Zarządzanie samochodami w małej firmie - 3 sposoby

Większość firm handlowych działających w Polsce nie mogłaby funkcjonować nie mając do dyspozycji określonej liczby samochodów. I tak, jak zapotrzebowanie to zwykle nie podlega dyskusji, to już sam sposób stworzenia floty służbowych pojazdów, może się różnić w zależności od indywidualnych potrzeb czy możliwości. Zanim więc podejmiemy jakąkolwiek decyzję, warto poznać wady i zalety wszystkich dostępnych rozwiązań.

Mimo dynamicznego rozwoju handlu elektronicznego i coraz większej ilości transakcji zawieranych na odległość, wciąż istnieje wiele przedsiębiorstw, u podstaw działania których stoi grupa odpowiednio wyszkolonych przedstawicieli handlowych.

Zobacz też: Leasing samochodów osobowych dla firmy

- Pracownicy ci, rozsiani zwykle niemalże po całym kraju, są też przeważnie dysponentami określonej liczby samochodów. Stworzenie i nadzór nad taką flotą to zadanie, przed którym stanąć zatem muszą osoby zarządzające daną firmą – mówi Łukasz Bazarewicz prezes zarządu Grupy Martom, która jest m.in. właścicielem serwisu AlejaOpon.pl czy Centrum Motoryzacyjnego Martom

Niestety, w tym przypadku trudno o wyjście idealne. Niezależnie bowiem od tego, czy wybierzemy zakup aut, czy też może ich długoterminowy wynajem, zmierzyć się będziemy musieli z określonymi wadami każdego ze sposobów zbudowania i zarządzania taborem samochodowym w przedsiębiorstwie.

Full Service Leasing – wysokie koszty i stabilność

Pierwsze z wspomnianych rozwiązań, zwane także Full Service Leasing, to nic innego jak operacyjny leasing pojazdów, w skład którego wchodzi szereg dodatkowych usług. Opcja ta jest szczególnie polecana firmom użytkującym nieco wyższą liczbę aut.

- W tym przypadku oczywistą zaletą jest brak konieczności angażowania środków własnych. Co równie ważne, wszystkie czynności związane z serwisem pojazdów przeniesione zostają na firmę wynajmującą, przedsiębiorca nie musi zatem dodatkowo płacić za naprawy czy np. systematyczne wymiany opon – dodaje Łukasz Bazarewicz.

Z brakiem owego obowiązku wiąże się także znaczne uproszczenie procedur księgowych. Wszelkie koszty związane z utrzymaniem samochodu zawarte są bowiem w jednej racie, a to gwarantuje firmom zminimalizowanie ilości dokumentacji przy jednoczesnej pewności co do wysokości comiesięcznych zobowiązań i bezpieczeństwa w zakresie używania zawsze w pełni sprawnych aut.

Wynajem długoterminowy ma też jednak pewne minusy. Warto bowiem uświadomić sobie, że pojazd będący w naszej dyspozycji przez cały okres trwania umowy pozostaje własnością firmy leasingowej. Nie da się także ukryć, że rozwiązanie to jest dość drogie - pod uwagę musimy tutaj wziąć niemałą przecież opłatę uiszczaną podmiotom wynajmującym.

- Oprócz tego, w przypadku kradzieży czy też dużej szkody skutkującej utratą samochodu, obowiązek płacenia rat nie znika. W skrajnym przypadku może się więc zdarzyć tak, że przez kilka lat będziemy ponosić koszt mimo braku możliwości użytkowania auta – przestrzega przedstawiciel Grupy Martom.

Flota firmowa – koszty, których nie widzimy

Alternatywą dla Full Service Leasingu zwykle jest samodzielne stworzenie floty służbowych pojazdów. Te zakupione mogą zostać za gotówkę lub też na kredyt. Rozwiązanie to z wielu względów jest szczególnie popularne w znacznie mniejszych firmach.

W tym przypadku liczyć z całą pewnością możemy na nieco niższe koszty. Niestety, te będą widoczne jedynie wówczas, gdy sami zadbamy o zarządzanie naszymi samochodami. Możliwe to będzie jednak jedynie w sytuacji, gdy wszystkie auta znajdują się w jednym mieście.

- Nadzór nad takim taborem wymaga dużych nakładów czasu własnego. W niektórych przypadkach opłacalne może się więc okazać zatrudnienie odpowiednio wykwalifikowanej osoby na stanowisko menedżera floty – podpowiada prezes.

Jeśli bowiem standardową eksploatację aut postanowimy powierzyć naszym pracownikom, narażamy się na ogromne straty finansowe. Ci bowiem niezwykle często świadomie zawyżają koszty wszelkich napraw służbowych samochodów, a my nie posiadamy absolutnie żadnej możliwości ich skontrolowania.

Zobacz też: Co to jest Leasing Europejski?

Trzecia opcja

Co jednak w przypadku, gdy nasze przedsiębiorstwo potrzebuje średniej liczby aut? Z jednej strony pojazdów tych jest zbyt dużo i sam właściciel firmy nie jest w stanie o taką flotę zadbać, z drugiej zaś nie opłaca się jeszcze zatrudnianie dedykowanego pracownika czy też skorzystanie z oferty wynajmu długoterminowego.

Z całą pewnością na rynku motoryzacyjnym brakuje w tej chwili rozwiązania pośredniego. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy z tego typu dylematem już na zawsze zostaną pozostawieni sami sobie:

­- Prace nad stworzeniem specjalnej aplikacji flotowej, pozwalającej na rozsądne zarządzanie nawet niewielką liczbą samochodów w firmie, idą pełną parą – mówi Łukasz Bazarewicz z Grupy Martom.

I dodaje: Nasza propozycja, która niebawem zostanie zaprezentowana, zapewni przedsiębiorcom dogodne warunki obsługi, a współpraca z szeregiem serwisów partnerskich w całej Polsce sprawi, że będą one realizowane w ramach jednej umowy i opłacane na jednej fakturze.

Owe innowacyjne rozwiązania zostaną wprowadzone do końca roku.

Źródło: materiały prasowe Grupy Martom