Odliczenia VAT na podstawie e-faktur

Przesyłanie faktur drogą elektroniczną stało się zagadnieniem spornym po opublikowaniu Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r., która miała na celu m.in. liberalizację standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane na równych zasadach. Ministerstwo Finansów, dostosowując krajowe przepisy do ww. dyrektywy, wydało rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Rozporządzenie to rozszerzyło możliwość zabezpieczania przesyłania faktur drogą elektroniczną ponad obowiązkowe do tej pory: podpis elektroniczny lub EDI (czyli transfer biznesowych informacji transakcyjnych od komputera do komputera z wykorzystaniem standardowych, zaakceptowanych formatów komunikatów). Jednocześnie zgodnie z § 4 nałożyło na przedsiębiorcę obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur.

Nowe rozporządzenie z 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie różni się w sposób znaczący od poprzedniego. Dodaje bowiem do ww. metod dowolne kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Potwierdzona została także rola podatnika jako podmiotu odpowiedzialnego za spełnienie warunków zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur. Nie zmienione zostały również przepisy definiujące autentyczność i integralność faktury, zgodnie z § 2 rozporządzenia autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Ponieważ metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów ma określić sam podatnik powstaje wątpliwość, czy w konkretnym przypadku podatnik wywiązał się z obowiązku ich dochowania.

Czy system nie będący wymianą EDI, spełnia wymagania "autentyczności i integralności" faktur?

Pomimo, że z łatwością można dotrzeć do wielu interpretacji indywidualnych na ten temat, to jednak ciężko znaleźć taką, która wprost odpowiada na pytanie podatnika czy system, który stosuje w swojej firmie (nie będący wymianą EDI, ani podpisem elektronicznym) spełnia określone wymagania „autentyczności i integralności” otrzymywanych faktur.

Jako przykład można wskazać na interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 marca 2013 r. (sygn. IPTPP2/443-976/12-4/JN). Podatnik wnioskował o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej dotyczącej prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przesyłanych w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, a następnie wydrukowanych i przechowywanych w formie papierowej.

Z przedstawionego stanu faktycznego dowiadujemy się, że wnioskodawca, dokonujący zakupów, zobowiązał się do wyrażenia w wymaganej przepisami formie zgody na otrzymywanie od kontrahentów faktur w formie elektronicznej w formacie PDF lub w formie skanu, czy też faksu. Jako sposób zabezpieczenia przesyłanych faktur podatnik wskazał sprawdzanie tożsamości kontrahenta na podstawie identyfikacji adresu e-mail (lub też odpowiednio numeru faksu), ponadto zobowiązał się do poddania otrzymanego dokumentu szczegółowej analizie, w tym porównania go z treścią umowy. Wnioskodawca stwierdził także, że nie będzie możliwości ingerencji w treść faktury, oraz że w żadnych okolicznościach tego nie uczyni. Należy jednak zaznaczyć, że wskazał on, iż otrzymywane w opisany wcześniej sposób faktury nie są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, a ich przesyłanie następuje poprzez standardową pocztę e- mail lub faks (bez użycia EDI). Wnioskodawca wskazał również, że jest czynnym podatnikiem podatku VAT, a dokonane zakupy towarów i usług udokumentowane wspomnianymi fakturami, będą wykorzystane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Faktura w formacie PDF lub w formie skanu jest dopuszczalna

We wspomnianej interpretacji, czytamy: „Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, a następnie drukowanie otrzymanych drogą elektroniczną faktur i przechowywanie w formie papierowej. Zatem otrzymywanie faktur w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność przedmiotowych faktur, o których mowa w cytowanym rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. Tym samym Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego w tych fakturach przesłanych w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem, że nie wystąpią przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy.”

Należy zauważyć, że w cytowanej interpretacji organ nie stwierdza wprost czy sposób w jaki Wnioskodawca otrzymuje e-faktury wypełnia warunek autentyczności i integralności, stwierdza jedynie, że jeżeli je wypełnia to jest uprawniony do odliczenia podatku z tych faktur. Widzimy więc, że powyższa interpretacja nie rozwiązuje podstawowego problemu, jakim jest ustalenie czy spełnione są warunki określone w przepisach omawianego rozporządzenia.

Z podobną sytuacją mamy do czynienia w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 1 marca 2013 r. (sygn. ITPP3/443-282/12/MD). We wskazanej interpretacji Wnioskodawca rozważał czy faktura wysłana e- mailem, w formie PDF, a nie opatrzona elektronicznym podpisem, wydrukowana i archiwizowana w formie papierowej jest fakturą prawidłową i stanowi podstawę odliczenia podatku naliczonego oraz czy konieczne jest archiwizowanie e-maili, do których rzeczone faktury zostały dołączone.

Podobnie jak w pierwszej z przytoczonych interpretacji, tak i w tej organ stwierdza, że można odliczyć podatek naliczony na podstawie faktur otrzymanych e-mailem po ich wydrukowaniu, jeżeli spełnione zostaną wymogi autentyczności i integralności treści faktury. Jednak i w tym wypadku nie stwierdza czy sposób wybrany przez podatnika jest wystarczający. W interpretacji czytamy: „Tym samym Wnioskodawca może dokonywać odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur VAT otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF po ich wydrukowaniu w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. Wskazać przy tym należy na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur."

Na podstawie powyższych interpretacji trudno jednoznacznie stwierdzić czy w konkretnym przypadku można mówić o spełnieniu warunków integralności i autentyczności otrzymywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną. W większości wydawanych interpretacji organ potwierdzał stanowisko podatników, jednakże wszędzie stosował zastrzeżenie, odnoszące się do stosowania konkretnych rozwiązań technicznych, uznając że każde rozwiązanie jest prawidłowe o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego. Tym samym nie udzielał rzeczowej odpowiedzi na wątpliwość podatnika co do prawidłowości zastosowanego sposobu zabezpieczania i przechowywania e- faktur.

Z tym samym problemem spotkała się pewna Spółka z Poznania prowadząca m. in. internetowy serwis aukcyjny. Zamierzała ona rozpocząć przesyłanie swoim kontrahentom faktur w formie elektronicznej, miała jednak wątpliwości co do technicznej strony zapewnienia wymaganej autentyczności i integralności. Spółka przedstawiła we wniosku o interpretację sposób, w jaki chce wystawiać i przesyłać e-faktury i zadała Izbie Skarbowej w Poznaniu kilkanaście pytań dotyczących zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury i integralności jej treści. Izba Skarbowa odmówiła jednak wydania interpretacji uzasadniając swoją decyzję tym, iż zajmuje się jedynie wyjaśnianiem przepisów prawa podatkowego i nie może podjąć się interpretacji kwestii technicznych ujętych w ustawie. Ponadto stwierdziła, że nie jest uprawniona do dokonywania oceny, czy spełnione są warunki techniczne zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur, wymaga to bowiem wiedzy specjalistycznej. Ponadto organ stwierdził, że nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV Ordynacji podatkowej, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać potrzebną wiedzę specjalistyczną.

Spółka zaskarżyła wydaną przez Izbę postanowienie. WSA w Poznaniu wyrokiem z 8 grudnia 2012 r. (sygn. I SA/Po 681/11) orzekł, iż Spółka w sposób uprawniony wystąpiła o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, w tym także przepisów odnoszących się do kwestii technicznych zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury przesyłanej drogą elektroniczną. Natomiast organ, zdaniem sądu, posiada szerokie możliwości korzystania z wiedzy specjalistycznej i powinien ponownie rozpatrzyć wniosek strony i wydać stosowną interpretację zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Na powyższy wyrok złożona została skarga kasacyjna, jednak została ona oddalona przez NSA wyrokiem z 22 stycznia 2013 r. (sygn. I FSK 357/12). NSA nie zgodził się z uzasadnieniem Izby Skarbowej co do braku jej kompetencji do wydania interpretacji indywidualnej w powyższej kwestii. Stwierdził bowiem, że brak możliwości ustalenia czy wybrany sposób dokumentacji jest właściwy i zgodny z przepisami, zanim firma zacznie realizować określone czynności, może narazić firmę oraz jej kontrahentów na negatywne konsekwencje w razie ewentualnej kontroli ze strony organów. NSA zaznaczył, że organ ma szerokie możliwości korzystania z wiedzy specjalistycznej, skoro informacje dotyczące np. elektronicznego obrotu fakturami znajdują się na stronach internetowych Ministerstwa Finansów.

Nie można nie zgodzić się z tezą NSA. Zobowiązanie organu do wydania interpretacji także w kwestiach technicznych powinno ułatwić rozumienie wymogów zawartych z ustawie, a tym samym rozpowszechnić korzystanie z faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Co z kolei daje nadzieję na znaczne usprawnienie obrotu dokumentacyjnego. Wątpliwe jest aby Dyrektorzy Izb Skarbowych zrezygnowali z wykorzystywania wspomnianego w artykule zastrzeżenia przesuwając tym samym odpowiedzialność za zachowanie wymienionych warunków technicznych na podatnika. Jednak wyrok NSA wskazuje na zasadność dążenia do uzyskania konkretnych odpowiedzi co do stosowania indywidualnych rozwiązań w kwestii otrzymywania i przesyłania faktur drogą elektroniczną.

Tekst: Katarzyna Konior - praktykant, Paweł Barnik - Kierownik Zespołu ds. Podatku VAT ECDDP Sp. z o.o.