Jak uniknąć błędów w umowie o wyposażenie magazynu

• Uwaga na odbiór dzieła
• Kiedy dzieło, jakim jest wyposażenie magazynu powinno zostać odebrane?
• Jak skonstruować postanowienia umowne w zakresie odbioru robót?

Odpowiednio przygotowane do przechowywania magazyny to niejednokrotnie klucz do sukcesu firm zajmujących się składem i przechowywaniem rzeczy. W działalności magazynowej bardzo ważną kwestią jest odpowiednio dokonane wyposażenie magazynu – terminowe i wolne od wad.

Z punktu widzenia właściciela magazynu, w przypadku realizacji wyposażenia magazynu, najkorzystniej jest zawrzeć umowę o dzieło (dziełem będzie tu wykonanie wyposażenia). Taka umowa to tzw. umowa rezultatu – liczy się efekt pracy wykonawcy, a nie jego staranne działanie (jak w umowie zlecenia).

W tym kontekście istotne znaczenie dla właściciela przyszłego magazynku ma kwestia odbioru robót wykonanych przez przyjmującego dzieło do wykonania. Dlaczego? Otóż odebranie dzieła jest czynnością aprobującą, iż wyposażenie magazynu zostało wykonane w sposób zgodny z umową.

Wykonanie dzieła uznaje się za prawidłowe z chwilą podpisania przez strony protokołu zdawczo – odbiorczego, nie stwierdzającego zastrzeżeń w wykonaniu przedmiotu umowy.

Od momentu odbioru dzieła zamawiający nie może się już powoływać na niezgodność dzieła z umową, tylko wyłącznie na ewentualne wady dzieła, które ujawniłyby się później. Od tej chwili dalsze stosunki stron kształtować się mogą na zasadach przewidzianych przepisami z tytułu rękojmi za wady i odpowiedzialności gwarancyjnej.

Uwaga na odbiór dzieła

Tym samym odebranie dzieła przez zamawiającego ma bardzo istotne znaczenie faktyczne i prawne. Zamyka ono etap „wykonania zobowiązania”. Umożliwia przyjmującemu zamówienie zwolnienie się ze zobowiązania przez stwierdzenie, iż spełnił swój obowiązek wykonania dzieła zgodnie z umową. Natomiast odebranie dokonane z zastrzeżeniami nie może wywołać powyższych skutków.

Kiedy dzieło, jakim jest wyposażenie magazynu powinno zostać odebrane?

Pierwszą przesłanką powstania obowiązku odebrania dzieła jest jego wykonanie zgodnie z umową. Zamawiający nie jest zatem obowiązany do odbioru, jeżeli dzieło dotknięte jest np.: wadami fizycznymi lub prawnymi. 

Drugą przesłanką powodującą obowiązek odbioru dzieła jest jego zaoferowanie przez wykonawcę. Łączne spełnienie tychże przesłanek powoduje powstanie obowiązku odbioru dzieła po stronie zamawiającego wyposażenie magazynu.

Jak skonstruować postanowienia umowne w zakresie odbioru robót?

Aby ustrzec się przed przykrymi w skutkach niespodziankami po odbiorze prac wyposażeniowych magazynu, warto do umowy z wykonawcą wyposażenia wprowadzić pewne pomocne postanowienia. Przede wszystkim w umowie o dzieło warto zastrzec, iż odbiór dzieła nastąpi po uprzednim sprawdzeniu wykonanych prac oraz po usunięciu ewentualnych usterek (warto określić w umowie termin ich usunięcia). 

Proszę jednak pamiętać – dopóki zamawiający nie dokona odbioru prac, jest na mocniejszej pozycji. Łatwiej bowiem oczekiwać od wykonawcy poprawienia prac, niż później, po ich odbiorze, wykazać powstałe wady – jest to zdecydowanie bardziej kosztowny i dłuższy proces i trudniej jest nakłonić wykonawcę do dokonania na jego koszt stosownych napraw już po odebraniu prac.

Ponadto, przed podpisaniem protokołu zdawczo – odbiorczego, wykonawca może od umowy odstąpić, czy też zażądać kar umownych (jeśli były zastrzeżone), bądź odszkodowania.

Zanim więc zamawiający podpisze protokół odbioru, powinien upewnić się, czy wyposażenie jest dobrze wykonane. Później bowiem trudniej będzie wymusić usunięcie usterek (chyba, że macie gwarancję wykonawcy na prace).