Upoważniony przedsiębiorca (AEO) korzysta z ułatwień celnych

Upoważniony przedsiębiorca AEO (ang. Authorised Economic Operators) jest instytucją wprowadzoną przepisami rozporządzenia WE nr 648/2005 Parlamentu Europejskiego i Rady z 13 kwietnia 2005 r., zmieniającego rozporządzenie Rady EWG nr 2913/92 ustanawiające Wspólnotowy Kodeks Celny (WKC) (Dz.Urz. UE seria L nr 117 z 4 maja 2005 r.) i rozporządzenia Komisji WE nr 1875/2006 z 18 grudnia 2006 r. zmieniającego rozporządzenie (EWG) nr 2454/93 ustanawiające przepisy w celu wykonania Wspólnotowego Kodeksu Celnego (RWKC) (Dz.Urz. WE seria L nr 360 z 19.12.2006 r.).

Przepisy dotyczące tej instytucji zaczęły obowiązywać z dniem 1 stycznia 2008 r.

Od przedsiębiorcy ubiegającego się o status AEO przepisy prawa wymagają:

1) odpowiedniego przestrzegania wymogów celnych,

2) posiadania odpowiedniego systemu zarządzania ewidencjami, który umożliwia właściwą kontrolę celną,

3) udokumentowanej wypłacalności,

4) posiadania odpowiednich standardów bezpieczeństwa i ochrony.

Należy zanaczyć przy tym, iż przedsiębiorcy posiadający status AEO będą się wyróżniać spośród innych przedsiębiorców i będą uważani za solidnych i pewnych partnerów w łańcuchu dostaw, wobec tego będą korzystać nie tylko z uproszczeń odnoszących się do procedur celnych, lecz również z ułatwień odnoszących się do kontroli celnych.

Należy pamiętać, że przepisy prawa celnego nie narzucają przedsiębiorcom obowiązku współpracy jedynie z kontrahentami posiadającymi status AEO. Powyższe warunki i kryteria, badane przez organy celne w toku procedury o wydanie świadectwa AEO, zostały szczegółowo rozpisane w art. 14h-14k ww. rozporządzenia RWKC. Z posiadaniem statusu AEO wiążą się konkretne korzyści, których katalog uzależniony jest od rodzaju świadectwa, o jakie ubiega się wnioskodawca.

W zakresie kontroli celnej dotyczącej bezpieczeństwa i ochrony przedsiębiorca może skorzystać z następujących ułatwień:

1) podlega mniejszej niż inni przedsiębiorcy liczbie kontroli fizycznej towarów i kontroli dokumentów,

2) w przypadku wytypowania go do kontroli będzie ona przeprowadzana w sposób priorytetowy,

3) uprawnienia do wcześniejszego powiadomienia o wytypowaniu przesyłki do kontroli,

4) uprawnienia do składania przywozowej i wywozowej deklaracji skróconej z ograniczonym zakresem danych bezpieczeństwa,

5) możliwości wnioskowania o przeprowadzenie kontroli w innym miejscu niż urząd celny.

Ponadto należy zaznaczyć, iż wg ogólnych zasad wyrażonych we Wspólnotowym Kodeksie Celnym status AEO przyznany przedsiębiorcy przez jedno państwo członkowskie UE powinien być uznawany przez pozostałe państwa UE. Należy pamiętać, iż takie uznanie nie dotyczy jednak korzystania z uproszczeń przewidzianych w wewnętrznych przepisach celnych innych państw członkowskich. W przypadku gdy przedsiębiorca ubiega się w innym państwie członkowskim o przyznanie uproszczeń, Państwo to nie musi powtarzać oceny systemów kontroli podmiotu, wypłacalności lub przestrzegania wymogów celnych, która została już dokonana przez państwo członkowskie UE, od którego podmiot otrzymał status AEO.

W przypadku złożenia przez przedsiębiorcę AEO wniosku o stosowanie uproszczeń enumeratywnie wymienionych w art. 14b ust. 1 ww. rozporządzenia RWKC organy celne nie będą badały ponownie tych warunków, które już zostały zbadane przy przyznaniu świadectwa AEO. Należy wskazać, iż przepisy przejściowe przewidują dość długi trzystudniowy termin na wydanie świadectwa AEO, który liczony jest od dnia przyjęcia wniosku. Jednak nie oznacza to, iż organy celne będą przewlekać postępowanie i czekać z wydaniem świadectwa na upływ tego terminu. Czas rozpatrzenia wniosku uzależniony jest od wielu czynników, przede wszystkim od rodzaju i rozmiaru działalności gospodarczej prowadzonej przez wnioskodawcę oraz od liczby wniosków.

Wnioskodawca ubiegający się o przyznanie statusu AEO powinien spełnić zgodnie z art. 5a WKC następujące przesłanki:

1. Odpowiednie przestrzeganie wymogów celnych.

Kryterium to uznaje się za spełnione, jeżeli w ciągu ostatnich trzech lat poprzedzających złożenie wniosku o przyznanie statusu AEO nie doszło do poważnego naruszenia przepisów lub do powtarzających się naruszeń przepisów celnych przez:

- osobę ubiegającą się o status AEO, czyli wnioskodawcę,

- osoby kierujące przedsiębiorstwem wnioskodawcy lub nadzorujące kierownictwo przedsiębiorstwa,

- w stosownych przypadkach, przedstawiciela prawnego reprezentującego wnioskodawcę w sprawach celnych,

- osobę odpowiedzialną w przedsiębiorstwie wnioskodawcy za sprawy celne.

Przestrzeganie wymogów celnych będzie można uznać za odpowiednie zgodnie z art. 14h ust.1 ww. rozporządzenia RWKC, gdy właściwy organ celny uzna naruszenie za nieistotne w stosunku do ilości lub rozmiaru operacji celnych, do których się ono odnosi, oraz jeśli nie będzie budzić ono wątpliwości co do dobrej wiary wnioskodawcy.

Ponadto, zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej zawartymi w dokumencie TAXUD/2006/1450 Upoważnieni przedsiębiorcy, przestrzeganie wymogów przez wnioskodawcę będzie oceniane na podstawie ewidencji prowadzonych przez organy celne.

W przypadku gdy osoby pełniące funkcje kontrolne nad przedsiębiorstwem wnioskodawcy mają siedzibę lub miejsce zamieszkania w państwie trzecim, to organy celne będą oceniać przestrzeganie przez nie wymogów celnych na podstawie dostępnej im dokumentacji i informacji.

Natomiast gdy przedsiębiorstwo wnioskodawcy istnieje mniej niż trzy lata, to organy celne będą oceniać przestrzeganie przez nie wymogów celnych na podstawie dostępnej dokumentacji i informacji w tym krótszym okresie czasu.

Zgodnie z ww. stanowiskiem Komisji Europejskiej zawartym w wytycznych, organy celne przy rozpatrywaniu wniosku będą brały pod uwagę przede wszystkim, że każdy przypadek jest inny i należy go oceniać odrębnie w zależności od wielkości danego podmiotu. Małe i nieistotne naruszenie w jednym państwie członkowskim, może zostać uznane za poważne w innym państwie członkowskim. Poza tym organy celne będą musiały stwierdzić, czy naruszenia te wskazują na istnienie problemu związanego z brakiem znajomości przepisów i procedur celnych przez podmiot prowadzący działalność gospodarczą, czy wystąpiły one w wyniku zaniedbania. Jeśli podjęta zostanie decyzja, iż naruszenie może zostać uznane za nieistotne, to podmiot powinien przedstawić dowody potwierdzające, że zamierza podając działania w celu wyeliminowania lub ograniczenia liczby błędów występujących w jego transakcjach celnych.

Organy celne oceniając, czy konkretne naruszenie można uznać za nieistotne, będą kierowały się ww. wytycznymi KE, w których wskazano następujące zasady, które powinny ułatwić dokonanie prawidłowej oceny:

- naruszenia powinny być rozpatrywane łącznie,

- częstotliwość naruszeń należy badać w odniesieniu do liczby i skali działalności związanej z należnościami celnymi,

- naruszenie nie może być związane ze świadomym oszustwem,

- należy zawsze uwzględnić okoliczności dokonania takich naruszeń,

- jeżeli agent przedsiębiorstwa odpowiada za naruszenia, to przedsiębiorstwo musi przedstawić dowody potwierdzające podjęcie przez niego takich działań, które zapewnią ograniczenie liczby naruszeń popełnianych przez tego agenta.

2. Odpowiednie prowadzenie przez wnioskodawcę systemu zarządzania ewidencjami handlowymi i ewidencjami transportowymi (gdy zachodzi taka potrzeba), który umożliwia właściwą kontrolę celną. W tym zakresie wnioskodawca zobowiązany jest:

- utrzymywać system księgowy zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości,

- umożliwiać organowi celnemu fizyczny i elektroniczny dostęp do swoich ewidencji celnych oraz transportowych,

- posiadać strukturę administracyjną, która jest zgodna z rodzajem i wielkością prowadzonej działalności oraz jest odpowiednia do zarządzania przepływem towarów,

- posiadać system logistyczny rozróżniający towary unijne i nieunijne,

- posiadać system kontroli wewnętrznej zdolny do wykrywania transakcji nielegalnych lub nieprawidłowych,

- posiadać odpowiednie procedury obsługi licencji i pozwoleń związanych ze środkami polityki handlowej lub z handlem produktami rolnymi,

- posiadać odpowiednie procedury archiwizacji ewidencji przedsiębiorstwa i informacji oraz procedury ochrony przed utratą danych,

- zapewniać, iż pracownicy mają świadomość konieczności powiadamiania organów celnych, w każdym przypadku, gdy zostaną wykryte trudności związane z przestrzeganiem przepisów,

- posiadać odpowiednie środki techniczne zabezpieczające system teleinformatyczny osoby ubiegającej się o status AEO przed nieuprawnionym dostępem.

Należy przy tym zauważyć, iż zgodnie z ww. wytycznymi KE dostęp do ewidencji przedsiębiorstwa jest definiowany jako „możliwość uzyskania wymaganych informacji niezależnie od miejsca fizycznego przechowywania danych”. Wymagane informacje obejmują ewidencję przedsiębiorstwa oraz wszystkie odpowiednie informacje, jakie są potrzebne do przeprowadzenia audytu wstępnego.

Dostęp do informacji może być zapewniony w niżej przedstawiony sposób jako:

- Dokumentacja papierowa - w tym przypadku dostarczane są wydruki wymaganych informacji. Takie rozwiązanie właściwe jest w sytuacji, gdy ilość informacji jest ograniczona, np. występuje w wypadku kontroli rozliczeń rocznych.

- Dokumentacja elektroniczna CD-ROM itp. - w tym przypadku egzemplarz wymaganych informacji zostaje przekazany w postaci dysku CD-ROM lub na podobnym nośniku. Takie rozwiązanie odpowiednie jest w sytuacji, gdy ilość informacji jest duża i konieczne jest zastosowanie przetwarzania danych, np. może wystąpić, gdy wszystkie transakcje finansowe lub próba transakcji finansowych dla danego klienta dostawcy zostaje sprawdzona w danym okresie czasu.

- Dokumentacja On-line - w tym przypadku dostęp do danych zapewniony jest poprzez system komputerowy przedsiębiorstwa w miejscu prowadzenia działalności. Rozwiązanie takie stanowi połączenie dwóch opisanych powyżej rozwiązań.

3. Udokumentowana wypłacalność. Ten warunek uznaje się za spełniony, jeżeli wypłacalność można udowodnić w odniesieniu do ostatnich trzech lat. Natomiast jeśli wnioskodawca istnieje krócej niż trzy lata, to zgodnie z ww. wytycznymi KE jego wypłacalność w tym okresie sprawdza się na podstawie ewidencji i informacji, dostępnych w momencie składania wniosku. Obejmują one ostatnie zestawienia przepływów pieniężnych, bilans oraz prognozy zysków i strat, zatwierdzone przez zarząd, wspólników lub właściciela przedsiębiorstwa.

Jeśli natomiast przedsiębiorstwo wnioskodawcy finansowane jest kredytem udzielonym przez inną osobę lub instytucję finansową, organy celne mogą wymagać również przedstawienia kopii analizy przypadku wnioskodawcy potwierdzonej z banku oraz dowodu, że przestrzega on zatwierdzonych warunków kredytu w rachunku bieżącym.

Jeżeli przedsiębiorca został objęty przedmiotem postępowania dotyczącego niewypłacalności lub restrukturyzacji, organy celne mogą zebrać informacje o okolicznościach, które doprowadziły do wszczęcia postępowania, np. recesja gospodarcza, upadek spółek zależnych, przejściowe i nieoczekiwane zmiany trendów rynkowych, a także o kwotach należnych. Kwoty należne można porównać z wartością różnych rodzajów aktywów należących do wnioskodawcy, tj. aktywów bieżących (środków pieniężnych i innych instrumentów płynnych, w tym należności, które mogą być zamienione na gotówkę w okresie maksimum jednego roku), aktywów długoterminowych (rzeczowego majątku trwałego, nieruchomości i innych aktywów kapitałowych po odliczeniu umorzenia), wartości niematerialnych i prawnych (aktywów o ustalonych wartościach, które nie mają formy fizycznej, takich jak: wartość firmy, patenty, prawa autorskie, rozpoznawalność marki), a także czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów i aktywa odroczone, tj. poniesione przyszłe koszty lub wydatki, takie jak: ubezpieczenie, odsetki lub czynsz, które są ujmowane jako aktywa amortyzowane przez odpowiedni okres).

Ponadto organ celny może sprawdzić też, czy niewypłacalność może mieć ujemny wpływ na zgodność wnioskodawcy i jego procesów biznesowych, tj. czy główni wierzyciele podlegają zabezpieczeniu i ryzyku celnemu.

4. Odpowiednie standardy bezpieczeństwa i ochrony. To kryterium uznaje się za spełnione przez przedsiębiorcę, gdy:

- budynki użytkowane w związku z prowadzoną działalnością zbudowano z materiałów, które utrudniają bezprawne wejście i zapewniają ochronę przed bezprawnym wtargnięciem;

- prowadzona jest kontrola przyszłych pracowników zatrudnionych na stanowiskach wrażliwych pod względem bezpieczeństwa;

- stosowane są odpowiednie środki kontroli dostępu uniemożliwiające nieuprawniony wstęp na teren wysyłki, ramp i doków załadunkowych oraz na teren cargo;

- zapewniany jest pracownikom aktywny udział w programach podnoszących poziom świadomości w dziedzinie bezpieczeństwa;

- środki dotyczące postępowania z towarami obejmują zabezpieczenia przed wprowadzeniem, wymianą lub utratą jakiegokolwiek materiału;

- wdrożono procedury obsługi licencji przywozowych i wywozowych związanych z zakazami i ograniczeniami;

- wdrożono środki umożliwiające jednoznaczną identyfikację partnerów handlowych przedsiębiorcy ubiegającego się o status AEO w celu zabezpieczenia łańcucha dostaw towarów.

Należy pamiętać, iż status AEO przyznany w jednym państwie członkowskim UE jest uznawany w całej Unii Europejskiej. Status AEO uprawnia do korzystania z ułatwień odnoszących się do kontroli celnej dotyczącej bezpieczeństwa i ochrony oraz uproszczeń przewidzianych w ramach przepisów celnych.

Ułatwienia

W zakresie kontroli celnej dotyczącej bezpieczeństwa i ochrony przedsiębiorca może korzystać z następujących ułatwień:

- podlega mniejszej niż inni przedsiębiorcy liczbie kontroli fizycznej i kontroli dokumentów,

- w przypadku wytypowania go do kontroli przeprowadzana jest ona w sposób priorytetowy,

- uprawnienia do wcześniejszego powiadomienia o wytypowaniu przesyłki do kontroli,

- uprawnienia do składania przywozowej deklaracji skróconej z ograniczonym zakresem danych bezpieczeństwa,

- możliwości wnioskowania o przeprowadzenie kontroli w innym miejscu niż urząd celny.

W przypadku złożenia przez AEO wniosku o stosowanie uproszczeń enumeratywnie wymienionych w art. 14 b ust. 1 ww. rozporządzenia RWKC organy celne nie badają ponownie tych warunków, które już były badane przy przyznaniu świadectwa AEO.

Od 1 stycznia 2009 r. podmiot występujący o przyznanie statusu AEO powinien skierować wniosek do właściwego miejscowo dyrektora izby celnej. Zgodnie z art. 70 ust. 1 pkt 1 ustawy prawo celne w brzmieniu nadanym art. 1 ustawy z 7 listopada 2008 r. o zmianie ustawy - Prawo celne oraz ustawy - Kodeks karny skarbowy (Dz.U. Nr 215, poz. 1355) dyrektor każdej izby celnej obecnie jest właściwy do prowadzenia postępowania w sprawie nadania statusu AEO.

Natomiast postępowania wszczęte i niezakończone do 31 grudnia 2008 r. dot. przyznania statusu AEO będą nadal prowadzone na dotychczasowych zasadach przez organ, który wszczął postępowanie, tj. odpowiednio dyrektora Izby Celnej w Warszawie, dyrektora Izby Celnej w Szczecinie oraz dyrektora Izby Celnej we Wrocławiu.

Źródło:

• Rozporządzenie WE nr 648/2005 Parlamentu Europejskiego i Rady z 15 kwietnia 2005 r. zmieniające rozporządzenie Rady EWG nr 2913/92 ustanawiające Wspólnotowy Kodeks Celny (Dz.Urz. UE seria L nr 117 z 4 maja 2005 r., str. 13) - zwany w skrócie w niniejszym opracowaniu WKC.

• Rozporządzenie Komisji WE nr 1875/2006 z 18 grudnia 2006 r. zmieniające rozporządzenie EWG nr 2454/93 ustanawiające przepisy w celu wykonania rozporządzenia Rady EWG nr 2913/92 ustanawiającego Wspólnotowy Kodeks Celny (Dz.Urz. UE seria L nr 360 z 19 grudnia 2006 r.) zwany w skrócie w niniejszym opracowaniu RWKC.

• Dorota Błasiak-Barnuś, Upoważniony przedsiębiorca, Wiadomości Celne nr 11/2007.

• Ministerstwo Finansów, Komunikat MF w sprawie AEO i Agentów Celnych, MPCiP 12/2007.

• Ministerstwo Finansów, Upoważniony przedsiębiorca AEO - informacja, styczeń 2009.