Reklamacje w drodze elektronicznej „e-reklamacje” cz. I

• Podstawa prawna
• Pojęcie „formy pisemnej” w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 15 listopada 1985 r. - Prawo przewozowe, dalej zwana „pr.przewozowe”;
2. Rozporządzenie Ministra Transportu i Budownictwa z dnia 24 lutego 2006 r. w sprawie ustalania stanu przesyłek i postępowania reklamacyjnego, dalej: „Rozporządzenie”;
3. Konwencja o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów – CMR, dalej zwana: „Konwencja CMR”;
4. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, dalej zwana: „K.c.”

Część pierwsza niniejszego opracowania dotyczyć będzie zagadnienia „formy pisemnej” w ujęciu przepisów Kodeksu cywilnego. Druga część poświęcona zostanie analizie przepisów prawa przewozowego oraz postanowień Konwencji CMR w przedmiocie formy reklamacji i możliwości wprowadzenia elektronicznej procedury reklamacyjnej „e-reklamacji”.

Pojęcie „formy pisemnej” w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego

Przez formę pisemną należy rozumieć utrwalenie oświadczenia woli za pomocą pisma w dokumencie sporządzonym w dowolny sposób i podpisanym przez składającego oświadczenie. (art. 78 § 1 K.c.: "Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.[…]")

Dokument, który zawiera wyłącznie te cechy określa się mianem „zwykłej formy pisemnej”. (Por. Z. Radwański, [w] Prawo cywilne – część ogólna, SPP C.H.Beck 2008 r., s. 128.)

Nadto, zgodnie z treścią § 2 art. 78 K.c., oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Przepisy kodeksu cywilnego - art. 73 § 1 K.c. i 74 K.c. – określają skutki niezachowania formy pisemnej wymaganej dla czynności prawnych przez ustawę lub umowę stron. 

Skutki te polegają na tym, że czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (art. 73 § 1 K.c.), a w razie sporu nie można w procesie dowodzić zeznaniami świadków lub stron, że czynność została dokonana, chyba że zachowanie formy jest zastrzeżone tylko dla wywołania określonych skutków czynności prawnej (ad eventum) (art. 74 § 1 K.c.).

Natomiast w sytuacji, gdy spór dotyczy czynności prawnej, dla której przewidziana była forma dla celów dowodowych (ad probationem), przepisy Kodeksu cywilnego oraz Kodeksu postępowania cywilnego (art. 74 § 2 K.c. i 246 K.p.c.) pozwalają udowadniać fakt dokonania czynności w wypadku, gdy obie strony wyrażą na to zgodę albo jeżeli fakt dokonania czynności prawnej zostanie uprawdopodobniony za pomocą pisma.

Uprawdopodobnienie za pomocą pisma polega na wykazaniu prawdopodobieństwa, że czynność została dokonana.

Jest to przyjęty w doktrynie tzw. „początek dowodu na piśmie”. Pismem może być każdy dokument, którego treść wskazuje bezpośrednio albo pośrednio na fakt dokonania czynności. Nie jest konieczne, aby pismo to pochodziło od strony, przeciwko której dowód taki będzie prowadzony, ani też aby było podpisane przez jedną ze stron. (Por.: wyrok SN z 18 maja 1979 r., III CRN 287/78, OSNCP 1/80, poz. 9)

Może to być dokument prywatny albo urzędowy. Wystarczy list, dowód wpłaty, wydruk komputerowy, telefaksowy, itp.(Por.: S. Rudnicki [w] Komentarze LexPolonica 2009 - Komentarz do Kodeku cywilnego)

Powyższe wskazuje zatem, że poza przypadkiem zastrzeżenia w ustawie formy pisemnej pod rygorem nieważności, czynność dokonana bez zachowania tej formy nie jest nieważna i wiąże strony, ale w razie sporu istnieją istotne ograniczenia dowodowe.

Z hipotezy przepisów art. 78 K.c. oraz art. 245 K.p.c., można zatem wyprowadzić wniosek, że wymóg formy pisemnej spełniony jest w przypadku, gdy łącznie:

• treść oświadczenia woli utrwalona jest w dokumencie,

• podpis na dokumencie obejmującym oświadczenie jest własnoręczny - podpis stanowi konieczny element każdego dokumentu prywatnego, (Por. K. Knoppek [w] Komentarze Lex 2011 - Kodeks postępowania cywilnego – Komentarz. Tom I, komentarz do art. 245 k.p.c.),

• dokument jest podpisany przez autora objętego nim oświadczenia woli,

• dokument może być sporządzony ręcznie lub mechanicznie.

W tym miejscu wskazać również należny na stanowisko judykatury, zgodnie z którym przesłanie treści oświadczenia woli np. faksem spełnia jedynie warunki uprawdopodobnienia za pomocą pisma. (Por. wyrok Sądu Najwyższego z 23 listopada 2007 r., IV CSK 228/2007, OSNC-ZD C/2008, poz. 88.)

W uzasadnieniu orzeczenia, Sąd Najwyższy stwierdził, że „w przypadku oświadczenia woli składanego za pomocą faksu nie da się stwierdzić, czy podpis nie został uprzednio skopiowany z innego dokumentu na dokument przesyłany odbiorcy. Nie ma też gwarancji, że podpisane zostało definitywne oświadczenie, a nie jedynie jego projekt lub tekst zawierający oświadczenie, którego strona w ogóle nie zamierzała złożyć. Z tej przyczyny w doktrynie przyjmuje się, że przesłanie treści oświadczenia woli faksem spełnia jedynie warunki uprawdopodobnienia za pomocą pisma. Stanowisko takie zajął również Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 6 listopada 2002 r. I CKN 1158/2000, w którym przyjął, że złożenie za pomocą faksu oświadczenia woli o zmianie umowy zawartej w formie pisemnej czyni zadość wymaganiom art. 77 k.c., jeżeli dotyczy umowy, dla której nie jest wymagana forma pisemna pod rygorem nieważności. Podkreślił, że powołany przepis wymaga, by zmiana została stwierdzona pismem, co nie oznacza formy pisemnej; wystarczy potwierdzenie w każdy sposób związany z pismem, np. wydrukiem komputerowym itp.”

Powyższe rozważania odnieść należy do każdego pisma uprawdopodabniającego określoną czynność, w tym do wydruku komputerowego z korespondencji mailowej.

Przedstawiona powyżej analiza zagadnień prawa cywilnego w przedmiocie „formy pisemnej” jest istotna z punktu widzenia późniejszej oceny czy ustawowy wymóg wniesienia reklamacji „na piśmie” określony w prawie przewozowym, czy Konwencji CMR, oznacza, że reklamacja ta winna przybierać formę dokumentu, a zatem spełniać wymagania określone w art. 78 § 1 K.c. czy tylko uprawdopodobnienia za pomocą pisma, a tym samym czy możliwe jest wprowadzenie przez przewoźnika systemu „e – reklamacji”.

W tym też celu, w drugiej części niniejszego opracowania dokonana zostanie analiza przepisów prawa przewozowego i postanowień Konwencji CMR. Istotne znaczenie – w świetle treści art. 58 § 1 K.c. (Art. 58 § 1 K.c.: „Czynność prawna sprzeczna z ustawą albo mająca na celu obejście ustawy jest nieważna, chyba że właściwy przepis przewiduje inny skutek, w szczególności ten, iż na miejsce nieważnych postanowień czynności prawnej wchodzą odpowiednie przepisy ustawy”.) – ma też ustalenie charakteru prawnego przepisów prawa przewozowego w przedmiocie reklamacji oraz postanowień Konwencji CMR.