób ustalania wartości przychodu potwierdza Minister Finansów przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 27 stycznia 2012 r. (sygn. DD3/033/6/KDJ/12PK-71).
Szczególny przypadek ma miejsce, gdy pracodawca jest podmiotem, którego działalność gospodarcza obejmuje również usługi najmu samochodów – w takiej sytuacji dla ustalenia wartości przychodu pracownika z nieodpłatnego świadczenia powinien on posłużyć się ceną stosowaną dla innych odbiorców (art. 11 ust. 2a pkt 1 ustawy o PIT).

Dowolne regulacje w zakresie korzystania z samochodów służbowych

Nie zawsze korzystanie przez pracownika z auta pracodawcy do celów prywatnych będzie prowadziło do powstania przychodu podatkowego. Jak bowiem wynika z treści art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, w przypadku korzystania przez pracownika z samochodu służbowego za odpłatnością, przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia nie powstanie. Przepisy podatkowe w żaden sposób nie regulują sposobu, w jaki powinna zostać określona kwota odpłatności – kwestia ta jest przedmiotem dowolnego uregulowania między pracodawcą i pracownikiem, m. in. w drodze odpowiednich klauzul w umowie o pracę, poprzez oddzielną umowę udostępnienia bądź użyczenia samochodu służbowego lub też odpowiednie zapisy w wewnętrznym regulaminie korzystania z floty firmowej u danego pracodawcy. Warto jednak mieć na uwadze, że w przypadku, gdy ustalona cena będzie znacząco odbiegała od cen rynkowych, wówczas zachodzi ryzyko, że organy podatkowe mogą taką wysokość odpłatności podważyć i oszacować ją na podstawie wartości rynkowych.

Kontrowersyjny dojazd do pracy, a korzystanie z samochodu służbowego

Co do zasady, fakt dojeżdżania przez pracownika z miejsca zamieszkania do miejsca pracy oraz powrót do miejsca zamieszkania autem pracodawcy mieszczą się w zakresie użytku do celów prywatnych, który podlega ocenie z perspektywy skutków podatkowych związanych z powstaniem ewentualnego przychodu z nieodpłatnego świadczenia.
Niemniej, istnieją szczególne warunki, pod którymi przejazdy pracownika do pracy i powroty do miejsca zamieszkania będą stanowić wykorzystywanie samochodu pracodawcy do celów służbowych:
- pracodawca nie dysponuje odpowiednią ilością miejsc parkingowych wystarczającą dla wszystkich samochodów wchodzących w skład firmowej floty,
- charakter pracy pracownika określony w umowie o pracę wymaga mobilności (np. przedstawiciele handlowi),
- umowa użyczenia/regulamin korzystania ze służbowego auta wskazują jako miejsce garażowania miejsce zamieszkania pracownika.
W sytuacjach gdy powyższe warunki są spełnione łącznie, organy podatkowe wskazują, że przejazdy pracowników z miejsca parkowania (które co do zasady jest określane w pobliżu miejsca zamieszkania pracownika) do miejsca wykonywania obowiązków służbowych stanowią realizację służbowego celu dbałości o mienie pracodawcy* nie powodując powstania przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Jeśli którykolwiek z warunków nie zostaje spełniony, wówczas istnieje duże ryzyko uznania przez organy, że pracownik wykorzystuje firmowy samochód do celów prywatnych. W praktyce niekiedy pracownicy organów skarbowych sprawdzają, poza godzinami pracy danego przedsiębiorstwa, czy wszystkie samochody użytkowane przez daną firmę znajdują się na firmowym parkingu. W sytuacji stwierdzenia, że tak nie jest, dochodzi do przesłuchiwania pracowników w celu ustalenia, jak w tym czasie były wykorzystywane służbowe auta.

Monitoring organów podatkowych

Ze względu na brak przepisów regulujących bezpośrednio sposoby ustalania wartości przychodu z nieodpłatnego świadczenia, jak też coraz szersze rozumienie „celów osobistych zatrudnionych” przez organy podatkowe, istotne jest wprowadzanie i stosowanie spójnej i konsekwentnej polityki zarządzania flotą firmową w zakresie zasad udostępniania aut pracownikom dla celów innych niż służbowe. Warto również prowadzić systematycznie monitoring stanowisk organów podatkowych, aby umożliwić adaptację już obowiązujących procedur do aktualnych wymagań organów podatkowych.

* dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 15 marca 2012 r., sygn. IPPB4/415-44/12-2/MP),

Tekst: Katarzyna Górna, prawnik Accreo Legal, Agata Rutkowska, doradca podatkowy/menedżer Accreo Taxand

Tekst pochodzi z magazynu Flota Auto Biznes, więcej tekstów tutaj.