Farmacja i usługi medyczne przyszłością branży TSL?

Rozwój usług logistycznych dla branży farmaceutycznej jest dzisiaj dla wielu firm jednym ze strategicznych kierunków działalności.

Zbudowanie dobrej obsługi logistycznej wymaga sprawnego funkcjonowania w dwóch wymiarach: spełnienia wymogów bardzo wymagającego prawa farmaceutycznego, w szczególności zasad Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej oraz spełnienia oczekiwań klienta.

O tych usługach można śmiało powiedzieć, że należą do grupy typowo szytych na miarę. To co jest najważniejsze to właściwe zaprojektowanie procesów magazynowych tj. przyjęcia, magazynowania, realizacji zamówień i transportu.

Znajomość dokumentacji towarzyszącym tym procesom, w szczególności zapewnienie procedur, ścisłe przestrzeganie instrukcji oraz formularzy prezentujących poprawność ich przebiegu, są obligatoryjne dla przejrzystości w relacjach klient-operator oraz szczegółowego określenia odpowiedzialności firmy logistycznej.

Dwa modele dla farmacji

W praktyce w Polsce przyjął się podział na dwa typy prowadzenia działalności logistycznej dla firm farmaceutycznych. Z wykorzystaniem modelu hurtowni farmaceutycznych lub składów konsygnacyjnych.

W obydwu przypadkach produkty farmaceutyczne muszą być skutecznie izolowane od warunków zewnętrznych, a pomieszczenia magazynowe muszą spełniać wszystkie wymagania techniczne i sanitarno-higieniczne, gwarantujące produktom farmaceutycznym szeroko pojęte bezpieczeństwo.

Magazyny powinny być wyposażone w legalizowane urządzenia termoregulacyjne umożliwiające całodobową kontrolę oraz rejestrację temperatury i wilgotności powietrza, komory chłodnicze, instalację wentylacyjno-oddymiającą i systemy alarmowe, informujące o odstępstwach od założonych warunków składowania.

Dodatkowo w przypadku produktów wrażliwych na światło, dostawca usług logistycznych powinien zapewnić możliwość przechowywania ich w zaciemnionych miejscach.

Niezwykle ważną sprawą w przypadku farmaceutyków jest ich właściwy transport. Należy pamiętać o tym, że samochody przewożące leki powinny być wyposażone w agregaty umożliwiające utrzymywanie stałej temperatury oraz systemy umożliwiające generowanie wydruków temperaturowych (stały monitoring transportu). Niedotrzymanie właściwych warunków składowania oraz transportu może skutkować utratą jakości produktów leczniczych, a tym samym stanowić zagrożenie dla zdrowia, a nawet życia pacjenta.

Ważne jest też zapewnienie dobrej komunikacji pomiędzy klientem a operatorem. Szczególnie istotna jest tutaj przejrzystość działania, elastyczność i otwartość w codziennej współpracy. Drugą kwestią niezwykle ważną jest odpowiednie zarządzanie ryzykiem. Znajomość możliwych zagrożeń wpływa bowiem na podejmowanie lepszych decyzji, umożliwia optymalizację procesów, zwiększa przepływ informacji oraz rozwija sposoby komunikowania się pomiędzy klientem a operatorem.

Szerszy zakres - logistyka szpitalna

Rozwój usług logistycznych w obszarze farmacji i medycyny rozwija się o wiele dalej o tzw. logistykę szpitalną. Sprzyja temu prywatyzacja szpitali, które muszą zadbać o optymalizację kosztów. A w tym mogą im pomóc operatorzy logistyczni. Przykłady logistyki szpitalnej z innych państw, gdzie takie usługi są świadczone dowodzą, ze szpitale korzystające z usług operatora specjalizującego się w takiej obsłudze mogą liczyć na obniżenie kosztów logistycznych nawet do 25 proc.

Takie usługi świadczy m.in. firma Fiege w Niemczech, w krajach Beneluxu i we Włoszech. Fiege również przymierza się do uruchomienia tego typu usług w Polsce, chociaż obecnie jest to duże wyzwanie, gdyż szpitale podchodzą ostrożnie do tego typu ofert. Wynika to z braku świadomości z korzyści jakie może przynieść outsourcing usług logistycznych oraz braku zaufania, a i nie bez znaczenia pozostają kwestie prawne oraz infrastrukturalne.

Najczęściej logistyka szpitalna polega na doborze wielu dostawców w poszczególnych obszarach działalności, począwszy od zaopatrzenia w leki, dostawców sprzętu, pralni, transportu do transplantologii aż na cateringu żywności kończąc. W sumie duże zróżnicowanie dostawców, z którymi współpraca opiera się o wiele rozwiązań.

W Polsce szpitale na własną rękę zarządzają dostawcami, co przynosi różne efekty, często wręcz nieudolne.

Oczywiście samodzielna logistyka w niektórych jednostkach doskonale się sprawdza, ale w przypadków większych szpitali z powodzeniem optymalizacja procesów logistycznych mogłaby przebiegać sprawniej i przynosić dużo większe oszczędności kosztów dzięki współpracy z operatorem logistycznym. 

- Trudno jest ostatecznie wyrokować w jakim kierunku rozwinie się logistyka w obszarze usług medycznych. Bardzo dużo zależy od sytuacji samej branży. Póki co, w naszej ocenie, trzeba brać pod uwagę element dość silnego zróżnicowania sytuacji poszczególnych szpitali tj. położenie geograficzne, możliwości rozwoju, czy też bieżąca sytuacja finansowa. - mówi Piotr Gołaszewski rzecznik prasowy Szpitala Bródnowskiego w Warszawie.

Patrząc na przykłady polskiej logistyki szpitalnej na pewno można tutaj jeszcze wiele zrobić i jest to z pewnością pole do zagospodarowania dla operatorów logistycznych.

---

Na czym polega logistyka szpitalna?

Złożoność obszarów działalności szpitala wymaga doprecyzowania wielu zakresów świadczonych usług. Podstawą jest doradztwo logistyczne i zbudowanie dobrych relacji z klientem.

Operator musi być doskonale zorientowany na spełnianie przyszłych wymogów szpitala. W tym celu powinien zbadać możliwości standaryzacji produktów i dostawców dla całego szpitala oraz dostosować przepływy pracy. Do tego należy ocenić potrzeby zasobów technicznych i personalnych oraz oszacować i sformułować konieczne zmiany, których wdrożenie niezbędne jest do wprowadzenia sprawnych procesów logistycznych.

W zakresie zarządzania operacyjnego operator dobiera managerów zdolnych do pokierowania departamentem logistyki oraz specjalistów do spraw logistyki w szpitalu, z którymi wspólnie stworzy procedury operacyjne. Do tego potrzebne jest stworzenie odpowiedniego zaplecza magazynowania. Podstawą jest zapewnienie sprawnej obsługi przyjęcia towarów i pobieranie towaru z magazynu na podstawie zamówień, dalej wysyłanie towarów, obsługa zwrotów i co najważniejsze śledzenie partii towarów oraz zapewnienie procesów utylizacji.

Usługi muszą być realizowanie przy wsparciu odpowiednich narzędzi i systemów IT. Konieczne jest wdrożenie oprogramowania wspomagającego procesy dostaw. Rolą operatora jest zoptymalizowanie transportu na podstawie stałego harmonogramu dostaw i organizacja przesyłek kurierskich oraz ekspresowych przez 24h na dobę.

Operator może również odpowiadać za transport narzędzi do sterylizacji w specjalnych, ogrzewanych pojazdach a także obsługę tzw. zimnego łańcucha dostaw (medykamenty przewożone w specjalnych komorach chłodniczych). Te wszystkie działania wspierają również logistykę wewnątrzszpitalną polegającą na zaopatrywaniu poszczególnych oddziałów szpitala, zbieraniu i dostarczaniu produktów oraz wdrażaniu szczegółowych rozwiązań we współpracy z obsługą szpitala. Dzieje się to wszystko w oparciu o zarządzanie ryzykiem.

Jak dokonać wyboru operatora logistycznego:

Szpital przed podjęciem decyzji o współpracy powinien:

• dokonać przeglądu zagadnień potwierdzających doświadczenie operatora logistycznego w zakresie logistyki szpitalnej i branży farmaceutycznej,przeanalizować wdrożone systemy zarządzania jakością;

• dokonać przeglądu wyników audytów, inspekcji (w tym inspekcji farmaceutycznej)

• zbadać referencje aktualnych klientów;

• zaudytować kompleks zaplecza dystrybucyjnego;

• zbadać narzędzia informatyczne

• przeanalizować dostępność wykwalifikowanej kadry

Przykład obsługi szpitala przez operatora logistycznego:

Zespół szpitali Świętego Franciszka w Münster w zachodnich Niemczech obsługiwany przez centrum usługowe Fige wyspecjalizowane w logistyce szpitalnej. Zespół szpitali Świętego Franciszka składa się z 14 szpitali katolickich oraz 7 placówek opieki nad osobami starszymi i niepełnosprawnymi w regionie: Münster, Dolnego Renu, okręgu Rury oraz Bremy.

Posiada udziały w centrach rehabilitacyjnych, domach spokojnej starości oraz hospicjach. Jego podstawowe funkcje wspierane są przez przedsiębiorstwa działające w branży logistycznej i zarządzania nieruchomościami. Dzięki outsourcingowi usług logistycznych szpital osiąga oszczędności w zakresie logistyki na poziomie 20 -25 proc.

(źr. Fiege)