Aby odpowiedzieć na powyższe pytanie w pierwszej kolejności należy zbadać czy przedmiotowe obciążenie należne jest z tytułu jakiegokolwiek świadczenia. W myśl art. 106b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (zwaną dalej ustawą o VAT), podatnik obowiązany jest wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż. Na gruncie ustawy o VAT przez sprzedaż rozumie się m.in. odpłatną dostawę towarów oraz odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Fakturę powinna więc wystawić Spółka wyłącznie w celu udokumentowania dokonanej czynności opodatkowanej.
Zobacz też: Koszty związane z transportem w podstawie opodatkowania importu towarów
W przedstawionej przez Spółkę sytuacji można ewentualnie rozpatrywać czy miało miejsce świadczenie usług. Spółka samodzielnie zamówiła usługę naprawy od podmiotu trzeciego. W takim przypadku należy rozstrzygnąć czy mamy do czynienia z tzw. refakturowaniem usług. W świetle art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
Zobacz też: Refakturowanie usługi transportu
Z przytoczonego wyżej przepisu wynika, iż tzw. refakturowanie usług ma miejsce, gdy podatnik działa we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej. Należy uznać, iż powyższe nie zaistniało w przedstawionej przez Spółkę sytuacji. Spółka nabyła usługę naprawy działając we własnym imieniu, jednocześnie usługa ta została nabyta na rzecz Spółki. To ona jest właścicielem pociągu towarowego, jest bezpośrednim beneficjentem naprawy. W związku z usługą naprawy operator sieci trakcyjnej nie otrzymuje żadnego świadczenia. W konsekwencji nie można przedmiotowego obciążenia udokumentować fakturą. Operator sieci trakcyjnej nie nabywa w rzeczywistości żadnej usługi, pomiędzy Spółką (czy też za jej pośrednictwem) a kontrahentem nie dochodzi do żadnych świadczeń.
Tym samym z uwagi na fakt, iż pomiędzy stronami nie doszło do świadczenia żadnych usług, tego rodzaju obciążenie nie może być dokumentowane fakturą. Znajduje się ono bowiem poza zakresem opodatkowania podatkiem od towarów i usług. Spółka powinna więc obciążyć kontrahenta wystawiając inny dokument księgowy, np. notę księgową (obciążeniową).
Nabyta usługa naprawy została opłacona w walucie euro. Dla celów ewidencyjnych (czy też w celu sporządzenia deklaracji) Spółka powinna dokonać przeliczenia waluty obcej na złote. Jeżeli nabyta usługa naprawy stanowi import usług (w przypadku gdy serwisant jest podmiotem z innego państwa członkowskiego) to przeliczenie waluty konieczne jest z uwagi na obowiązek wykazania podatku należnego. W myśl art. 31a ust. 1 zd. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.
Przepis powyższy zastosowanie znajdzie wyłącznie do transakcji zawartej między Spółką a serwisantem. Nie znajdzie natomiast zastosowania do obciążenia operatora sieci trakcyjnej. Jak zostało wcześniej wykazane, obciążenie to pozostaje poza zakresem opodatkowania podatkiem od towarów i usług. Tym samym przepisy ustawy o VAT określające sposób przeliczania walut nie znajdą zastosowania do obciążenia kosztami naprawy operatora sieci trakcyjnej.
Tekst: Piotr Kępisty, konsultant podatkowy w ECDDP Sp. z o.o.